第1篇 某公司文件管理制度
f公司文件管理制度
1、發文程序:包括起草、校對、簽發、發送、歸檔等。
1.1起草:發文的草稿由發文部門/主辦部門指定專人撰寫,文稿擬成后,擬稿人填寫《發文稿箋》,經部門負責人核稿后,到總經辦領取文件編號,按會簽流程報領導審批。
1.2會簽:發文單位對涉及管理范圍文件或事關重大涉及面廣的內容應提請相關部門會簽。
1.3發送:經各部門會簽完畢,總/副經理審批后,由總經辦統一按發放對象發文發送。
2.4.1文件經裝訂后由總經辦按發文稿箋上注明的發放對象發文,整理歸檔,并請收文人員在發文登記表上簽字。
2.4.2收文單位做好收文保管與傳閱工作。
2.4.3總經辦將一份打印稿蓋章以傳真/郵件方式發送。
2.4.4總經辦保存原稿,發文稿箋及三份打印稿,并做好歸檔整理工作。
具體詳見文件審批流程圖。
3、發文格式與使用表單
3.1發文稿箋
3.2制度文件編制格式
3.3發文格式
3.4批復意見
3.5傳閱表
3.6發(收)文登記表
3.6.1對內行文:指**集團公司及其子公司、分公司、辦事處。
分兩種:一、制度類:如制度、規章、規定、辦法、通知等
二、申請類:申請、報告、批示等
一、制度類行文的字號規定如下:
公司行文的字號為:*1*2*3字〔*4〕第○○○○號。*1*2為公司及地區別,*2為公司當地最通用的簡稱;*3為部門簡稱,*4為年份別,○○○○為公司各部門收(發)文流水號。以總公司為例,具體簡稱如下:
國際物流部為--------智總國字[2001]第號
國內物流部為-------- 智總物字[2001]第號
人力資源部為-------- 智總人字[2001]第號
財務部為-------------- 智總財字[2001]第號
信息部為-------------- 智總信字[2001]第號
辦公室為-------------- 智總辦字[2001]第號
市場部為-------------- 智總市字[2001]第號
二、申請類*1*2*3字〔*4〕第○○○○號。*1*2為公司及地區別,*2為公司當地最通用的簡稱;*3為批復意見簡稱,*4為年份別,○○○○為公司收(發)文流水號。以總公司為例,具體內容如下:
智總批字[2001]第03001號。
3.4.2對外行文:除對內行文即對外行文,指對**集團公司及其子公司、分公司、辦事處以外的單位、組織、公司的行文。
對外行文的字號規定如下:
公司對外行文的字號為:*1*2〔*4〕總字第○○○○號。*1*2為公司簡稱;*3為地區別,*4為年份別,○○○○為公司收(發)文流水號。以總公司為例,具體內容如下:
智深總字[2001]第 號
4、外來文件的接收與傳閱
4.1外來的文件(含公文、郵件、傳真等)由總經辦負責簽收,并分類登記,由部門負責人提出處理意見后,總經辦應及時按要求報送給有關部門,不得積壓遲誤。
4.2需傳閱的文件由總經辦按傳閱要求進行遞送,并請傳閱人在傳閱登記表上簽署意見,經傳閱的文件與傳閱登記表由總經辦歸檔保管。
第2篇 公司文件檔案管理制度
1.目的
為提高公司文件處理工作的效率和質量,使之規范化、科學化、制度化,結合公司實際工作情況,特制定本制度。
2.范圍
公司在籌備、成立、生產、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔范圍。
3.內容
3.1公司下列主要安全生產資料應進行檔案管理：主要安全生產文件、風險評價信息；培訓記錄；標準化系統評價報告；事故調查報告；檢查、整改記錄；職業衛生檢查與監護記錄；安全生產會議記錄；安全活動記錄；法定檢測記錄；關鍵設備設施檔案；應急演習信息；承包商和供應商信息；維護和校驗記錄；技術圖紙；人員資格證；安全評價報告等。
3.2公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，并定期交行政部集中管理，任何人不得拒絕歸檔。
3.3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。
3.4歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、基建和生產管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。
3.5歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯系。
3.6歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。
3.7歸檔的文件材料必須為正本，本企業編制的文件應附發文底稿。
3.8歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存。
3.9非紙質文件材料應與其文字說明一并歸檔。
3.10外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。
3.11為便于保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及復寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。
