第1篇 建康醫院檔案管理制度
第三人民醫院檔案管理制度
1. 醫院全部檔案(病案除外)實行集中統一管理,各類檔案按要求于相應期限內統一歸檔,任何科室或個人不得長期或私自保存應歸檔的文件資料保證檔案的完整、準確、系統。
2. 二級甲等以上醫院設立檔案管理部門,其它醫院應設專(兼)職人員管理,建立檔案統計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計,并按照規定向檔案業務管理機關報送檔案工作基本情況統計表。
3. 根據需要編制各種檢索工具,并利用計算機進行檢索,開展檔案編研工作,積極開展檔案利用工作,提高利用效果。
4. 保存的檔案,主要供本單位和上級主管機關利用。建立、健全檔案的借閱制度和檔案室保密制度,檔案立卷歸檔制度、檔案鑒定制度、檔案庫房管理制度、專兼職檔案員職責等各種制度。
5. 根據國家的有關規定,編制本單位或本專業系統的《檔案材料保管期限表》,并報檔案業務管理機關備案。
6. 醫院檔案庫房應該堅固,并做到有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵、防高溫等設施。定期檢查檔案保管狀況,對破損或變質的檔案應及時修補、復制或作其它技術處理。
7. 檔案保管不善,造成毀壞和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
8. 檔案保管人員必須嚴格執行《檔案法》和《保密法》,在公共場所不得隨意談論檔案中的有關秘密事項,檔案保管人員調動工作時,應在離職前辦好交接手續。
第2篇 x醫院檔案管理制度
****醫院檔案管理制度
一、歸檔范圍
1、醫院與有關單位簽訂的合同、協議書等相關法律文件及各類審批文件(合同、工程的審批)。
2、重要的會議紀要,醫院的管理委員會、各委員會的討論決議。
3、醫院與上級單位的交流文件,包括向上級單位的遞交材料以及上級單位的批復文件。
4、醫院的醫技人員及醫療輔助人員的任免決議、獎勵以及相關的處分文件。
5、醫院的年終總結、各類重要會議的報告性文件。
6、醫院重大事跡的照片、音頻影像材料等電子數據。
7、醫院人事資料、各職工入職信息、身份信息、相關資質證書。
8、醫院各項論文雜志、學術、科教資料。
9、醫院的各項材料,包括但不限于醫療機構許可證、稅務登記證、營業執照。
10、醫院的患者病歷、手術記錄、會診記錄等相關醫療類記錄。
二、歸檔時間
1、各科室于每個星期對檔案進行分類、總結、按統一歸檔要求整理立卷。
2、每月最后一日為檔案總結歸類時間,各科室需要將已歸納好的檔案材料統一交于各檔案管理人員處。
3、1月為總歸檔時間,各檔案管理人員需要對全年檔案匯總、梳理、排序、分類,并向醫院辦公室上交統一的檔案匯總報告。
三、歸檔條件
1、歸檔材料如無其他特殊情況則必須是原件。歸檔材料如有電子材料需要一并存檔。(電子材料應統一歸檔名稱)
2、各科室的歸檔材料必須保證材料干凈整潔無污染,書寫規范,不能隨意涂改、添加與歸檔材料不相關的內容。
3、合同、協議類文件應符合醫院關于合同、協議的簽訂標準,需要加蓋公章的
原件,如合同內容有修改,應注明修改內容,并經承辦人簽字入檔。
3.1、醫院的單次付款(收款)金額在1000元以上的醫療材料、機器設備(產品)采購(銷售)業務,均須以書面形式簽訂合同:;
3.2、合同承辦部門對經辦的合同,經審查具備以下條件的,方可辦理簽約手續。
⑴所經辦合同必須先經由法務部門審核,并經院長簽字確認方可簽約;
⑵依據合同性質確定合同類別,正確使用合同示范本本。
3.3、合同的保管:
⑴各類合同,醫院至少保留兩份原件。醫院辦公室一份,科室負責人一份,如科室需額外保留原件,應在合同簽訂時明確規定份數(此項不包含勞動合同)。
⑵合同的實施進度由經辦人督促,并保證醫院方于約定合同期內完成相關義務。
4、照片、音頻影像等電子數據材料需要統一拷貝、并編排文件夾,拷貝份數為兩份,其中一份為母版,不提供任何人使用,另一份可供日常使用。
四、檔案歸檔處
1、醫療類(即患者病歷、手術記錄等)檔案統一交由病案室存儲。
2、非醫療類(采購、營銷、行政等)檔案統一交由辦公室檔案管理處。
3、醫院的影像資料等宣傳資料由宣傳部管理。
4、醫院的人事材料、職工信息由人力資源部管理。
5、醫院的醫生資質證書由醫務部管理,護士資質證書由護理部管理。
五、檔案借閱
1、院內各部門人員需要借用檔案,須在醫院各總檔案負責人員處進行借用登記,如醫療類的需要找病案室檔案負責人、非醫療類找辦公室檔案負責人,以此類推。
