第1篇 商街物業檔案管理制度
步行街物業檔案管理制度
1目的
使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。
2適用范圍
公司所有檔案的管理。
3公司資料室文檔資料管理
3.1公司資料室文檔資料管理范圍:公司內部重要文件;公司對外往來的各類公文;公司內部重大活動、事件記錄;物業管理相關政策、法規;重要資料及文檔資料的電腦備份;人事資料;業主資料資料等。
3.2文檔資料收集及整理:人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引,檔案存放應有明確標識,以便查找;財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引;其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔,并編制存放目錄索引。
3.2物業管理相關政策 、法規:由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯,統一歸入條例、法規類文件夾,并每季度核對或動議更改文件。
3.3重要資料:由綜合文員負責收集,主要包括:外出考察資料,重要資料歸屬重要資料類文件夾。
3.4公司本部重要文件,主要包括:
3.4.1內部管理文件:以公司名義下發的人事、行政類文件。
3.4.2人事制度:公司各種人事政策,條例和規定等。
3.4.3行政制度:公司各種行政制度、條例和規定等。
3.4.4重要通知及通報:公司各種重要的通知、通告。
3.4.5公司會議紀要:總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。
3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。
3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規章制度等,由綜合文員責收集、跟蹤處理結果,并交綜合文員存檔。
3.4.8公司對外往來的各類公文:主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等,由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。
3.5文檔資料查閱或復印:物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印,需到綜合文員辦理登記手續。
4各部門文檔資料管理
4.1各部門文件分類及編制要求:
4.1.1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行,統一使用打印稿,行文應規范,不得有錯別字。
4.1.2通常情況下,文件標題定為三號黑體字,文件編號為小四號黑體字,文件內容為小四號宋體字。
4.1.3公司各部門(含職能部門 、業務部門及臨時成立的工作小組等)常用文件類別:
1)人事類:包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。
2)行政類:包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。
3)通知類:內部各類通知。
4)培訓類:培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。
5)會議類:部門例會、專題會議、業委會會議等。
6)合同、協議類:部門簽定的合同(租賃合同、買賣合同等)。
7)對外文件類:
①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等;
②對客戶發文等:
③其它類:如電話表、名單、啟示等。
4.2質量管理部應保管的資料:
4.2.1發展商提供的資料:
1)產權資料;
2)技術資料(含圖紙);
3)交接手續及清單等。
4.2.2文檔收集及整理:各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔,并編制存放目錄索引,存放應有明確標識,并妥善保管。公司質量體系文件規定的質量記錄按體系文件要求執行。
4.3各類文件更改要求:
各類文件張貼或下發后如需更改,必須由原文件審批人審批后,方可執行,并需即作廢文件,同時在新文件上注明'以此文件為準'。
4.4各類文件發放要求:
4.4.1文件的發放應注明發放級別,通常應包括以下幾類:
1)部門負責人以上人員閱;