3.12歸檔范圍及保管期限
3.13歸檔時間：
（1）管理性文件材料一般應在辦理完畢后的第二年第1季度連同收發簿一同移交行政部歸檔。
（2）凡專項工程、專題項目等由發生部門將文件材料整理后經部門領導及項目負責人審定后向行政部移交歸檔。周期長的可分階段、單項歸檔。
（3）外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收后即時登記，安裝調試后歸檔。
（4）工程項目在竣工驗收后三個月內接收歸檔。
（5）每年形成的財務檔案，由行政部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向行政部移交歸檔。
（6）電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。
（7）榮譽檔案由給合辦收集整理后于次年統一歸檔。
（8）聲像檔案在每次活動結束后整理歸檔。
（9）相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束后歸檔。
（10）外出、出差考察材料由當事人在回來后一個月內整理歸檔。
（11）變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。
（12）公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。
（13）公司產權變動過程中形成的文件材料隨時歸檔。
3.14檔案查（借）閱制度
檔案借閱是行政部的日常業務工作，是檔案更好地為生產提供利用服務的基本形式，為做好檔案管理工作，特制訂如下制度：
（1）凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在行政部閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。
（2）本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批準簽字。但要如期歸還。
（3）借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。
（4）外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批準后方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總經理同意審核后方能帶出。
（5）凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。
3.15檔案的保密制度
（1）凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，并妥善存放。
（2）非綜合行政部人員不得隨便進入行政部，行政部門窗及箱柜應及時關鎖。
（3）全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。
（4）凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或復制，確屬需要者須辦理相關手續。
（5）查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成后果者必須追究責任。
（6）檔案人員要忠于職守，認真執行各項保密制度。
（7）定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。
3.16行政部管理制度
（1）檔案存入檢查：
1）檔案出入行政部要清點、登記。
2）定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要采取積極有效措施，保證檔案的安全。
（2）行政部管理：
1）行政部未經許可，外來人員不得擅自進入。
2）檔案柜、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便于調卷。
3）行政部門窗須安裝窗簾，行政部內采用白熾燈且照度不超過100lx。
4）避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。
5）行政部嚴禁堆放食品和易燃易爆物，必須配備適合檔案用的消防器材并禁止吸煙，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。
8）行政部須做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防濕、防蟲、防塵。
9）做好檔案接收、移交、保管、鑒定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。
10）建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑒定銷毀等統計臺帳。
3.17檔案鑒定、銷毀制度
（1）根據《檔案法》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。