2、各部門人員需要借出檔案時,必須出示由各部門負責人簽字的《檔案借出單》(可參考附件1)。借出檔案時必須保證檔案不污染、不破損。嚴禁在借閱出的檔案上增改、填劃、圈寫。
3、查、借閱者不得私自泄露檔案內容。
4、檔案歸還時,檔案管理人員必須要核實驗收,保證借出的檔案無缺失、無損害、無修改方可入檔。
六、歸檔責任
1、各科室必須保證檔案的完整性、準確性,不得私自涂改、偽造。
2、各部門負責人應承擔起管理檔案并督促各部門下屬員工及時制作檔案、跟進檔案的義務。
3、任何員工都不得因私用而對檔案進行留用、復制、拍攝。
七、檔案庫存
1、檔案入庫必須要辦理交接,所有檔案必須要經各總檔案管理人員統一核對,確定檔案內容無瑕疵、質量無破損、無缺失后,所在部門負責的經辦人員在《檔案入庫登記表》(可參考附件2)上簽字。
2、所有檔案按專業類項進行保管,做到檔案存放條理化、排列系統化、保管科學化,編號科學規范、標志明顯、查找方便。(編號可參考附件3)
八、檔案保密
1、檔案管理人員須嚴格保管檔案,不得跟無關人員討論檔案內容,不允許無關人員隨意翻看檔案。
2、檔案管理人員應嚴格遵守檔案接收登記制,保證一案一登,不漏登,不錯登,不亂登。
3、檔案柜鑰匙必須由專人保管,未經允許不得交由他人保管、不得私自配備鑰匙。
4、不得將醫院檔案隨意帶出檔案管理處,若因工作原因需要攜帶檔案資料,攜帶檔案員工須做好保密工作。
九、本制度自2023年7月1日起執行***醫院
2023年6月2日
附件1:河北燕達****醫院檔案借出單
使用日期:*年*月*日
歸還日期:*年*月*日
檔案名稱:
使用部門:
用途及內容:
共計**(份)×(頁)
用檔案申請人:
部門負責人:
附件2:河北燕達****醫院檔案入庫登記表
檔案編號
檔案名稱
檔案內容
檔案份數
所屬部門
經辦人
簽字
備注
附件3:河北燕達****醫院檔案編號(參考版)
序號
所屬部門
檔案名稱
編號
備注
1人事部
勞動合同ldp17-rs-ht001
人力資源部負責
2人事部
職工信息ldp17-rs-zx001
3辦公室
采購合同ldp17-bg-ht001
辦公室負責
4辦公室
采購匯總ldp17-bg-cz001
5辦公室
申報資料ldp17-bg-sb001
6辦公室
法務資料ldp17-bg-fw001
7辦公室
信息材料ldp17-bg-xs001
8辦公室
其他文件ldp17-bg-hz001
9后勤保障部
保障材料ldp17-hq-bz001
10營銷部
營銷合同ldp17-yx-ht001
11營銷部
推廣材料ldp17-yx-tg001
12宣傳部
宣傳合同ldp17-xc-ht001
13宣傳部
宣傳資料ldp17-xc-xc001
宣傳部負責
14藥劑科
病案室負責
15普通血液科
16免疫實驗室
17移植科
18病理醫學科
19社會服務部
20科教部
21醫務部
醫務部
22護理部
護理部
23
24
25
附件4:檔案編號:ldp17-***-**001
河北燕達****醫院檔案匯總表(部門)*年*月*日至*年*月*日
所屬部門:
檔案內容(簡要版):
檔案名稱:
檔案內容(詳細版):
共計**(份)×(頁)
檔案經辦人:
部門負責人:
檔案管理員:
備注:
第3篇 某腫瘤醫院干部人事檔案管理工作制度
腫瘤醫院干部人事檔案管理工作制度
(一)干部檔案查(借)閱制度
1、查(借)閱人員必須是*黨員,持有《查閱干部檔案審批表》。不得憑借'調查證明材料介紹信'和其它聯系工作介紹信查閱干部人事檔案。
2、干部人事檔案管理部門,應根據規定,確定是否提供和提供什么材料,并對提供查閱的檔案進行登記。
3、任何人不得查閱或借閱本人及其直系親屬的干部人事檔案。
4、查閱人員必須嚴格遵守保密制度,不得泄密或擅自向外公布檔案內容。
5、查閱人員要愛護干部人事檔案,嚴禁在檔案材料上圈畫、批注、涂改、折疊,不得抽換、拆散檔案材料。
6、未經主管部門同意,不得復制干部人事檔案材料;不允許把檔案內容抄在筆記本上,摘錄的材料要細致核對,經主管部門簽署意見蓋公章后,方可使用。
7、干部人事檔案一般不借出,因特殊需要,須按查(借)閱干部人事檔案的審批手續辦理,并填寫借條,借出的檔案要妥善保管,不得交無關人員翻閱,不得轉借,不得復制,限期歸還。
(二)干部人事檔案計算機管理制度
1、愛護機器設備,熟悉機器性能,按程序規范操作。
2、充分發揮《干部人事檔案管理信息系統》的功能,建立完整的檔案信息數據庫,利用該系統完成檔案查借閱、轉遞、目錄及零散材料的管理和'四統一'管理。
3、以干部人事檔案和干部人事工作中形成的正式文件為依據采集信息并及時維護,確保信息內容的準確、完整和新鮮。