2)主管級以上人員閱;
3)內部傳閱;
4)張帖。
4.4.2重要文件的發放應辦理簽收手續。
4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同(協議書)、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件,除責任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。
4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔,內部管理文件須加強保密工作,禁止外來人員拍攝或抄錄。
4.5電腦文檔管理:
4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作,各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。
4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄,分類保存各類文件,重要文件(行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等)須加密,且以光盤備份,并指定專人保管,管理情況須在部門經理處備案。
4.5.3電腦文檔須妥善保存,如需刪除,須報部門經理批準。
4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件,除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。
4.6資料管理人員要定期檢查專柜,核對件數,做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失,發現異常或被盜、丟失等情況,及時向領導反映,妥善處理。如系人為造成,要追究有關人員的責任。
第2篇 物業公司培訓檔案管理制度-9
物業公司培訓檔案管理制度(九)
1.目的
為有效地利用和保護培訓文檔資料,加強培訓文檔管理工作,使培訓文檔管理工作規范化,特制定本規定。
2.適用范圍
公司行政人事部及各項目部相關部室對培訓文件檔案的管理。
3.職責
3.1行政人事部培訓經理負責總部培訓文檔的保管工作。
3.2項目部行政管理部培訓負責人負責本項目部培訓檔案的保管工作。
3.3其他同公司《文件檔案管理規定》。
4.術語
無
5.程序
5.1培訓檔案歸檔范圍
5.1.1各類培訓檔案存檔目錄
5.1.1.1日常培訓檔案
5.1.1.1.1日常培訓檔案應包括《簽到表》、《培訓工作記錄表》、培訓講義、《培訓考核成績單》。
5.1.1.1.2其中的培訓講義應是授課教師的授課內容。
5.1.1.1.3根據《培訓考核管理制度》,無論筆試、口試及實操都應用《培訓考核成績單》記錄成績。
5.1.1.1.4在培訓要求中注明'了解'的培訓課程,不需要進行考核,則應在培訓記錄表中進行記錄,不要求進行考核成績記錄。
5.1.1.2'7+1'培訓檔案
5.1.1.2.1'7+1'培訓檔案應包括《'7+1'培訓計劃》、《'7+1'培訓記錄表》及培訓講義。
5.1.1.2.2其他同5.1.1.1.3及5.1.1.1.4
5.1.1.3外派培訓檔案
5.1.1.3.1外派培訓檔案目錄同日常培訓檔案存檔目錄。
5.1.1.3.2根據《培訓風險防范管理規定》進行《外派培訓合同》的存檔。
5.1.2培訓教材檔案存檔目錄
培訓教材檔案的存檔應包括《培訓教材工作單》及培訓教材(即授課教師講義、文字資料、錄象或光盤等),其他請詳見《培訓教材管理制度》。
5.1.3培訓往來文件存檔目錄
5.1.3.1有關于培訓方面通知、請示、報告、總結等根據《文件檔案管理規定》要求進行存檔。
5.1.3.2根據《培訓管理制度》,項目部每月上報總部的月培訓計劃及培訓實施表應按時存檔。
5.1.3.3有關于培訓評估的檔案根據《培訓評估管理制度》要求進行存檔。
5.2培訓檔案存檔要求
5.2.1歸檔的文件材料必須字跡清楚、工整,紙張要求為a4紙大小,文件格式需按照公司的標準文本。
5.2.2歸檔的文件材料要完整、系統、準確。
5.2.3歸檔的文件除特殊情況外,必須用原件。
5.3.4歸檔的文件必須保持歸檔文件之間的歷史聯系。
5.3.5對于可進行輸入電腦的資料及時輸入電腦。
5.3.6各種文件資料收集、分類后,需在一個月內歸檔完畢。
5.3使用
5.3.1借閱:
同《文件檔案管理規定》
5.5保存期限及銷毀
同《文件檔案管理規定》
6.監督執行
行政總監。
7.相關/支持性文件