（2）保管期限分永久、長期、短期三種。介于兩種保管期限，保管期限從長。
（3）從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。
（4）檔案通過鑒定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑒定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。
（5）銷毀檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷毀前要造具清冊、提出銷毀報告報總經理審批。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，由鑒定小組指定人員會同保密、保衛人員銷毀或監銷，防止失密。檔案銷毀時要有二人以上監銷，并在清冊上簽字。
3.18檔案工作人員崗位職責
（1）認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠于職守，全心全意為本部門各項工作做好服務。
（2）負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。
（3）積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。
（4）做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。
（5）嚴格遵守“保密制度”工作，未經批準，不得擅自擴大檔案的借閱范圍，不得泄露檔案的保密內容。
（6）負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。
第3篇 房產公司工程文件管理制度
房產開發公司工程文件管理制度
1.目的
在工程部日常行政管理及項目施工全過程中,妥善處理和保管工程文件,以便于歸檔、收發、查閱、結算及移交。
2.范圍
本準則適用于***有限公司開發建設的所有項目。
3.文件編號體系
工程部文件統一編號方法:公司英文縮寫+文件類索引碼+文件號
4.工程部文件目錄
4.1公司管理規范:
工程管理規范一套
項目經理部職責及人員架構表
4.2各種指導書
4.3政府文件
4.4公司來文:
4.4.1報公司各部門文件
4.4.2報公司報告
4.4.3發工程部文
4.4.4發設計部文
4.4.5發成本管理部文
4.5會議紀要:
4.5.1公司每月/每周工程例會紀要
4.5.2公司現場工作協調會紀要
4.5.3專題會議紀要
4.5.4內部會議紀要
4.5.5圖紙會審變更紀要
4.6部門費用情況
4.7工作簡報
4.8各種表單
4.9工程文件(按工程部檔案管理程序中的目錄整理、歸檔)
4.10其他
5.有以下情況之一的文件不合格文件,
5.1沒有及時注銷的舊版本圖紙。
5.2編號不連續。
5.3文件為傳真件。
5.4模糊不清。
5.5文件資料不全、缺頁。
5.6簽字、蓋章不全、無授權負責人批準。
6.往來文件需要在文件管理員(工程部項目秘書)處進行登記。文件用章需要先有部門經理簽字。文件分機密、秘密、公開三級,機密級只有經辦人和所涉及的部門經理、分管老總才可查詢,其他人員需查閱要部門經理書面文件;秘密級只有經辦人,涉及的部門人員和分管老總才可查詢,公開級即全公司共享。
7.公司所有正式文件對外均由項目秘書負責,行政方面不論郵件還是文本均要從項目秘書處對外接口或抄送給項目秘書,技術方面的文件可以不通過項目秘書直接對外。
8.工程部每周每人均寫工作周報,周報格式要求如下:1、分項目寫,如基地情況、項目情況、內部管理、其他。2、寫明辦事的期限、內容。
9.工程部每天工作日記按工程部工作日記管理制度執行,由工程部經理進行不定時的抽查。
第4篇 金屬公司技術文件管理制度
金屬制品公司技術文件管理制度
一.總則:
為規范本公司技術文件的管理,確保文件編制的正確性特制訂本制度。
二.技術文件的編制、審核、批準:
1.技術文件由工程部負責編制,工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。
2.工程部部長負責技術文件的審核。
3.總經理負責技術文件的批準。
4.技術文件包括:
a.圖紙;
b.工藝操作規程;
c.設備操作規程;
d.產品內控標準;
e.產品檢驗規范;
f.采購技術要求等。
三.技術文件的更改:
1.技術文件更改的前提:
a.顧客要求更改;
b.由于開發試制的疏忽而必須更改;
c.技術要求過高,生產設備無法達到而必須進行更改等。
2.各部門如確需對技術文件進行更改,須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單,報工程部審核,廠務經理批準;
3.技術文件更改申請單應包括以下內容:
a.更改原因;
b.更改前參數;
c.更改后參數。
4.技術文件更改申請單的審批:
a.廠務經理負責對技術文件更改進行審批;
b.必要時廠務經理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會簽;
c.廠務經理下達技術文件更改指令(書面文件);
