第1篇 行政管理部工作職責范本
職責一:行政管理部工作職責
◇負責擬訂行政工作計劃,草擬上報下發的文件、文稿、工作報告等,督促檢查公司各項決議、決定、決策方案及工作計劃的貫徹執行;
◇負責調查研究、收集信息、上傳下達、綜合協調;
◇負責公司文秘工作,做好公文收發、制作、傳閱、歸檔、保密及打字、校對、油印、復印、印鑒管理等工作;
◇負責公司會務工作及公司會議室管理;
◇負責公司辦公用低值易耗品(含:空調、電腦、電視機、打印機、傳真機、電話機、投影儀、掃描儀、碎紙機、飲水機、辦公桌椅、文件資料柜等)的采購計劃和領用審批,做好辦公用低值易耗品的建賬、維修等管理工作;
◇負責公司信息化硬件、軟件管理及公司網頁制作和日常維護管理等工作;
◇負責公司土地的建賬、新增、變更等管理工作;
◇負責協調處理公共關系和來信來訪接待工作;
◇負責法律顧問工作、普法工作及合同管理;
◇負責接待工作及服務性車輛使用管理;
◇負責電話費、業務招待費的控制和管理,負責公司內部電話、辦公程控電話的調配、審批和維修;
◇負責公司領導辦公室、會議室衛生清潔、飲水供應及報刊分發、信件投遞等日常服務工作;
◇負責公司單身公寓管理工作;
◇完成公司領導交辦的臨時工作及其它部門要求協助配合的工作。
職責二:行政管理部工作職責
行政管理部是物業公司總經理直接領導下的綜合管理部門,負責公司行政、文秘、檔案、人事、后勤、采購、倉庫、固定資產及社區文化等方面的管理工作,其工作職責為:
1、貫徹執行公司領導的指示和領導辦公會議的各項決定決議,深入調查研究,努力掌握第一手材料,為公司領導的工作決策提供可靠的依據。
2、負責公司工作計劃、收支計劃、總結、規章制度及其它種類文件的起草、擬定、審核、打印、復印、分發和登記工作,負責公司印鑒的使用和管理工作。
3、負責公司級會議的籌備和安排,做好會議記錄,整理會議紀要,對會議決定的執行情況進行催辦、檢查和反饋。
4、管好文書檔案和有關資料的管理工作,包括收發、保管、文印、核稿、呈批、催辦、收檔、調卷和保密工作。
5、協助領導處理日常工作,與各部門適時進行工作協調,監督各部門認真及時地徹執行公司的各項工作決策和指令情況。
6、負責公司的總務后勤工作,具體有辦公設備、辦公用品的計劃、采購、保管和發放,管理員工餐廳、員工宿舍等。
7、負責公司對外行政聯絡和關系協調,做好來信來訪的接待安排。負責組織、安排、接待公司來賓,處理各種社會公共關系。
8、對公司員工和各部門的工作進展、工作質量、執行規章制度、決定決議、計劃等情況和持續性以及辦公秩序、運作規范、文明禮貌等方面進行日常監察。
9、負責公司綜合性文件、報告、宣傳資料的起草和編寫公司年度大事記。
10、做好各項宣傳工作,適時完成園區布置,組織社區文化活動及員工文娛活動,豐富精神文化生活和公司品牌建設和推廣。
11、負責公司日常辦公用品和設備設施維護耗材的采購,物品進出倉手續辦理及倉庫資產管理。
12、及時完成公司領導布置的其它工作任務。
職責三:行政管理部工作職責
1、負責協助上級完善公司行政后勤工作發展規劃、計劃于預算方案,協助進行企業文化的建設與傳播,協助各部門提供及時的服務和后勤保障。
2、負責行政管理和日常事務,協助各部門之間的綜合協調,落實公司規章制度,加強對各項工作的督促和檢查,溝通內外聯系。
3、根據公司經營戰略發展需要,擬寫規章制度、文件等
4、組織、協調公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議,負責外聯工作及辦理公司所需各項證照
5、管理公司重要資質證件,印章等;
6、公司固定資產、辦公用品采購與管理,建立相關臺賬,協助控制成本。公司的車輛管理及其它后勤工作。
7、組織好來客接待和相關的外聯工作;負責公司辦公秩序維護及日常行政事務協調管理。
8、積極對行政工作人員進行工作指導、培訓與考評及日常工作管理。
9、公司總裁及上級交辦的臨時性任務。
第2篇 行政事務管理工作職責內容
1.協助部門領導處理大量日常事務。
2.高質量、高效率完成部門各類文稿的撰寫,包括部門內的綜合性文稿、會議紀要、信息編發。
3.協助部門領導做好部門內控管理、預算管理。
4.組織完成公司行政后勤績效計劃的制訂及考核目標的分解,建立健全各項管理制度和工作流程。
5.協助部門領導開展調查研究工作,撰寫調研報告。
6.指導分公司行政管理工作。
第3篇 行政接待工作管理規定范例
行政接待工作管理規定(參考)
為進一步提高行政接待管理水平,促進與各級領導和兄弟單位之間的友好合作,增進友誼,交流信息,改善外部環境,樹立企業形象,特制定本管理規定。