《文件檔案管理規定》
《培訓管理制度》
《培訓評估管理制度》
《培訓教材管理制度》
《培訓風險防范管理規定》
《培訓考核管理制度》
8.質量記錄及表格
《檔案/圖書/資料借閱單》
《文件資料銷毀登記表》
《簽到表》
《培訓工作記錄表》
《培訓考核成績單》
《'7+1'培訓計劃》
《'7+1'培訓記錄表》
《外派培訓合同》
《培訓教材工作單》
第3篇 物業公司財務會計檔案管理制度
物業公司財務制度之會計檔案管理
第一條 會計檔案管理根據國家檔案管理的有關規定,結合具體實際,建立會計檔案管理制度。
第二條 財務管理部負責會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關人員的印章。按照檔案標準要求,年度終了后,在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作,按報表、帳簿、憑證順序排列,編好案卷號,抄寫案卷目錄一式三份,一份會計部門保存,一份存入檔案箱,一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條 會計檔案由財務管理部保存一年后,移交檔案室保管,移交時,雙方在移交清單上簽字,明確責任。
第四條 會計人員和檔案管理人員調動工作,必須辦好移接交手續后才能離職。
第五條 會計檔案應做到科學管理,即:存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉,防火,確保檔案資料的完整、安全。
第六條 非財務人員查閱檔案,須經財務部及檔案管理人員同意;財務部人員查閱,須經檔案管理人員同意;外單位查閱應憑該單位介紹信,經檔案主管部門領導批準方可查閱。查閱檔案應辦理必要的登記手續。會計檔案不得外借,特殊情況須經總經理批準可提供復印件。
第七條 會計檔案保管到期,由檔案室提出銷毀意見,會同會計部門審查鑒定,編制會計檔案銷毀清冊,由公司總經理簽署意見。同時將需永久保存的有關憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條 銷毀檔案時應由會計機構、檔案機構共同派員監銷參加,參加人員應對批準銷毀的會計檔案進行清點、核對,并在銷毀清冊上簽字,并將監銷情況報告總經理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
第4篇 物業公司檔案管理制度怎么寫
一、公司檔案由出納統一管理,各部門需要的檔案可申請復印件。
二、檔案按以下分類:工程圖紙、合同、音像資料、相冊、表格、制度、公文、會議記錄、傳真、通告、剪報、政府文件、資料、人事檔案等。
三、檔案資料的收集、整理、存檔依照下列格式:( ) [ ] ()────── ─ -------企業名稱(縮寫)部門 文種 時間 編號密級:a.機密文件:公司章程、股東會、董事會紀要、決議,重大業務合同函件、會議紀要、a級財務資料(財務報表、驗資報告、重要函件)、資產類權證、重大項目可行性報告、政府重要批文、企業歷史文獻。
b.普通文件:除a級外的文件均屬b級。
四、原則上所有資料應以原件存檔,當存檔資料確因客觀因素而不能存放原件時,可用復印件替代,但須附頁說明原件所在處及不能存留原件的原因。
五、歸檔資料必須準確做好文件索引。
建檔立卷按永久、長期、短期分別組卷;
卷內文件應把正文和底稿、文件和 、請示和批復放在一起,卷內頁號一律在右下角。
六、案卷裝訂前應拆除金屬物,做好文件材料的檢查,如對破損或褪色的材料,應當進行修補和復制,裝訂部位過窄或有字跡的材料,要用紙加襯邊;
紙面過大的書寫材料,按宗卷大小折疊整齊,對字跡難以辨認的材料,應附上抄件,案卷標題要標明相關署名、部門、問題等,文字要求簡練、確切;
用鋼筆書寫,字跡端正。
七、案卷按機構、年代排列,永久與長、短期案卷分開保管,編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。
八、注意做好保密工作,存放檔案的門窗要堅固,并做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠蟲、防高溫、防強光等措施。
九、每年定期對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題應及時采取補救措施,確保檔案的安全。
十、借閱文件檔案(包括資料),必須由借閱人填寫借閱單,經公司總經理審批,財務資料同時須經財務經理審批,辦理借閱手續,a級檔案須由總經理批準方能借閱;
b級檔案由副總經理批準借閱。