5.生產部根據指令實施更改。
a.更改不得降低規定的產品質量水平和顧客適用性要求;
b.更改不得違反有關標準和法律、法規;
c.工程部負責更改,其他人員未經受權無權更改,工程部做好技術文件更改記錄;
d.更改時所有部門及所有文件應同步更改。
四.技術文件的管理:
1.技術文件發放:
技術文件由工程部發放到相關責任部門,并在[文件發放記錄表]上登記,由領用人簽名。
2.文件使用和保管:
a.工程部根據工作需要合理發放給使用者;
b.使用者要妥善保管好文件,使用者未經技術部許可,不得擅自復印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發手續;
c.工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表];
d.技術文件由工程部歸口保管,工程部對上述文件應進行分類并妥善保管;
e.借閱技術文件須由技術部或廠務經理批準,并在[文件及資料借閱登記表]上做好記錄,由借閱人簽名;
f.對無使用及保存價值的文件,由工程部負責審批后及時收回銷毀,并填寫[文件及資料回收登記表];
g.對有保存參考價值的作廢文件,應在該文件上進行標識,并用專柜保存,以防誤用。
批準審核編制
日期日期日期
第5篇 紡織公司文件和檔案管理制度
為加強公司安全基礎檔案管理，發揮好檔案服務于安全工作的功能，完善安全管理過程監督，特制定本制度。
1、實行安全文件收發登記制度，上級來文和下發文件，先行登記、分類存放，按照領導簽批意見督辦落實。
2、文件應按照收發順序整齊放入檔案盒中，，卷首制作目錄，年終裝訂存檔。
3、嚴格按檔案管理要求建立健全各種基礎資料檔案，實行從業人員一人一檔，安全管理每一個過程一檔，每項活動、工作一檔，檔案資料做到真實、有效、完整。
4、基礎檔案資料要分類存檔保管，檔案分為長期檔案和短期檔案，短期檔案滿3年之后可以進行銷毀處理。
5、檔案基礎資料管理信息，必須實現從購臵到退出市場的全過程監督，及時進行更新，確保檔案資料完整性。
6、檔案資料借出必須辦理相關登記手續，經公司主要領導審批同意后方可借閱。
7、檔案資料由安全科安排專人負責管理，實習專柜存放，落實防護措施，防止損毀。
第6篇 物業管理公司文件管理制度怎么寫
物業管理公司文件管理制度
第一節 總則
一、為適應公司全方位規范化科學管理,做好公司文件管理工作,使之規范化和制度化,特制定本制度。
二、公司文件是傳達方針政策,發布公司行政規章制度、指示、請示和答復問題、指導商洽工作、報告情況、交流信息的重要工具。
因此,必須認真做好文件的管理工作,有效地為公司發展服務。
三、公司全體員工都應發揚深入調查、聯系群眾、結合實際、實事求是和認真負責的工作作風,努力提高文件質量和處理效率。
四、文件處理必須做到準確、及時、安全,嚴格按照規定的時限和要求完成。
公司文件由總經辦統一發放、傳遞、用印、保管和立卷歸檔。
第二節 文件分類
一、規定。
發布重要的行政規章制度,采取重大的強制性行政措施,用'規定'。
二、決定、決議。
對重要事項或重大行動做出安排,用'決定'。
經會議討論通過并要求貫徹的事項,用'決議'。
三、通知。
轉發上級機關文件,批轉下級文件,要求下級辦理和需要共同執行的事項,用'通知'。
四、通報。
表彰先進,批評錯誤,傳達重要信息,用'通報'。
五、請示、報告。
向上級請求批示與批準,用'請示'。
向上級匯報工作、反映情況、提出建議,用'報告'。
六、批復。
答復請示事項用'批復'。
七、函。
商洽工作、詢問問題、向有關主管部門請求批準等,用'函'。
八、會議紀要。
傳達會議議定事項和主要精神,要求與會者共同遵守的,用'會議紀要'。
第三節 文件格式
一、文件一般由標題、發文字號、簽發人、密級、緊急程度、正文、 、發文時間、印章、主題詞、主送單位(部門)、抄報(送)單位(部門)等部份組成。
二、文件標題應準確簡要概括文件的主要內容。
三、發文字號包括代號、年號、順序號。
四、公司發文代號分為四種:
①'發'、②'人發'、③'客發'。
冠以上述發文代號的內發文件應對全公司具有效力,對外發文應代表公司的整體意志。
發文一般應該是對公司各方面事務具有一定指導性或約束力的事項的宣告,日常的程序性、流程性文件則應以工單、請示、報告、簡報等形式流轉。
力避隨意發文。
'發'用于公司及各部門的對內對外發文,由總經辦統一編號;
'人發'、'客發'分別用于人力資源部的對內對外發文及客戶服務中心的對外發文,文件由發文部門自行編號,總經辦統一認定。
(公司其他部門均以'發'的代號發文,以②、③代號發文,須在發文權限范圍內。)
五、文件必須蓋章或簽字。
六、密級分為'絕密'、'機密'、'秘密'。
七、緊急程度分為'特急'、'急'、'平'。
八、文件內容要求事實清楚、觀點鮮明、條理清晰、文字精煉、用語準確。
九、發文單位必須注明全稱。
十、多頁文件應標明頁碼。
十一、文字從左至右橫寫、橫排,左側留裝訂位。
十二、文件紙一般使用a4型。
第四節 收文
一、收文一律使用《收文簿》。
二、外單位來文均由行政部指定專人收文,由總經辦統一拆封、登記,根據文件屬性及時分送相關部門。
第五節 辦文
一、辦文包括文件的分送、傳遞、承辦、催辦等程序。
二、辦文由總經辦統一安排,包括文件的分送、傳遞和催辦。