4、新進干部檔案和零散材料的信息錄入在三日內完成;干部檔案索引每半年打印一次;日常管理信息每年匯總一次,并做好有關資料的立卷工作。
5、對新維護的檔案管理信息要及時備份,并登記備份的時間和主要內容。
6、不得隨意使用外來磁盤,確需要使用時要進行病毒檢查,防止機器故障造成信息的損壞和丟失。
7、未經批準不得提供、復制干部信息,無關人員不得查看干部信息,貯有保密信息的載體嚴禁外傳。軟件應由專人保管。
8、利用干檔信息對干部隊伍進行綜合分析,為領導決策提供服務。
(三)干部人事檔案材料收集補充制度
1、按照中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規定》,經常通過有關部門收集干部任免、調動、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映干部德、能、勤、績的材料,充實檔案內容。
2、收集的干部人事檔案必須是組織上形成的,或是組織上審定認可的材料,未經組織同意,個人提供的材料不得收集。
3、凡新參加工作的國家干部、地方新安置的部隊轉業干部,都應填寫'干部履歷表',審核后,補充進干部人事檔案。
4、干部人事檔案材料的形成部門,在材料形成后的一個月內,將材料主動送交主管干部人事檔案的部門歸檔。
5、掌握形成干部人事檔案材料的信息,及時、主動地向有關部門索要應歸檔材料。
6、注意做好材料收集中的安全保密工作,不得泄露材料內容。
7、認真辦理干部人事檔案材料收集登記和交接手續。
(四)干部人事檔案材料鑒別歸檔制度
1、對收集的干部人事檔案材料必須根據中組部的有關規定進行認真鑒別,不屬歸檔的材料不得擅自歸檔。
2、歸檔的材料必須真實、完整,文字清楚,對象明確,手續完備。
3、不屬歸檔范圍的材料,可分別情況,予以處理。凡銷毀材料,必須詳細登記,并報主管負責人審查批準。
4、干部人事檔案材料必須是鉛印、膠印、油印或用藍黑墨水、碳素墨水、墨汁書寫。凡圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純監墨水書寫的材料,必須經過復制方可歸檔。
5、歸入的干部人事檔案材料均應按照《干部檔案整理工作細則》進行整理立卷。
(五)干部人事檔案轉遞制度
1、轉遞干部人事檔案或材料必須做到及時、準確、安全。
2、縣及相當于縣以上的黨委組織、人事部門,可以直接轉遞干部檔案。
3、轉出的檔案必須完整齊全,并按規定經過認真的整理裝訂,不得扣留材料或分批轉出。
4、干部人事檔案應通過機要交通轉遞或派專人送取,不準郵寄或交干部自帶。
5、轉遞檔案必須填寫'干部人事檔案轉遞通知單',辦理登記手續。
6、接受單位收到檔案后,應認真核對,并在'干部人事檔案轉遞通知單'的回執上簽名蓋章,立即退回。逾期一個月未退回,轉出單位要查詢,以防丟失。
7、干部人事檔案應隨著干部的工作調動或職務的變動及時轉遞,避免人檔分離。
8、凡是轉出的干部人事檔案或材料均應嚴密包封,并加蓋機密章。
(六)干部人事檔案檢查核對制度
1、干部人事檔案管理部門對所管理的檔案要定期地進行檢查核對,一般每半年核對一次,發現問題,及時解決。
2、凡提供利用的干部人事檔案,在收回時,要嚴格檢查,經核對無誤后,方可入庫。
3、整理好的干部人事檔案入庫前,要逐人、逐卷、逐份、逐頁進行檢查核對,發現差錯,及時糾正。
4、轉出和接受干部人事檔案時,應將材料與目錄檢查核對一遍,防止張冠李戴或缺少材料。
5、凡收集的干部人事檔案材料,應檢查是否屬于歸檔材料,是否完整齊全,是否符合歸檔要求,是否手續完備。
6、輸入計算機的干部人事信息須與干部人事檔案核對無誤后,方可使用。
(七)干部人事檔案保管保密制度
1、嚴格按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》,做好干部人事檔案的保管保密工作。
2、干部人事檔案管理部門,應設立專用檔案庫房(室),配置鐵質檔案柜,妥善保管干部人事檔案。
3、干部人事檔案庫房(室)必須備有防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等設施。安全措施應經常檢查,保持庫房的清潔和適宜的溫、濕度。
4、干部人事檔案庫房(房)和檔案拒,應明確專人管理。管理人員工作變動時,必須辦理好交接手續。
5、非管理及無關人員一律不得進入檔案庫房(室)。
6、嚴禁用電話、電報索取或提供有關干部的全面材料和涉及干部政治歷史問題或其它重要問題的材料。
7、不得向無關人員談論泄露有關干部人事檔案的內容。
8、嚴禁任何人攜帶干部人事檔案材料進入公共場所和娛樂場所。