十一、裝訂成冊的檔案不出借,只供現場查閱,未立卷的文件及資料可出借。
十二、查閱檔案的人員必須愛護文件檔案,不得隨便攜帶或轉借他人閱讀。
做好檔案的安全和保密,不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、復印、攝影、轉借或損壞。
否則,將追究當事人責任;
如確需復印、摘抄等須經總經理批準后方可。
十三、查閱的文件檔案交還時,必須當面點交清楚,如發現遺失或損壞,應立即報告領導處理。
十四、對摘抄卷內檔案,應經總經理同意。
對摘抄的材料應進行審查、簽章。
第5篇 物業管理公司檔案管理制度
物業管理公司檔案管理制度范本
一、物業管理公司檔案管理規定:
1.公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管(包括代理主管)負責監督保管,由文員專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經主管許可,他人不得動用。
3.物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6.物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的,需經主管書面確認,如有違反的作泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9.物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的,公司將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
二、物業管理公司保密規定:
1.在工作范圍獲有關的公司、物業管理公司內部資料,業主、用戶單元和物業管理處員工個人資料及其內所載有的通信地址、聯系電話、購/租合約及金額、特別條款、物業管理公司及公司內部情況、業主及用戶個人情況等均屬工作保密范圍。
2.業主、用戶及員工資料統一存放在辦公室文件柜中,由專人負責注記及存檔等工作,由物業管理公司主管每周審核,其他工作人員未經許可禁止查閱。
3.物業管理公司物業管理處文件柜備用鑰匙由主管保管,主管及秘書因需告假時,經指定的授權人士,方可代為執行以上事務
4.應工作所需而放置于辦公室、監控中心、大堂接待處的業主及業戶聯系電話、員工個人聯系電話、地址等,必須隱藏放置,不得張貼于顯眼處,不得外泄。
5.公司制定的各類物業管理公司規章制度及工作指引,由物業管理處統一保管,高級管理員以上級別人員可借閱(須辦理借閱手續),每次限時一周。實行借閱目的為指引員工培訓,嚴禁任何形式的抄襲及復印。
6.發布的各類通知通告,應限定時效,過時收回。
7.員工應具有維護他人陰私權利的法律意識,主動為公司及業主保守秘密,對于任何人士不正常的打探行為,應堅決拒絕并向公司報告。
8.員工因執行保密規定不當,致使公司、業主、業戶或管理員工利益受不良侵害的,公司將按員工守則有關規定從重處罰,并由當事人個人承擔導致的全部法律責任。
三.物業管理公司檔案資料:
1、物業管理公司驗收檔案:
1)土建、設備安裝竣工資料(圖紙、設備資料);
2)設施設備之質檢、消防、勞動局、公安及音像管理等部門驗收合格文件;
3)機電設備保養合約;
4)公共區域設施設備驗收記錄(管理公司);
5)公共區域設施設備移交記錄(發展商、承包商與管理公司);
6)單元驗收及移交記錄(承包商、業主與管理公司);
2、物業管理公司二次裝修檔案:
1)用戶單元二次裝修圖則及審批手續;
2)二次裝修期間管理處監督檢查資料;
3、業戶資料:
1)入伙情況記錄;
2)業主(租戶)情況登記(包括名稱、單元號、聯系人、建筑面積、交接單、入伙時間或租用期限等);
4、物業管理公司管理文本匯編:
1)管理合同、管理公約、用戶手冊等統一裝訂成冊;
2)物業管理公司各類管理規章制度及裝修規定等;
3)物業管理公司各項管理分包合約;
5、物業管理公司設備維修保養類:
1)各類設施設備要有專門的維修保養制度及應急措施;
2)各類設施設備有獨立的維修檔案,及日常巡檢維修記錄;
3)主要部位如變配電間、監控中心、電梯機房等應有工作日記、交接班記錄、巡視記錄及人員進出記錄;
4)物業管理處有用戶維修保修單,維修后應有回訪記錄;
6、物業管理公司設施設備檢測類:
1)變配電間要有供電部門定期電氣測試報告記錄;
2)電梯要有勞動部門合格證書及年檢報告;
3)生活水箱要定期清洗并存記錄,清洗后要有衛生部門水質檢測報告,清洗工作應有有效體檢證明;
4)避雷系統要有定期檢測報告;
5)應有定期沉降檢測報告;