一、行政接待工作的主要任務
1、安排上級部門、兄弟單位、業務關聯企業各級領導來****的吃、住、行。
2、安排重要來賓的檢查、考察、調研等活動。
3、協助辦理****大型會議的會務工作。
4、協助開展公共關系工作,協調好外部環境。
二、行政接待工作的基本原則
1、堅持為提高企業發展和經濟效益服務的原則,強化公關意識,宣傳企業形象,廣泛獲取信息。
2、堅持規范化、標準化、制度化的原則,執行黨和國家有關廉政建設的規定,符合禮儀要求,杜絕隨意性。
3、堅持勤儉節約、熱情周到的原則,根據來賓的身份和任務執行不同檔次的接待標準,反對鋪張浪費。
4、堅持辦公室歸口管理與對口部門接待相結合的原則,辦公室負責接待工作的統一管理,辦理重要接待事務;對涉及較強業務性的接待事務,應由有關部門牽頭對口接待,辦公室配合。
三、行政接待工作的程序、規范
1、接打電話要使用文明語言,如'您好'、'請問貴姓'、 '您找哪位'、'請稍候'、'謝謝'等類似的禮貌用語,做好電話記錄。轉摘于wm*z.net
2、客人來訪應熱情迎接,主動引導客人到辦公室或接待室交談,如本人有事需要暫時離開辦公室,應將辦公桌上的文件、資料、貴重物品安放好,以免泄密或丟失。
3、宴請客人實行派餐單制度,經辦人填寫派餐單,科室、部門負責人簽字后報總經理審批,辦公室負責統一安排。宴請客人原則上安排在****大酒店,確因特殊情況不能在****大酒店接待的,經總經理批準后可方接待;擅自在外地就餐以及未經審批私自安排的宴請,經辦人承擔一切招待費用。
五、行政接待工作的標準、要求
1、事務性接待標準、要求。根據領導意圖及客人的需求,掌握接待工作的規律,做到目標明確、思路清晰、計劃周密、主次分明、機動靈活、著裝大方、舉止文明,不擅自在授權范圍外作任何決定和承諾,以高度的事業心、責任感和良好的精神風貌體現****的品牌形象。
2、宴請標準、要求。宴請客人時,應根據宴請的性質和規模不同,分為工作餐、聚餐、宴會、大型宴會四個標準。
(1)工作餐標準:指安排來訪人員到職工食堂就餐。用于接待因洽談業務、維修設備等原因不方便回原單位就餐的人員。
(2)聚餐標準:指來訪人員人均接待標準不超過10元。不安排陪同人員,不安排酒水,用于接待一般業務性工作人員。
(3)宴會標準:指來訪人員人均接待標準不超過20元(不含酒水),用于接待一般事務性工作人員。陪同人員不超過來訪人員的三分之一,接待用煙為兩盒紅塔山或一枝筆,接待用酒為兩瓶金塔、金心或兩捆青島8°,超出部分由經辦人自理。
(4)大型宴會標準:指來訪人員人均接待標準不超過30元(不含酒水),用于接待重要業務往來人員或上級領導。接待用煙為兩盒金將軍或泰山,接待用酒為兩瓶古塔、地窖或兩捆青島純生,超出部分由經辦人自理。
六、與本管理規定不一致的其它條款一律以本管理規定為準。
二oo五年四月三十日
第4篇 行政部大項目管理工作職責內容
1.負責總公司層面大項目、大客戶的拓展和維護。
2.與各經紀公司總部關系的開拓和維護,系統內經紀業務的管理和協調。
3.負責系統內大項目的推動、技術支持和管理。
4.對機構公司業務部的指導和建設。
5.負責公司重大客戶的服務體系建立和維護。
第5篇 酒店人資質檢部行政管理工作程序
酒店人資質檢部行政管理工作程序接待來訪及電話工作程序
(1) 酒店內部來人接待:認真聽取來訪者訴說求見解決的事由,根據事情類別及具體內容重要性,分別安排來訪者見部門經理或其他主管。在有關主管接見來訪者后,由人資員負責有關工作落實安排。
(2) 酒店外部人員來訪接待:當酒店外部人員來訪時,人資員應熱情接待,請座沏茶并問清來訪者單位、姓名及要求等情況根據來訪者要求安排有關主管接見。如遇來訪者要求會見的部門主管外出時,應讓來訪者填寫留言或記錄來訪者要求備用。當部門主管接見后,人資員送客并簽會客單,如需跟辦有關工作,人資員應及時請示部門主管。
⑶ 電話記錄:人資員應按酒店規定的電話應答禮儀接酒店內外的電話。當來電者所訪主管不在并要留言時,人資員應認真做好電話記錄:寫明來電日期、時間、來電者姓名、單位,留言內容。記錄要簡單明了,字跡清楚,聽寫完畢應向來電者復述內容獲取認可。若要求回電,應記清回電號碼及分機。部門向上行文工作程序
(2) 行政文員記錄部門主管的要求,擬寫請示的要點;
⑶ 按規范行文:寫明編文號、標題(作者、事由、文種)、臺頭(行文單位名稱)、內容(請示事項)、落款(行文單位名稱和發文時間);
(4) 部門經理簽字(或有關部門主管會簽);
(5) 行政文員打印、校對;
(6) 部門主管審閱后簽字;
(7) 行政文員按酒店行文路線上報或郵寄外發;