9、在工作中形成的各種草稿、廢紙等,不得亂扔、亂拋,一律按保密紙處理或銷毀。
(八)
送交干部人事檔案材料制度
1、各組織人事、紀檢監察、教育培訓、審計培訓、審計、統戰等部門,應建立送交干部人事檔案材料歸檔的工作制度。
2、干部人事檔案材料的形成部門,應在材料形成的一個月內,主動送交干部人事檔案管理部門歸檔。
3、任何組織與個人,不得以任何理由積壓、滯留應歸檔的材料。
4、干部人事檔案管理部門,應與各有關部門建立聯系制度,保持收集材料的渠道暢通。
5、干部人事檔案管理部門,對未能按時遞交檔案材料的部門,應主動與有關部門聯系。
第4篇 醫院檔案管理制度2
醫院檔案管理制度
檔案保密:
l、認真學習、宣傳貫徹執行《保密法》;對保密文件、資料、檔案的劃分,密級的變更,必須按國家有關制度和規定處理。
2、嚴格執行保密文件、資料、檔案的查、借閱審批手續,并只限于在閱文室內閱讀,不得私自抄錄或拍照,更不得帶回家。
3、保密文件、資料、檔案閱讀完畢,應交保密員存放在專柜內,妥善保管,以防丟失、泄密事件的發生。
4、要對全體干部職工進行保密教育,并對“三密”文件、資料定期清理,重點保護。
5、對造成失、泄密的科室和個人,應追究其責任,并視其情節輕重,給予必要處罰。
檔案保管:
l、機關全部檔案必須由中心檔案室集中統一保管,任何人不得據為己有。
2、加強庫房管理,做好防盜竊、防火、防潮、防曬、防塵、防有害氣體和微生物的侵蝕等工作,做好庫房內溫、濕度測記,保持室內合理溫度。
3、嚴禁無關人員進入檔案庫房。
4、室藏檔案應排列整齊有序,并定期進行清理,核對工作,做到目錄與室藏檔案相符。
5、嚴格按檔案管理的規定履行檔案移交、接收等手續。
6、認真做好檔案的鑒定工作,不得擅自銷毀檔案,如需銷毀,首先編制銷毀清冊,由鑒定小組批準鑒定,在有人監銷的情況下,方能銷毀。
7、檔案保管不善造成毀冊和丟失,要追究有關人員法律責任并予以處罰。
檔案利用:
l、凡因公需到檔案室利用檔案的,必須填寫使用登記,外單位利用者,必須持單位介紹信或有關證件,經院領導批準后方可使用。
2、檔案原則上不外借,利用者可在閱文室查閱,特殊情況需要借出者,必須經分管院領導批準,并辦理借閱手續,外借時間不得超過三天。
3、檔案利用者必須愛護檔案,嚴禁畫杠、打圈、涂抹、篡改、抽取、拆散檔案資料,否則,按《檔案法》的有關規定追究責任。
4、檔案工作人員要熱情招待檔案利用者,準確迅速地調出利用者所需檔案,同時,要認真做好查閱檔案的登記與統計工作,注意反饋和收集利用效果。
5、“三密”文件借閱范圍要從嚴掌握,必須借閱時,要經分管領導批準。
檔案的借、傳閱:
1、借閱和傳閱文件,要辦理登記手續,退還文件要辦理注銷手續。
2、對檔案或文件進行翻拍或復制要經院辦同意,任何科室或個人不得自行復印或傳閱,復印件視同正式件一樣管理,如系秘密材料應加蓋檔案號章并注明材料的出版社和依據。
3、利用者應精心愛護和妥善保管檔案,不得在上畫線條,作標記,不得涂改,玷污,拆散檔案,未經允許不得轉借他人或攜帶外出。
4、一般文件一周內歸還,幾個科室合辦的文件兩周內歸還,特殊情況要辦理續借手續。
5、個人不得查閱涉及本人有關問題的檔案,如需查證可通過有關職能部門審檔。
6、上級機關和院外有關單位需要借閱檔案,須持該單位介紹信,經審批同意后方可查閱,如有特殊原因需要借出者,須經院辦公室負責人或院領導批準。
7、檔案歸還時,工作人員應對案卷的數量和卷內的文件清點檢查無誤后方可注銷。
第5篇 醫院檔案管理制度5
醫院檔案管理制度(五)
第一章總則
第一條為認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》的《浙江省科學技術事業單位檔案管理工作實施意見》,進一步加強本院檔案管理,充分發揮檔案在醫療衛生事業中的作用,根據本院實際情況,特制定本制度。
第二條本院醫療衛生檔案是指各科在從事醫療、教學、科研、培訓、衛生宣教及黨群、行政管理等活動中形成的具有備考、利用、保存價值的各種文字、圖表、聲像以及其他不同載體、不同形式的歷史記錄。
第三條本院設立綜合檔案室,作為管理本院檔案工作的職能機構,由一名院領導負責領導,醫院辦公室主任或副主任分管,并設立一名專職檔案員,各科室確定一名兼職檔案員,督促指導本科檔案的積累、整理和歸檔工作。綜合檔案室集中統一管理本院全部檔案(人事、病史檔案除外),負責對本院各科檔案工作的業務指導和督促工作,并接受上級衛生管理部門及本區檔案局的監督、檢查和指導。
第四條醫療衛生檔案是提高醫療、防病工作和管理水平的重要條件,本院將檔案工作列入事業發展規劃和年度工作計劃,加強管理,做好歸檔立卷工作。