三、協辦部門必須積極配合主辦部門完成文件處理。
四、文件的催辦由總經辦負責,防止漏辦或延誤。
五、嚴格按照時限要求完成。
六、文件傳遞必須保證安全,完善簽收手續,防止文件遺失。
七、文件辦理完畢后,統一交由總經辦指定專人保管、立卷歸檔。
第六節 發文
一、發文一律使用《公司發文稿紙》。
二、發文程序如下:公司內部發文:擬稿人→部門經理核準→主管副總經理→總經辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案對外發文:擬稿人→部門經理審核→主管副總經理→總經理核準→總經辦統一編號→打印→蓋章(簽字)→發文→備案
第七節 其他
一、時限要求:
1、特急:限4個工作時內完成。
2、急:限8個工作時內完成。
3、平:限16個工作時內完成。
二、文件的保密要求:
1、絕密文件:閱后應立即退回發文部門,并由發文部門保存在保險柜內。
2、機密文件:閱后應立即保存在保險柜內。
3、秘密文件:閱后立即保存在文件柜內。
三、文件立卷歸檔按照《檔案管理制度》執行。
第7篇 監理公司文件管理制度
建設監理公司文件管理制度
一.收文
1.建立《收文登記表》,由辦公室派專人進行文件收文處理。
2.實行收文登記批辦制度,收文由秘書辦理登記,填《公司收文批辦單》,統一交辦公室負責人,辦公室負責人按文件內容及各部門分工和職責,傳達部門負責人辦理。
3.辦理文件的有關人員均應簽字,有關工作完成后,將文件退辦公室存檔保管。經辦人員需要留存的文件,經總經理或分管副總經理同意后可留存復印件。
4.各部門收到的函件,應交辦公室即時登記,交簽字后2、3條處理。
5.各有關人員注意保密,不得泄露本公司機密。
二.發文
1.公司發文由有關部門起草,建立《發文登記表》,由辦公室統一編號、發出。
2.每次發文須經總經理簽字同意,并留底存欄。
3.各部門對公司所發的內部文件必須認真貫徹執行。
4.向上級單位呈報的文件,由辦公室派專人,按公文傳進程序進行。
5.監理項目中的一般業務文件,需要辦公室打印的,需辦公室主任簽字批準。
三.文件查詢
1.凡查詢、復印、借閱文件,均需申請、登記。
2.凡涉及公司經營機密及項目當事人有關機密的文檔需經公司領導同意后才能查詢。不允許復印的文件,只能在公司辦公室查閱,允許復印的文件,不得帶出公司,只能在公司復印。
第8篇 建設集團公司公文事務性文件管理制度
建設集團公司公文及事務性文件管理制度
1.目的
為了規范行政管理流程,使公司公文規范化,強化公司與部門之間、部門之間、上下級之間、公司與員工之間的聯系,減少工作糾紛,為指令的傳達、需求的溝通提供順暢的渠道,特制定本制度。
2.適用范圍
適用于公司全體員工。
3.術語和定義
3.1.公文:指與各部門、辦事處、分公司、項目部間傳送的紅頭文件。
3.2.公文的種類中要有:
3.2.1.決定:適用于對重要事項或者重大行動做出安排,變更或者撤銷不適當的決定事項、人事任免。公文的種類中要有:
3.2.2.公告:適用于向公司外宣布重要事項或者決定事項。
3.2.3.通告:適用于公布各有關方面應當遵守或者周知的事項。
3.2.4.通知:適用于批轉下級單位的公文,轉發上級單位和不相隸屬單位的公文,傳達要求下級單位辦理和需要有關單位周知或者執行的事項、人事任免。
3.2.5.通報:適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者反映重要情況。
3.2.6.報告:適用于向上級單位匯報工作,反映情況,答復上級單位的詢問(包括審計報告)。
3.2.7.請示:適用于向上級單位請求指示、批準。
3.2.8.批復:適用于答復下級單位的請示事項。
3.2.9.會議紀要:適用于公司月度總裁會議的記載、傳達會議情況和議定事項。
3.3.事務性文件:從事公司各項活動中編制的除公司紅頭公文以外的所有文件。
4.制度內容
4.1.公文相關工作要求
4.1.1.擬稿:按照專業化擬辦的原則。涉及兩個部門以上會稿的,由主辦部門牽頭擬辦,有關部門會簽;
4.1.2.編號:編號由發文代字、年份和序號組成。
代字:發文單位,由'浙中建'表示;
年份應標全稱,用小括號'[]'括入;
序號即當年發文流水號,從1起編,序號前加'第'字;
編號示例:'浙中建[2022]第1號';(即浙江**建設集團有限公司2023年所發的第一份公文);
公文編號由行政人事部指定專人進行記錄;
4.1.3.公文具體格式詳見附件《公司對外公文模板》;
4.1.4.簽發權限:對外發文,由總裁負責簽發,行政人事部備案;
4.1.5.蓋章:簽發后,由印章管理人員蓋章,印章管理人員要進行用印登記;
4.1.6.分發:公文的分發由行政人事部及時分發到各部門、辦事處、分公司、項目部并做好分發登記工作;
4.1.7.歸檔:公文發文辦理完畢后,行政人事部要將公文原件和收文人的簽收單原件及時存檔。
4.2.事務性文件工作要求
4.2.1.文件編制格式
4.2.1.1.正式發布的文件必須編制'文件編號'、'文件主題(或文件名稱)'和'頁碼',以便于檢索;文件主題應簡要準確概括出文件的主要內容;頁碼標識用'第 頁 共 頁'的形式標識;
4.2.1.2.一般文件按公司統一模版編制,詳見附件《公司事務性文件模板》,同一類文件的編制格式應保持一致;