(8) 將原件的復印件一份存入部門檔案。部門檔案立卷工作程序及借閱檔案保密規定
(1) 部門檔案立卷:按歸檔類范圍(目錄)積累與收集材料,加以整理與鑒別并確立保存期(短期、長期或永久)。將整理后的資料分類、編目、登記,按規范要求裝訂成冊,最后立卷上架存檔保管。
(2) 借閱檔案保密規定:由于人資質檢部的各類檔案涉及面廣,尤其是人事方面內容必須注意保密。凡向人資質檢部借閱檔案,必須經由部門經理親自批準,就地查閱,凡需借出檔案或復印有關內部資料的,應先由借閱單位或部門主管出具有效證明件,由人資質檢部經理簽字批準后辦理登記手續,借出檔案在規定歸還日期內,由人資員負責催還。
⑶ 對于人資質檢部有關質檢報告、處罰決定等相關材料,未經部門主管同意不得外傳。部門內部文件資料傳閱流程
(1) 凡由酒店行政領導下發的文件,行政文員按文件上規定的傳閱對象,一式多份復印后分發各主管閱讀保存;
(2) 凡酒店內部文件傳閱后需歸還的,由行政文員按文件下發對象輪流分送部門內各有關人員閱讀后簽字備案。
⑶ 部門內部文件及參考資料的傳閱,由行政文員專門打印部門內部文件傳閱單,印上部門所有人員姓名,及傳閱文件資料名稱傳閱日期,將文件及資料上傳閱單,按傳閱單姓名順序,下發各人員輪流傳閱后簽名。部門內部溝通、計劃與匯報程序
(1) 人資質檢部內部情況溝通:一般以每日晨會、每周例會上口頭報告形式進行溝通,如有條件可由人資員編印書面信息簡報,報道部門工作進展情況,也可分發其他部門或行政辦公室傳閱。
(2) 部門工作計劃以月度、季度和年度為界限,由人資質檢部主管撰寫成文,經由行政文員匯總打印成部門工作計劃。部門工作計劃打印后分發各主管備案使用。
⑶ 部門工作匯報也按月度、季度、年度分期進行,各分部門主管月末、季末前分別上交工作報告,由行政文員收集其他相關資料,匯總撰寫部門工作匯報,請示部門經理批準后,打印分發各有關部門。部門年度工作匯報經會議討論通過,行政文員記錄整理后,經由部門經理審批后打印成文。
第6篇 人事行政部職業健康安全管理工作職責
1 結合員工思想動態，定期了解接觸職業危害員工對工作環境提出的建議，協調有關部門及時改善員工的工作環境；
2負責修訂新員工崗前培訓手冊，完善職業健康危害管理方面的內容，提出防止員工職業健康危害所采取的措施；
3負責對從事接觸職業危害崗位新員工入職招聘的任職資格審核，落實崗前職業健康狀況，履行持健康證上崗作業；
5嚴格履行國家《職業病防治法》的有關規定，杜絕未成年人進入工作崗位，對于未滿18周歲的未成年人，在招聘過程中不予錄用。對于孕期、哺乳期的女職工不安排從事有職業危害因素及重體力勞動的崗位，堅持依法用工，以人為本。
6負責本部門定期職業健康安全檢查，按照安委辦下發的指定檢查表開展檢查，并將雙版（檢查簽字版與電子版）檢查結果上報安委辦。
7負責本部門接觸職業危害員工職業防護用品的申購、發放，防護用品申購到位，錄入防護用品臺賬上報安委辦備案，防護用品發放要求以舊換新原則并有使用記錄和本人簽字確認。
8負責本部門新員工職業健康安全管理制度以及職業健康相關知識宣貫。
第7篇 行政后勤管理兼治安消防專責物業工作職責
物業行政后勤管理兼治安消防專責工作職責
⑴負責公司的行政后勤管理工作,諸如:辦公、勞保、福利用品的購買和發放,車輛調度、使用和維修保養工作等;
⑵宣傳、貫徹、執行國家有關治安和消防方面的政策規定,并制定各項實施細則;
⑶負責制定落實小區各項治安、消防制度,嚴格治安管理,落實消防安全責任制;
⑷負責簽定各部門《治安、消防安全協議書》,并督促檢查、考核;
⑸完成領導交辦的其它工作。
第8篇 學校物業公司行政辦公室工作管理規定
學校物業公司行政辦公室工作管理規定
一、公文管理規定
(一)總則
為加強公司公文管理,使之規范化、制度化、科學化,根據學校有關公文處理規定,結合公司實際特制定本辦法。
1.公司公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題,指導或商洽工作的重要工具。
2.公司公文實行統一管理。公司各類公文統一由行政辦公室負責簽收、分辦、處理、存檔。公司領導不得直接受理公文。
3.各部門及有關人員,對公文中涉及國家、政府、學校、公司應保密的事項,必須嚴守秘密,不準隨便向他人泄露。
4.公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用載體。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數,由發文單位主管領導根據文件內容確定。