第五條全院職工都有保護檔案的義務和利用檔案的權利,每個職工對應當立卷歸檔的材料,應按照本辦法規定,及時向院綜合檔案室或各科兼職檔案員移交,統一管理,任何人不得以任何理由將應歸檔的材料占為己有。
第六條評聘技術職務所需的科研成果、論文專著材料,必須以檔案室提供的為依據。已發表論文必須經檔案員登記,原件歸檔。
第七條檔案管理人員的待遇與其他技術人員等同。
第八條對在管理和開發利用檔案信息資源工作中做出顯著成績的科室和個人,應給予表彰、獎勵;對違反檔案管理法規的,要根據不同情況,給予批評和必要的處分。
第二章檔案的收集與整理
第九條建立健全文件資料的形成、積累、歸檔制度,并納入各類專業技術人員和管理人員的職責范圍和考核項目,確保歸檔材料的準確、完整。本院在各項工作和活動中形成的應歸檔材料,應由材料的直接形成者或兼職檔案員負責收集、整理,按本制度規定,完成組卷工作并向綜合檔案室移交。
本院職工因公外出參觀、學習、培訓、考察和參加各種會議等,其帶回的文件材料必須按歸檔范圍的規定及時向綜合檔案室移交。歸檔范圍按《蕭山區中醫院文件材料歸檔與不歸檔范圍》執行。
第十條歸檔時間
一、定期歸檔的材料
1.本院全部應當歸檔的材料,必須于次年六月底前完成立卷歸檔(由綜合檔案室共同參與進行)。
2.各科室的業務技術檔案,在次年六月底前,由職能部門兼職檔案員將應歸檔材料組成保管單位后,經科負責人審定后移交綜合檔案室歸檔。
二、隨時歸檔的材料
1.本院基建工程項目竣工驗收后,其全部材料即歸檔。
2.儀器設備安裝驗收合格,正常運行后其材料即歸檔。
3.專題調查、科研課題待調查、研究結束或告一段落時,做出總結和經成果鑒定后歸檔。
4.論文、著作、科技文章正式發表后歸檔。
5.本院編寫印制的出版物裝訂成冊后,原稿與印本即一并歸檔。
第十一條歸檔要求
1.各科室的歸檔立卷工作,由文件材料形成者或兼職檔案員承擔,院綜合檔案室協助、負責。
2.歸檔材料必須是原件(外來復印件除外),做到完整、齊全、系統、準確,底稿與印刷件一并歸檔;紙張質量和規格符合要求,書寫必須使用藍黑墨水、碳素墨水等符合歸檔要求的耐久字跡材料,不得使用鉛筆、圓珠筆、彩筆、簽字筆、純藍墨水、紅墨水及復寫紙等不耐久材料。
一式數份的發票、檢驗報告、鑒定證書及報表等,可使用標有“da”的圓珠筆芯及檔案用復寫紙。
3.歸檔案卷的文件材料要求排列有序、裝訂美觀、編好頁號,卷內目錄填寫完整,案卷題名確切,書寫整齊美觀,卷內目錄和案卷目錄一律用鋼筆或毛筆書寫。
4.歸檔材料必須經形成部門負責人審定,并在卷內備考表檢查人一欄上簽字。
5.各科室按綜合檔案室統一規定編寫全宗號、目錄號和案卷號并編制卷目錄、全引目錄和移交目錄,一式三份,一份交綜合檔案室,其中移交目錄在向綜合檔案室移交檔案時,按目錄點清后,在移交目錄上簽字。
第十二條綜合檔案室的全部檔案,應進行統一的分類、編號和排列。具體方法按《蕭山區中醫院檔案實體分類、立卷、編號、排列規則》執行。
第十三條本院檔案保存期限分永久(50年以上),長期(16-49年)、短期(15年以下)三種。具體保管期限分類詳見《蕭山區中醫院檔案保管期限表》。
第三章檔案的保管與庫房設施
第十四條醫院須配備檔案專用庫房,檔案工作用房及閱覽室。檔案庫房要配備相應的儀器設備及防盜、防火、防光、防污染、防腐蝕、防有害生物等安全措施,并保持適當的溫、濕度。存入的聲像等特殊載體的檔案要配備恒溫、恒濕設施。檔案庫房要指定專人管理,保持室內整潔、衛生、有序,定期檢查檔案保管狀況,對破損、變質的檔案及時修復和補救。
第十五條建立檔案的保密制度和檔案室管理制度,嚴格按照要求加強檔案的保管,確保檔案的安全。
第四章檔案的統計和利用
第十六條綜合檔案室要采用科學化管理,大力開發檔案信息資源,提高檔案現代化管理水平,科學地編制檢索工具和編研材料,準確及時地為利用者提供資料,并加強利用效果的反饋、收集。
第十七條綜合檔案室要建立檔案的借閱和利用制度,根據檔案的機密程序確定不同的利用范圍,規定不同審批手續。
第十八條建立檔案統計制度,對檔案的收進、移出、保管、利用等情況及時完整做好登記并進行統計分析,按檔案業務部門的要求,按時填報各種統計報表。
第五章檔案的鑒定、銷毀
第十九條成立由院領導、檔案管理人員和有關業務科室負責人組成的檔案鑒定小組,負責本院檔案鑒定工作的組織和實施。
第二十條銷毀失去保存價值的檔案須由檔案鑒定小組鑒定,提出審查意見;由綜合檔案室編制銷毀目錄,經分管院長批準后,二人以上在指定地點監銷,監銷人員要在銷毀清冊上簽字。
第六章附則
第二十一條
; 本制度由院綜合檔案室負責解釋。
第6篇 醫院會計檔案管理制度
醫院會計檔案管理制度3