4.2.2.文件編號規則一般采用字母和數字混合,連續編號:
一般性事務文件編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-年份-流水號;
公司制度、流程、指引編號為:zjzq-部門名稱縮寫-文件種類代碼-流水號;
部門名稱縮寫為每個字漢語拼音的第一個字母,并用大寫表示,一經確定不得修改;
文件種類代碼要能代表某一類的文件,且這一類的文件數量較多,對于文件數量極少的文件用'qt'表示'其他'類;文件種類代碼可隨著公司的文件產生情況增設,文件種類代碼詳見附件《文件種類及代碼》;
年度編號以4位阿拉伯數字表示;
每份文件正式發布后,文件編號不得變更,如此文件日后內容有修改,要更新此份文件的,只升級文件版本(文件版本用阿拉伯數字1、2、3、4……表示,第一次發布時用'1'表示,當有修改第二次發布時用'2'表示,版本標識時數字要連續,不得斷開使用);
編號舉例:zjzq-cw-tz-2022-2,表示2023年2月財務部發出的通知,且該通知為財務部今年發出的第2份通知;
4.2.3.本規則發布之前已經發布的各類文件其文件編號保持原來的編號不變,本規則發布之后,如果要修改以前已經發布的文件內容,按本規則重新編定文件編號。
5.文件種類及代碼
文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼文件種類代碼
章程zc決議jy方案fa計劃jh
議案ya制度zd批復pf申請sq
流程lc合同ht通告tg報表bb
工作聯系單l*d通知tz總結zj日報rb
備忘錄bwl會議紀要hyjy信函*h周報zb1
傳真cz報告bg決定jd月報yb
指示zs請示qs招標zb其他qt
說明:不在上述范疇的文件統一歸入'qt'其他類中 ,隨著此類文件實際數量增加可增設新的文件代碼,需要增設時由行政人事部制定。
6. 公司目前以表單式管理為主,簡單、明了、易懂,增設的表單詳見附件。
附件1:表22 對外傳真表
附件2:表23 公司事務性文件模板表
附件3:表24工作聯系表
附件4:表25市場營銷人員工作月報表
浙江**建設集團有限公司
二零一五年二月十二日
第9篇 z物業公司文件資料管理制度
1、目的
規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2、適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。
3、職責
3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4、相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5、工作程序和管理辦法
5.1 文件的產生
5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a)內業資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文: 1
b)未被質量體系引用的外來文件: 2
c)與服務過程無關的合同協議: 3
d)未被質量體系引用的法律法規: 4
e)行業標準性文件: 5
f)照片、錄像帶:6
g)電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性文件的調用與借閱規定
a)a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d)行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e)業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g)以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7 文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。
5.9.4辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。
6、使用的記錄表格
序號
名稱
編號
存放地點
存放時間
1
[印制文件登記表]
qr―wd01―02―01
辦公室
一年
2
[存檔備案資料目錄]
qr―wd01―02―02
辦公室
長期
3
[文件分發登記表]
qr―wd01―02―03
辦公室
一年
4
[文件、資料借閱登記表]
qr―wd01―02―04
辦公室
一年
5
[文件復印登記表]
qr―wd01―02―05
辦公室
一年
6
[文件補發申請表]
qr―wd01―02―06
辦公室
一年
7
[作廢、銷毀文件登記表]
qr―wd01―02―07
辦公室
一年
起草人: 審核人: 審批人:
日期: 日期: 日期:
第10篇 有限公司文件收發管理制度
有限公司文件收發管理制度
為使公司行文和收文處理規范化，制定本制度。
第一條 經理辦負責公司對外行文和公文的收發處理工作。
第二條 行文