5.公司發文的程序為:擬稿、審核(部門領導)、簽發(公司領導)、打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
6.公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
(二)草擬公文應注意以下事項:
1.內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。
2.反應情況要客觀,實事求是。
3.文字要準確、精煉,條理要清楚,層次。
二、印信使用管理規定
(一)總則
為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴肅性和可靠性,有效地維護公司利益,杜絕違法行為的發生,特制定本辦法。
(二)印章的刻制
公司印章刻制均須報總經理批準,由行政辦公室出具公司介紹信,各部門方可到正規的印章刻制店刻制。印章的形體和規格,按國家有關規定執行。
(三)印章的啟用
1.新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2.印章啟用應事先發啟用通知,注明啟用日期、發放單位和使用范圍。啟用印模應用藍色印油,以示首次使用。
(四)印章的保管、交接和停用
公司各類印章必須有專人保管。
1.公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應指定行政人員保管。
2.各部門印章由各部門指定專人負責保管。
3.印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發機關、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。
4.印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。印章要在辦公室和隨身攜帶、不準委托他人代管。
5.印章移交須辦理手續,簽署移交證明,注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。
(五)有下列情況,印章須停用:
1.機構變動或機構名稱改變。
2.上級部門通知改變印章圖樣。
3.印章使用損壞。
4.印章遺失或被竊,聲明作廢。
(六)印章停用要提出處理辦法,并報經領導批準,及時停用印章送制發機關封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的等級檔案。
三、印章的使用
(一)使用范圍
1.凡屬以公司名義對外、對內發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司印章。
2.凡屬部門業務范圍內加蓋部門印章。
3.凡屬合同類的用合同專用章。
4.凡屬財務會計業務的用財務專用章。
(二)使用印章,一律實行審批制度。凡經領導批準方可蓋章,其權限分級掌握,使用哪級印章,由哪級領導批準,并由其負責。凡不符合用印需要的,均應拒絕蓋印。用印人填寫用印登記薄,領導在該表簽批。
(三)使用印章,一律實行登記制度,注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。
(四)代章或因工作急需而又無合適印章,可采用借章辦法,借章在落款處加注“借印”、“代”字樣。
(五)使用印章時,保管人應對蓋印的文書內容、手續、格式把關檢查,發現問題及時請示領導,妥善解決。
(六)嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免延誤工作。
四、介紹信管理
(一)介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)
(二)介紹信一般由行政辦秘書負責保存。
(三)介紹信開具要嚴格履行審批手續。一般事宜由部門負責人簽字后行政辦公室主任審批;重要事宜由分管領導審批。
(四)嚴禁開出空白介紹信。
五、附則
(一)未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節輕重,對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。
(二)本辦法由行政辦公室解釋、補充,由公司總經理辦公會議通過后頒布生效。
第9篇 黨務行政管理中心安全環保職業衛生工作職責
1、協助公司領導貫徹上級有關安全、環保生產指示精神,及時轉發上級和有關部門的安全、環保文件、資料,做好公司安全、環保會議記錄,對安全環保部門的有關資料,及時組織會審、打印、下發。