一、會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算專業材料。
二、財務科的全部會計檔案,由財務科長指定專人負責整理,裝訂成冊并妥善保管。
三、會計檔案的存放要做到有專廚,科學管理查找方便。
四、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期保管的期限為五年、十五年、二十五年三種,期限從會計年度終了后的第一年算起。
五、會計檔案的保管要嚴格保守經濟秘密,原則上不得借出,如有特殊需要,須經財務科負責人批準,并限期歸還。
六、嚴格執行會計檔案保管期限規定,對不超過保管期限的一定要妥善保管,對超過保管期限的也一定要按規定報批后,方可銷毀。
第7篇 附五醫院檢驗檔案管理制度
醫院檢驗檔案管理制度
一.檔案管理范圍:包括科室人員業務技術情況、業務資料(含有檢驗操作規程、質控資料、檢驗結果登記等)、儀器及試劑資料、財產情況、教育及科研資料、醫療糾紛資料、管理制度等。
二.檔案資料應注意完整、規范、保密,不得用圓珠筆書寫,不得用熱敏紙打印,不得任意抽樣或丟失,不得向無關人員泄露。
三.所有檔案資料應登記、分類、編號,并由專人保管。
四、歸檔資料中的質控資料、檢驗結果登記及操作規程應至少保存五年。銷毀前必須經科室領導審批。
五.檔案資料多時為便于查閱可建立索引。
六.外來人員查閱檔案資料,均應經科主任同意。
七.上述檔案亦可存入計算機,并按上述管理辦法進行管理。未經允許,不得任意打開。可用加密措施保護檔案的安全。
第8篇 醫院醫療設備檔案管理制度
人民醫院醫療設備檔案管理制度
醫療儀器設備檔案是醫院整個檔案的組成部分,也是醫療儀器設備動態管理工作中不可能缺少的部分。它對醫療儀器設備的計劃、購置論證、安裝、驗收、使用、維護、計量、質量管理、調劑、報廢等全過程管理中有著特別重要的作用,特制訂如下制度:
(一)檔案管理的要求:要體現真實、完整、動態。
(二)確定兼職檔案員一名,負責醫療儀器設備的建檔工作。
(三)凡屬固定資產管理的醫療設備,均應建立醫療設備檔案;5萬元及以上的醫療設備應建立完整的檔案,5萬元以下的醫療設備建立簡易檔案(具體簡易程度要根據儀器設備的特性、使用的場合來決定)。
(四)醫療儀器設備完整檔案的內容包括:
1.籌購資料:申請報告、論證表、合同、安裝調試、驗收記錄及有關醫療器械的合法證件等。
2.儀器設備隨機資料:產品樣本、使用手冊、維修手冊、線路圖及其它有關資料。
3.管理資料:操作規程、維修保養制度、應用質量檢測與評價、計量、使用維修記錄、效益評價及調劑、報廢情況記載等。
(五)檔案的建立:
1.兼職檔案員參與大型儀器設備的開箱驗收,并詳細記錄隨機所附的有關技術資料。
2.收集建檔范圍內的有關資料。
3.整理、分類、登記,建立設備檔案。
(六)檔案的管理:
1.5萬元以上的醫療設備檔案交醫院總檔案室保管,5萬元以下的檔案由醫療設備科負責保管。
2.上一年度的醫療儀器設備技術檔案應在本年度末完成建檔工作,5萬元及以上的設備檔案移交給醫院總檔案室保管。
3.及時做好動態檔案信息的補充更新工作。
4.醫療設備檔案的借用手續,遵守醫院總檔案室的規定。
5.技術檔案要按規定保存時間進行保管;銷毀檔案資料要經過批準。
6.兼職檔案管理人員工作變動時,要辦理好檔案移交工作。
第9篇 ss醫院綜合檔案室管理制度
第一人民醫院綜合檔案室管理制度
1、認真貫徹執行《檔案法》,依法管理檔案。不斷完善醫院檔案的各種管理制度。
2、檔案是指在醫療、科研、教學、基建、設備、財務、黨政管理以及其他各項活動中直接形成的,對醫院和社會有保存價值和各種文字、圖表、照片、磁介質(錄音帶、錄像帶、軟盤、光盤)及其他實物的真實記錄。
3、按照檔案集中統一管理的原則,綜合檔案室負責全院醫療、教學、科研、基建、設備、財務、文書檔案的管理工作,以確保檔案的完整、準確、系統、安全,有利于開發利用。任何部門、科室或個人不得私自保存醫院檔案。
4、指導全院各科室的檔案業務工作,并實行'四同步管理'(即布置、檢查、總結、驗收與檔案工作同時進行)。
文藝工作檔案包括黨、政、工、團形成的檔案,由文書部門統一立卷歸檔。
各科室按照歸檔范圍要求,將上年的檔案在本年度3月底前完成立卷,并向檔案室移交。
(1)會計檔案在本科室保存二年;然后列清冊,向綜合檔案室移交。
(2)基建檔案在工程(或項目)完成竣工驗收后,兩個月內完成立卷后向市城建檔案移交的同時向綜合檔案室移交一套復制件。
(3)綜合檔案室永久、長期保管的文書檔案,保管滿十年后向市檔案館移交。