(一)凡以公司名義上報或下發的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦部室擬稿，經部室負責人初審后，送辦公室核稿，經辦公室核稿后送公司領導簽發。重要文件需由公司領導審核，公司總經理簽發。聯合行文必須同時送有關部室領導會簽，方可發出。
(二)經公司領導簽發的文稿交經理辦統一登記、分類編號。由擬稿部室打印、校對、裝訂，上行文由經理辦發送并催辦，平行文和下行文由擬稿部室分發。經理辦負責審批在公司內網上發布有關文件。
(三)行文流程按公司辦公處理系統流程進行。
第三條 收文處理
(一)所有發至我公司的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我公司處理的公文)，由經理辦統一簽收、登記、編號，送公司領導閱示或送有關部室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進行分類。經理辦負責人根據文件內容和規定的傳閱范圍，提出辦文意見，送公司領導批示或交有關部室閱辦。需要辦理的公文，經請示公司領導后辦理，經理辦根據文件內容、領導批示予以催辦。
(三)對急辦件，經理辦應立即將文件送交公司領導批閱。領導不在時，經理辦應根據文件內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事后及時向公司領導匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過公司內網辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
第四條 有關要求
(一)收發文件必須設立收發文件登記本，履行登記簽收手續，收、退文件，要專人負責。
(二)必須按規定范圍組織閱讀文件，并在辦公室內進行，秘密文件當場閱后收回，不得擅自擴大閱讀范圍和帶出公司閱辦。
(三)借閱文件，必須經過批準，并辦理借閱手續，依時退還，秘密文件不準摘抄。
(四)秘密文件必須存放在有安全保密設施的保險柜、文件柜內，用后放柜加鎖，關好門窗。
(五)復制秘密文件，必須經過請示批準，由文件保管人員復制后交使用者，復印件與原件同樣管理。
第五條 本制度由公司經理辦負責解釋，自經理辦公會議審議通過后實施。
第11篇 公司文件管理制度5
公司文件管理制度(五)
1、認真貫徹'以防為主、防治結合'的原則,要有適宜保管文件資料的庫房、文件柜和切實可行和'六防'(防火、防盜、防潮、防塵、防光、防蟲蛀鼠咬)措施。
2、文件由***兼職管理,所有文件要定期上繳,如需借閱經理簽字批準,必須有關登記記錄。
3、對文件統一編號、發放、修改、回收、存檔,保證各環節使用有效版本且清晰、完整。
4、由于換版修改作廢的文件,經經理批準及時收回。
5、編制公司文件清單,實施文件控制。
第12篇 某公司文件和檔案管理制度
為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護文件檔案的完整和安全，特制定本制度。
一、公司設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求，并逐步實現電子信息化管理。
二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本公司生產經營活動相關的上級事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。
四、檔案管理員要對公司安全生產相關文件資料專門建檔。進行管理。
五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
六、文件資料檔案的保管、查閱。
1、所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、檔案室要保持整潔衛生，認真做好文件檔案“八防”工作，特別是檔案室防火、防鼠、防濕、防盜工作要常抓不懈，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全。
七、公司內部員工因工作需要查閱檔案資料，須報請公司分管領導批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本公司分管領導批準后，方可查閱；公司所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，公司檔案管理員都必須如實進行登記，注清查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。
八、對于公司機密文件及檔案的管理，要有專柜存放并單獨設鎖，無關人員不準接觸，工作人員要嚴守機密。
九、本公司的文件及檔案包括：安全生產會議記錄（含紀要）、安全費用提取使用記錄、員工安全教育培訓記錄、勞動防護用品采購發放記錄、危險源管理臺帳、安全生產檢查記錄、授權作業指令單、事故調查處理報告、事故隱患整改記錄、安全生產獎懲記錄、特種作業人員登記記錄、特種設備管理記錄、外來施工隊伍安全管理記錄、安全設備設施管理臺賬（包括安裝、運行、維護等）、有關強制性檢測檢驗報告或記錄、新改擴建項目“三同時”、風險評價信息、職業健康檢查與監護記錄、應急演習信息、技術圖紙等。