3、負責對到公司參觀學習、辦事人員的檢查登記和安全教育。
4、貫徹執行上級有關安全規定,負責公司保衛、機動車輛、消防、電梯等安全管理工作。
5、負責宣傳推廣安全環保先進工作事跡。
6、認真落實上級有關勞動保護、職業衛生工作的法律、法規及規定,嚴格執行員工的勞動保護待遇,并對其實施情況進行監督、檢查。
7、對新進員工進行安全環保、職業衛生知識和業務培訓,考核合格方可分配。
8、負責會同安全環保部等業務部門對職工進行安全環保、職業衛生技術和崗位技能教育培訓及考核工作。
9、按國家規定,從人員素質和數量上保證安全環保人員的配備。
10、在用工協議中應有安全環保、職業危害因素告知方面的條文,并會同有關部門執行。
11、參加重大事故調查,辦理責任者的懲處手續,參加工傷鑒定工作。
12、組織做好新工人的體檢工作。根據職業禁忌的要求,做好新老工人工種分配和定期調整,執行有害工種定期輪崗、脫崗的規定。
第10篇 物業項目管理處行政工作職責
物業項目管理處行政的工作職責
1、貫徹落實物管公司制定的行政管理制度,在做好管理處行政后勤支持的同時,控制及節約行政成本;
2、組織和監督辦公行為規范的執行,維護辦公環境的整潔、衛生及安全;
3、負責管理處的各類物品采購和固定資產管理;
4、嚴格執行保密制度,負責管理處文件、資料、檔案、圖書等管理。
1)管理體系文件的發放管理。
2)行政文件的收集、發放、傳閱、呈批、催辦、保存、注銷及檔案資料的立卷歸檔。
3)管理處合同、協議、評審記錄、業務信息等其它文件的整理。
4)指導管理處各部門的文件資料管理。
5)管理處各類書籍的購置、分類、保管、借閱、管理。
5、負責管理處會議的組織、安排、記錄及跟蹤落實;
6、根據公司規定,協助管理處主任進行管理處印章管理;
7、按照公司指引編制管理處行政辦公預算,并嚴格按照經審批預算執行及復核管理處日常辦公費用的支出。
8、完成其他日常行政事務性工作;
第11篇 行政管理副總經理安全環保職業衛生工作職責
1、行政管理副總經理是后勤輔助單位安全生產管理的第一責任人,按照“一崗雙責”要求,對本轄區安全環保、職業衛生及涉危涉爆工作負全責。
2、執行落實公司及上級部門安全生產和職業病防治的法律、法規、規章、標準和有關規定。
3、定期組織召開安全生產會議,聽取后勤各部門工作匯報,協調生產部門安全生產工作;
4、做好后勤管理部門協調配合工作,編制完善公司各項制度,并監督有關部門實施,落實本轄區安全生產責任制度,組織制定本轄區安全生產規章制度、操作規程;組織制定并實施職業病危害因素防治管控措施,做好各區域伙房衛生管理及監督工作;
5、組織制定本轄區各部門的生產安全事故應急救援預案;建立應急救援組織,完善應急救援條件,并開展應急救援演練;
6、及時、如實報告生產安全事故,組織事故搶救,配合事故調查,不得在事故調查處理期間擅離職守;
7、實行安全生產目標管理,定期向職工公司領導報告安全生產情況,認真聽取職工關于安全生產的合理化建議和要求;
8、法律、法規、規章規定的其他職責。
第12篇 e醫學院后勤產業處行政工作管理規定
醫學院后勤產業處行政工作管理規定
為使學校后勤產業處辦公管理及文化建設提升到一個新層次,特制定如下規定:
第一條 辦公儀表要求:衣著整潔,儀容端莊;禁止著拖鞋上班。
第二條 辦公室內要求:
(一)辦公桌:桌面除學校購置案頭用品及電腦外無其他物品。
(二)輔桌:桌面置文件盒、筆筒、書籍外,不準放其他物品。
(三)垃圾簍:置寫字臺下右前角。
(四)飲水機:放指定地點,不得隨意移動。
(五)報刊:必須上報架或閱完后放入辦公桌內。
(六)外衣手袋:請置掛于衣帽間或柜子內,嚴禁隨意放置。
第三條 語言要求:
(一)交往語言:您好、早上好、再見、請問、請您、勞駕您、關照、謝謝等。
(二)電話語言:您好、請問、謝謝、再見。
(三)接待語言:您好、請稍候、我通報一下、請坐、對不起、請登記、我即去聯系、打擾您一下、好的、行。
第四條 行為規范:
(一)堅守工作崗位,不要串崗。
(二)上班時間不做與工作無關的事情。
(三)辦公桌上應保持整潔并注意辦公室的安靜。
(四)使用接待室和會議室,要事先到辦公室登記。
(五)未經部門主管授權,不要索取、打印、復印部門資料。
(六)嚴格遵守考勤制度。
(七)辦公室內禁止吸煙。
(八)病、事假均要寫假條。
(九)因故臨時外出,必須請示部門主管。
(十)不得將學校的一切公物擅自帶走私用。
第13篇 物業公司行政管理工作制服管理規定
物業公司行政管理之工作制服管理規定