綜合檔案室利用現代化工具管理檔案,編制各種索引工作。檔案一般不外借,如確需外借,需信息處負責人批準;密級、受控檔案報分管院長審批。外單位憑介紹信或身份證查閱檔案。
嚴格執行檔案的安全、保密制度。做好'七防'(即防火、防盜、防高溫、防光、防塵、防潮、防蟲鼠)。
建立檔案鑒定小組,根據檔案的保管期限,定期對檔案進行鑒定,對于超過保管期限的檔案,列清冊,經分管院長審批后,定點銷毀。
第10篇 醫院檢驗科檔案管理制度2
醫院檢驗科檔案管理制度(二)
1.檔案管理范圍:包括科室人員業務技術情況、業務資料(含有檢驗操作規程、質控資料、檢驗結果登記等)、儀器及試劑資料、財產情況、教育及科研資料、醫療糾紛資料、管理制度等。
2.檔案資料應注意完整、規范、保密,不得用熱敏打印紙、不得任意抽樣或遺失,不得向無關人員泄露。
3.所有檔案資料應登記、分類、編號,并由專人保管,檔案資料多時,為便于查閱可建立索引。
4.歸檔資料中的質控資料、檢驗結果登記及操作規程至少應保存五年。銷毀前必須經科室領導審批。
5.外來人員須查閱檔案資料均應經科主任同意。
6.上述檔案亦可存入計算機,并按上述管理辦法進行管理。未經允許,不得任意打開。或用加密措施保護檔案的安全。
第11篇 第2人民醫院財務會計檔案管理制度
第二人民醫院財務會計檔案管理制度
1、醫院會計檔案的管理應接受衛生主管部門的指導和檢查。
2、醫院每月、每年形成的會計核算資料必須經過嚴格的審核、整理,按程序編號訂裝成冊、歸檔管理。
3、各種財務會計檔案保管期限屆滿需要銷毀時,應按國家規定執行。銷毀時由本單位檔案部門會同財務科共同鑒定、編制造冊,并報請上級主管部門批準方可進行。
4、財務人員調離和離職必須辦理移交手續。
5、借閱財務會計檔案必須履行審批、登記、注銷手續。
6、對會計業務的重要核算資料要設專柜嚴密管理。其他會計檔案管理事項按會計制度規定執行。
第12篇 某人民醫院檔案管理制度
某市人民醫院檔案管理制度
檔案管理制度
1、認真執行檔案工作法律、法規,健全檔案管理制度。統一管理本單位的檔案,并按規定及時向檔案室移交檔案。
2、醫院的檔案工作要與本部門的各項工作緊密結合,實行“四同步”管理,即布置、檢查、總結、驗收各項工作時應同時布置、檢查、總結、驗收檔案工作。
3、院內各部門要按照歸檔范圍要求,將上年形成的各資料,在本年度三月底前移交綜合檔案室,綜合檔案室應于六月底前完成立卷、歸檔工作。
4、每年形成的會計檔案由財務部門負責整理立卷裝訂成冊,并按規定要求編造清冊按時移交綜合檔案室保管。
5、基建檔案在每一項目竣工后2個月內,負責基建人員應及時向城建檔案館交齊文件材料,并收回押金,同時上交一套給綜合檔案室。
6、科研檔案在項目完成后,由項目負責人及時收集整理后交綜合檔案室。
7、設備檔案應由綜合檔案室統一管理,確因工作需要的,設備科可采取借用形式保管使用,新設備開箱前,應有檔案人員在場清點全部機器資料,辦好歸檔手續。
8、綜合檔案室要維護檔案的完整和安全,妥善保管好檔案,為本單位提供利用。
檔案保密制度
1、嚴格遵守《中華人民共和國保守國家秘密法》及有關保密制度,及時向查檔人中進行保密宣傳。
2、嚴格遵守查閱檔案的制度。對有密級的檔案材料更應嚴格查閱手續,必要時使用閱檔案保密夾。
3、會計檔案、科技檔案除直接責任人外,他人不得查閱。如需查閱,須經責任人同意,并由檔案人員陪同查閱。
4、檔案材料需要復制時,須領導批準,不得擅自轉借及復制。
5、經鑒定確認無保存價值的檔案,要造冊登記,按有關規定手續辦理,以防失密。
檔案保管制度
1、檔案是黨和國家的寶貴財富,檔案人員必須切實保護、保管好。
2、建立全宗卷,做好立卷說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等工作。
3、利用現有的設備,改善庫房保管條件,保持庫房適宜的溫濕度。
4、每半年檢查檔案的保管狀況,并作記錄,及時消除各種隱患,保護檔案的完好性。
5、對已破損、霉變和褪色的檔案,及時進行修補搶救工作,維護檔案的完整。
6、做好“六防”(防火、防盜、防潮、防蟲咬、防光、防鼠),“三無”(無丟失、無霉變、無差錯)。
借閱制度
1、本院保管的檔案原則上只供內部查閱,外單位人員借閱檔案,憑介紹信、本人身份證或工作證,征得管理部門意見,經辦公室負責人同意,方可查閱。
2、一般情況下查閱檔案,應在閱文室或指定地點。欲外借者,需經辦公室負責人批準,借期不得超過一周(設備資料除外),特殊情況需辦理續借手續。對超期不還者,除及時催收外,對其進行批評教育。
3、絕密案卷不得外借和隨便利用,查閱需經分管領導批準。
4、任何人不得私自涂改,不得翻印、拆散、轉借。不得短少和丟失,違者必究。