為了提高公司形象,增強管理力度,展示員工的精神面貌。公司全體員工穿著統一制服上班,就制服的著裝管理作出如下規定:
1.換季時間
1.1 夏裝:5月1日至10月31日
1.2 冬裝:11月1日至次年4月30日
1.3 時間若有變動,以人事行政部實際通知時間為準。
2.制服的使用及發放
凡本公司所有員工在職期間均有權利享受制服待遇。
2.1 制服在使用期限(具體使用期限另定)內如有損壞或遺失,由使用者個人按規定折價從工資中扣回制服款,并由人事行政部統一補做制服;員工如有離職,按規定的使用期限,折價扣回制服款,不收回制服。具體按如下規定處理:
1)若制服的使用未達期限的一半,按制服價70%按月折價扣回制服款;
2)若制服的使用達期限的一半以上但未滿期的,按制服價50%按月折價扣回制服款。
3)若制服的使用滿期的,不需扣回制服款。
2.2 新員工入職,試用期滿后,方可配備制服(保安或服務人員除外)。
2.3 員工上班,必須按規定統一著裝。未按規定著裝者,一經發現按獎懲制度執行。
2.4 未能及時領取制服和制服不合身者,各部門應在三個工作日內將名單及型號報人事行政部,否則按不著裝處理。
第14篇 某某大學物業公司行政辦公室工作管理規定
某大學物業公司行政辦公室工作管理規定
一、公文管理規定
(一)總則
為加強公司公文管理,使之規范化、制度化、科學化,根據學校有關公文處理規定,結合公司實際特制定本辦法。
1.公司公文是傳達貫徹上級指示精神、請示和答復問題,指導或商洽工作的重要工具。
2.公司公文實行統一管理。公司各類公文統一由行政辦公室負責簽收、分辦、處理、存檔。公司領導不得直接受理公文。
3.各部門及有關人員,對公文中涉及國家、政府、學校、公司應保密的事項,必須嚴守秘密,不準隨便向他人泄露。
4.公文保密等級分為:絕密、機密、秘密三種,其他為一般文件。絕密、機密文件打印一定要用專用載體。絕密文件只能印一份,由起草人送有閱文資格的人員傳閱,機密文件按審閱人數打印,閱完后由起草人收回歸檔。秘密文件由閱文人妥善保管。文件機密級數,由發文單位主管領導根據文件內容確定。
5.公司發文的程序為:擬稿、審核(部門領導)、簽發(公司領導)、打印、發文、催辦、立卷、歸檔、銷毀等。
6.公司收文的處理程序為:收文、分文、傳送、催辦、立卷、歸檔。
(二)草擬公文應注意以下事項:
1.內容要符合黨和國家的路線、方針、政策、法律、法令及地方性行政規章。
2.反應情況要客觀,實事求是。
3.文字要準確、精煉,條理要清楚,層次。
二、印信使用管理規定
(一)總則
為保證印章、介紹信使用的合法性、嚴肅性和可靠性,有效地維護公司利益,杜絕違法行為的發生,特制定本辦法。
(二)印章的刻制
公司印章刻制均須報總經理批準,由行政辦公室出具公司介紹信,各部門方可到正規的印章刻制店刻制。印章的形體和規格,按國家有關規定執行。
(三)印章的啟用
1.新印章要做好戳記,并留樣保存,以便備查。
2.印章啟用應事先發啟用通知,注明啟用日期、發放單位和使用范圍。啟用印模應用藍色印油,以示首次使用。
(四)印章的保管、交接和停用
公司各類印章必須有專人保管。
1.公司的正式印章、專用印章、鋼印、手章應指定行政人員保管。
2.各部門印章由各部門指定專人負責保管。
3.印章保管須有記錄,注明印章名稱、頒發機關、枚數、收到日期、啟用日期、領取人、保管人、批準人、圖樣等信息。
4.印章保管必須安全可靠,須加鎖保存。特制印章要放在保險柜。印章要在辦公室和隨身攜帶、不準委托他人代管。
5.印章移交須辦理手續,簽署移交證明,注明移交人、接交人、監交人、移交時間、圖樣等信息。
(五)有下列情況,印章須停用:
1.機構變動或機構名稱改變。
2.上級部門通知改變印章圖樣。
3.印章使用損壞。
4.印章遺失或被竊,聲明作廢。
(六)印章停用要提出處理辦法,并報經領導批準,及時停用印章送制發機關封存或銷毀,建立印章上交、清退、存檔、銷毀的等級檔案。
三、印章的使用
(一)使用范圍
1.凡屬以公司名義對外、對內發文、開具介紹信、報送報表等一律加蓋公司印章。
2.凡屬部門業務范圍內加蓋部門印章。
3.凡屬合同類的用合同專用章。
4.凡屬財務會計業務的用財務專用章。
(二)使用印章,一律實行審批制度。凡經領導批準方可蓋章,其權限分級掌握,使用哪級印章,由哪級領導批準,并由其負責。凡不符合用印需要的,均應拒絕蓋印。用印人填寫用印登記薄,領導在該表簽批。
(三)使用印章,一律實行登記制度,注明用印事由、數量、申請人、批準人、用印日期。
(四)代章或因工作急需而又無合適印章,可采用借章辦法,借章在落款處加注“借印”、“代”字樣。
(五)使用印章時,保管人應對蓋印的文書內容、手續、格式把關檢查,發現問題及時請示領導,妥善解決。
(六)嚴禁在空白的信箋、介紹信、合同上用印,印章保管人長期外出時須將印章妥善移交,以免延誤工作。
四、介紹信管理
(一)介紹信種類:存根介紹;信箋介紹;證明信(材料)
(二)介紹信一般由行政辦秘書負責保存。
(三)介紹信開具要嚴格履行審批手續。一般事宜由部門負責人簽字后行政辦公室主任審批;重要事宜由分管領導審批。
(四)嚴禁開出空白介紹信。
五、附則
(一)未按本辦法要求使用印信、保管印信,造成丟失、盜用、仿制等,依情節輕重,對責任者分別進行批評教育、行政處分、經濟處罰直至追究法律責任。
(二)本辦法由行政辦公室解釋、補充,由公司總經理辦公會議通過后頒布生效。
第15篇 物業管理處人力行政管理工作質量標準
述職報告―12
附件6第6部份
項目管理處人力行政管理工作質量標準
一、行政管理工作的任務
1.檔案管理。
2.辦公用品發放和管理。
3.員工宿舍、員工食堂的管理。
4.物業日常用品的采購和庫房管理。
5.人事招聘和人事檔案的管理。
6.員工手冊的編輯、修改、培訓和解釋。
7.物業工作的質量檢查。
8.總經理辦公室的日常事務處理。
9.與村委會、工商、小區辦等政府有關部門的協調聯系。
10.處理與與業主之間的法律糾紛。
10.組織員工的各項文體活動。
11.與客服部門合作組織社區的文體活動。
12.審查管理各部門向業主發通知的程序。
二、檔案管理
1.管理目標:建立建全檔案管理體系,結合iso9000質量體系認證,為申報區級、市級優秀物業管理住宅小區打下堅實的基礎;向業主委員會轉交完整的物業資料,為物業管理合同的竟標續定創造良好的企業形象。
2.檔案管理的類別:
工程類:
竣工圖紙、規劃許可證、施工許可證、房屋銷售許可證、工程竣工驗收合格證明、消防驗收合格證明、工程沉降觀測報告、占地面積的測繪報告、綠化規劃說明,綠化施工批準證明、水電施工批準證明、水電能源供應的協議書、環境評價書、房屋使用說明書、房屋質量保證書、房屋實測面積的測繪報告、全部的設計變更洽商記錄、鋼材、水泥等主要材料和構架的質量合格證明、砂漿、混凝土試塊試壓報告、水、暖、氣等管道的打壓試驗報告、雨、污水排水立管閉水試驗和通球試驗的報告、所有設備和材料的訂貨合同,產品合格證、使用說明和維保協議、電纜鋪設記錄。電纜試驗記錄,所有電氣設備試驗調整,絕緣遙測、送電驗收的記錄、發電機、電動機試運行的記錄、生活水箱衛生許可證、環保局對環境檢測合格的證明、四方驗收的全部技術資料、物業對設備設施接管驗收的全部驗收記錄、物業在設備運行過程中對設備設施實施維護保養和技術改造的記錄和相關技術資料等。
業主信息類:
房屋的銷售合同、房屋銷售過程中對業主有特殊承諾的書面材料、收房流程確認單、業主對房屋驗收的驗收單、物業管理服務合同、業主登記表、親屬登記表、車輛登記表、龐物登記表、向業主發放物品的記錄、在物業服務過程中業主的報修記錄、為業主提供特需服務的記錄、與物業洽商各種事項的記錄、業主投訴的記錄、房屋出租情況的登記、業主戶內發生各種行事案件的記錄、向業主發出各種通知的記錄、業主戶內發生各種突發事件的記錄、其它與物業管理有關的記錄、業主對房屋進行裝修的全部檔案資料,房屋裝修的檔案資料前期由工程部保管,裝修驗收完畢后轉交客服部入業主檔案。
文件類:
所有已經審核批準的各部門的管理體系文件、所有與開發、施工單位等協商事項的文件、所有與物業管理有關的法規文件、所有公安、工商、消防、衛生、建委、稅務、各級政府等執法部門向物業下發的文件、所有對員工獎勵和處分的文件、所有公司經理會議決定事項的文件、各部門年終的工作總結材料等。
工作記錄類:各部門的全部工作記錄、所有業主報修的派工單、各種會議的會議記錄、與業主洽談的各種洽談記錄、各種大型活動的記錄等。
人事類:
所有物業人員的入職登記表、所有人員的上崗證件(復印件)、勞動合同、所有人員的考勤記錄、所有上級對下級、平級對平級、下級對上級的評語材料、所有業主物業人員的評語材料、特殊工作業績的相關記錄。年終個人工作總結材料等。
培訓類:
各種公司的培訓資料、各部門的培訓資料、所有外請單位對物業人員的培訓資料、各種專業技術的培訓資料等。
資料類:
所有設備設施的使用說明、維修保養的技術資料、各種宣傳資料、綠化資料等。
重大事件類:
園區內發生各種刑事案件的紀錄資料、因物業工作人員失誤給公司或業主造成重大損失的記錄資料、業主大會的重大決定事件的記錄資料等。
其它類:
不在以上類別范圍中但需要保存的與物業管理有關的資料。
3.檔案管理的相關規定:
1)物業所有的檔案均由行政管理部門進行管理。