5、建立借閱檔案登記制度,嚴格填寫登記簿。歸還的檔案,進行復查其完整度,辦理注銷手續。
統計制度
1、做好檔案的接收、移交登記工作。
2、準確及時填報檔案工作情況報表。
3、做好檔案的利用情況統計,包括利用人次、利用效果的登記工作。
4、做好檔案的鑒定情況統計,包括保存、剔出、銷毀數。
檔案的鑒定制度
1、成立醫院檔案鑒定小組,負責對醫院各類檔案的鑒定工作,判定檔案的價值,調整檔案密級,決定檔案存毀。
2、做好平時鑒定、到期鑒定工作,銷毀鑒定后需銷毀的檔案。
3、對鑒定需銷毀的檔案,編制鑒定清冊,經批準后,指派專人負責監銷,監銷人員在銷毀清冊上簽名。
4、做好檔案鑒定情況的統計,包括保存、剔出、銷毀數。
檔案利用制度
1、檔案人員要有責任心,熟悉業務、熟悉室藏。
2、建立檔案的全引目錄、分類目錄、案卷目錄、大事記、組織沿革、全宗介紹、干部任免、離退休等索引。
3、利用者按規定辦理利用手續。
4、主動提供檔案信息,對檔案的利用情況和效果反饋進行認真登記。
檔案修改補充制度
1、歸檔案后的文件材料發現重要的原始材料遺漏歸檔,或發現歸檔文件有誤,表達不確切,應予修改補充。
2、修改前應填寫更改通知單,通過會簽的方法,取得有關科室同意,分管領導的批準。
3、文件材料修改、補充后在卷內備考表中注明更改情況。
科室預立卷制度
1、院的發文及上級來文由文書收發人員做好平時的分發工作。辦理完畢及時歸檔,并按要求,做好檔案的預立卷工作,于次年三月底前交院綜合檔案室。
2、各業務科室在開展疾病防治、教學、健康教育、科研培訓及其它業務活動中形成的材料,由各科室兼職檔案員進行預立卷工作,并于次年三月底前交綜合檔案室。
檔案庫房管理制度
1、檔案庫房為保存本單位全部檔案的場所,全宗內的檔案按永久、長期、短期安放、排列。
2、進入庫房的檔案應放置干燥的檔案架上,排放整齊、美觀,定期檢查,發現問題及時處理,在適當時候進行自然通風。
3、檔案架內放置樟腦丸,室內存放滅火器及溫度計,相對的濕度控制在60%左右。并有溫濕度記錄,室內做到防火、防蟲、防潮等六防措施。
4、庫房內經常保持清潔衛生,非檔案人員末經允許,不得入內,與檔案無關的物品不得存放庫房內。未經鑒定和批準的檔案,不得任意銷毀。
科研課題鑒定、工程竣工驗收、設備開箱制度
1、本院召開科研課題鑒定會、工程竣工驗收會以及設備儀器開箱,經辦人必須通知綜合檔案室。
2、本院工程項目(十萬元以上)的全部材料在竣工驗收后歸檔。
3、儀器、設備(萬元以上)文件資料,在安裝驗收后合格,正常運行后即歸檔。
4、科研課題、專題調查項目待調查、研究結束或告一段落時做出總結和成果鑒定后歸檔。
5、資料收集齊全、完整交綜合檔案室出具歸檔證明。
照片與聲像檔案管理制度
1、本院科室、個人在工作活動中形成的照片、聲像等具有保存價值的,均應及時交院綜合檔案室集中統一管理,任何部門和個人不得占
為已有。
2、向綜合檔案室移交的照片檔案應包括照片、底片和文字說明,照片與影像相符。
3、向綜合檔案室移交的聲像檔案應是原片,并貼有文字說明。
4、存放照片與聲像檔案的庫房應采取防止高溫、高濕和強化的措施,應定期檢查,以防損壞。
5、向綜合檔案室移交照片與聲像檔案時,交接雙方根據目錄清點核對,并履行簽字手續。
財務檔案管理制度
1、會計檔案是指會計憑證,會計賬簿和會計報表等會計核算材料。
2、會計檔案資料是記錄和反映經濟業務的重要資料和證據,必須專人負責保管。
3、每年形成的會計檔案由財務部門按照歸檔的要求,負責整理立卷裝訂成冊,每年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務科保管一年,期滿后,由財務科編造清冊移交檔案部門保管,檔案部門保管的會計檔案,不得任意拆封,如要拆封須會同財務部門一起拆封,重新訂須雙方加蓋印章,在不具備移交的情況下,財務科要加強管理,要有專柜存放,不得隨意堆放,造成毀損散失。
4、建立會計檔案查閱登記簿,詳細記錄查閱會計檔案的時間、內容、單位和人員姓名、通信號碼、批準領導等內容,會計檔案原則上不得外借,如有特殊情況,須經院領導批準并辦理登記手續。
5、保存期限按財政部,國家檔案局(84)第85號關于制發《會計檔案管理辦法》的通知執行。
6、原始憑證、記賬憑證和匯總憑證、日記賬總賬、明細分類、分戶或登記簿,會計清冊保存期為十五年。
7、月報、季報保存期為五年。
8、現金出納賬、銀行存款賬、會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊保存期為二十年。
9、涉及外事的會計憑證、預算、決算工資冊保存期限為永久。