2)能做電子版的檔案必須做成電子版由行政部和相關部門共同保存電子版。
3)業主檔案在客服部門保管、業主裝修檔案前期在工程部保管,其它檔案裝訂后一律交行政部入檔案室存檔。
4)臨時不能存檔的檔案資料,又各部門保管,必須接受行政部的指導、檢查,行政部對檔案管理工作負直接責任。
5)檔案資料中所有記錄表格只能用黑色簽字筆進行記錄,不能使用圓銖筆和其它顏色的筆做記錄。
6)所有記錄必須認真填寫,不能隨意涂改,特殊情況需要進行涂改的涂改處必須有涂改人的簽字。
7)所有記錄表格應按公司統一規定進行文件編號。
8)各種記錄表格公司有范本的要同一使用公司的范本。
9)所有記錄的事件應編寫順序號。
10)各種記錄表格應切合實用性進行編制,原則上各種記錄表上不應有空格,對必須有的列項出現空格時可用斜畫線填寫。
11)對于記錄表中下一項內容與上一項相同時必須用文字進行填寫,不許用點點或符號填寫表示與上項相同。
12)各種記錄按月收集存檔,存檔的記錄必須編輯成冊做封皮。一般性工作記錄存檔期為一年,重要事件的記錄存檔期5-10年(帶※號的為重要記錄)。
13)所有存檔的文件資料必須按系統編撰成文件體系存入檔案盒中,檔案盒內第一頁必須編撰文件目錄,目錄中必須標注文件頁碼。
14)檔案盒側面必須按規定標注文件體系的名稱,便于文件的查找。
15)檔案盒必須整齊碼放在文件柜中,文件的標注一側必須對外,便于查看。
16)文件查閱后必須按頁碼放回文件盒中,不許將頁碼放亂。
17)所有檔案資料的借閱必須經行政主管同意,借閱人員必須填寫資料借閱登記表。
三、其它工作
1.每月向總經理申報各種辦公用品的采買計劃,批準后進行采買,貨比5家,廣泛征集各部門意見后,指定供應商長期合作。但在合作過程中嚴格控制商品的質量。
2.按照有關規定控制發放各部門的辦公用品,并指導各部門節約使用辦公用品,杜絕浪費。
3.對員工宿舍要有制度、有培訓、有
檢查,杜絕臟亂差的現象,象軍隊一樣嚴格管理,象家庭一樣和諧溫馨。
4.與廚師人員不斷溝通,搞好員工伙食,確保員工要吃飽吃好。
5.嚴格管理庫房,所有庫存商品必須整齊碼放在貨架上,使用統一標簽標注,方便各種物品的查找,嚴格執行出入庫登記的制度,每三個月盤點一次,確保賬目清楚無差錯。
6.按招聘程序招聘物業人員,對已上崗的人員進行崗位培訓、考勤監督等人事管理。
7.日常指導和督導各部門的質量體系工作,每月進行質量檢查一次,有評比、有判分,及時糾正物業工作的不足,促進物業整體工作的質量不斷提升。
8.在總經理授權的情況下代表總經理與各系統的政府部門進行溝通,參加政府部門的各項會議,向總經理匯報向物業員工傳達政府部門的有關精神和決定。
9.處理與業主之間的法律糾紛,明確各方責任,對于少數無正當理由長期拒絕繳納物業管理服務費的,協助律師起草律師函和起訴材料。
10定期組織豐富多彩的員工文體活動,(每月為員工過生日一次、業余事件要組織員工的羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織員工的旅游一次等)征求員工意見,不斷象總經理建議改進和增加員工文體活動的內容。
11.定期組織豐富多彩的業主宣傳和文體活動,(每月在大門崗組織一次物業法規宣傳日活動、收集物業與業主的糾紛案例組織業主進行案例分析溝通會、組織業主進行羽毛球、乒乓球、象棋等體育比賽、每年組織業主的旅游一次等)征求業主意見,不斷象總經理建議改進和增加業主宣傳活動和文體活動的內容。
12.所有對業主發出的通知、協商函等文件由行政部負責審查,必須確保格式正確、語句通順,無錯別字、恭敬用語,充分體現公司水準。
四、行政管理部必要的管理制度
1.崗位職責。※
2.檔案管理制度。
3.辦公環境的管理規定。※
4.員工儀容儀表的管理規定。※
5.考勤的管理制度。
6.辦公用品發放和使用的管理規定。
7.庫房管理規定。※
8.物品進出庫的管理規定。※
9.員工宿舍的管理規定。※
10.物業工作質量檢查的管理規定。※
11.員工定期考核的管理規定。
12.員工浴室使用的管理規定。※
13.年終評選優秀員工的管理規定。
14.越級上告的管理規定。
15.各部門向業主發通知的工作程序的管理規定。
帶※號的為必須上墻的管理制度。
五、員工手冊的編輯和培訓
1.員工手冊的內容應包括企業簡介、總經理致詞、企業文化的的介紹、企業的發展、企業用人的專業化標準、企業招聘的程序、企業管理的核心思想、企業員工的休假制度、員工的其它福利待遇、企業工服的管理制度、企業食堂的用餐標準和管理制度、員工的功過獎懲制度、企業員工考核的管理制度等。由行政部負責編輯、修改、培訓和解釋工作。