6)消防泵、管道應有定期試機及換水記錄,煙感及溫感探頭應有定期測試工作記錄;
7)其它設施設備檢測記錄資料;
7、物業管理公司物業管理處運作類:
1)正式文件應用電腦打印操作,并有規定的電腦檔號及存檔目錄記錄;
2)物業管理公司管理費收繳情況
3)物業管理公司管理費財務報告
4)物業管理公司物業管理處運作報告;
物業管理公司物業管理處會議記錄(包括內部會議及與發展商或業主委 員會的會議)
*物業管理公司物業管理處值班記錄
*保安值班記錄
*設備值班與巡檢記錄
*管理工作計劃與報告
*工程設備管理計劃與報告
*物業管理公司物業管理處往來信函
*用戶報修與投訴處理記錄
*承包商維修或保養工作情況記錄
第6篇 某物業部文件檔案管理制度
物業部文件檔案管理制度
一、物業部服務中心管理員專職負責服務中心所有文件(通知、命令、公函、總結、報告、通報、會議記要等)及資料(技術圖紙、手冊、個人簡歷、員工檔案、市府法規、車輛檔案、戶口檔案等)的存檔,收集和保管。
二、任何人借閱上述文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。
三、屬機密文件的要妥善保管,不準散播內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室。
四、員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,保管人員也不得將這些資料擅自給他人過目。
五、文件資料要進行合理歸檔,歸檔要注意整齊,歸檔前要先把資料分類,無論是按字母順序,還是按內容,按時間等形式分類,其目的都是為了查找迅速方便,因此都必須在檔案夾里清楚標明。
六、要經常進行清理歸檔,以免資料堆積混亂,對過期的文件資料要急時清理,無保存必要的材料,經物業部領導批準可做銷毀處理。
第7篇 物業檔案管理制度
物業檔案管理制度（一）
1、公司各物業項目的檔案資料規定由物業管理公司主管（包括代理主管）負責監督保管，由文員專職文件存檔、注記工作。
2、有關物業管理公司驗收檔案、圖則、業主及住戶資料、管理制度、合約及附件設備設施及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔，文件柜要求上鎖，未經主管許可，他人不得動用。
3、物業管理公司檔案資料必須按公司規定要求存檔，做到圖有袋、文有夾，報告類文件編目錄索引，檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4、物業管理公司檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5、物業管理公司檔案在歷任主管調職、任職時應向公司或接任者辦理移交手續、經確認后方可離任。
6、物業管理公司檔案日常需經常使用部分應復印備份，原件存放在檔案中不得隨意使用。
7、因工作需要借閱、復印專管部分檔案資料的，需經主管書面確認，如有違反的作泄密處理。
8、公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況，對不符要求的保管責任人將作適當處分。
9、物業管理公司檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的，對物業管理公司有重大影響及損害物業管理公司公司利益的，公司將視情節輕重追究當事人責任，并保留追究其法律責任的權利。
物業檔案管理制度（二）
為規范本小區業戶檔案信息的管理，不斷完善信息的內容，使客戶檔案信息準確、及時有效，便于開展工作，同時確保資料的保存完好，特制定本管理規定：
1、辦公室負責指定接待員、檔案員負責業主檔案的信息收集、管理及整理工作；
2、專管人員須將業主的檔案資料分戶建立、逐一保存，建立統一目錄，同時建立電子檔備份。各類信息詳細排列，以便查閱；
3、客戶信息檔案的內容包括：業主收樓及驗收文件、裝修文件、日常維修文件、繳費文件、回訪處理文件及投訴建議等其他文件；
4、專管人員須認真填寫各項記錄表，紙文檔與電子文檔同時進行。及時跟進業主檔案的變更，保證信息的準確性；
5、業主檔案信息應嚴格管理，注意保密。嚴禁非相關人員查閱，以保護業主的隱私，維護公司良好形象；
6、為確保文檔安全，文件柜要做好防火、防盜、防潮、防蟲工作；
7、業主檔案永久保存，及時與業主溝通，及時變更業主信息，保證其準確性。
第8篇 項目物業管理檔案管理制度7
項目物業管理檔案管理制度(七)
一.物業管理檔案建立與管理規定:
1.項目的檔案資料規定由管理處總物業經理負責監督保管,由管理處行政人事助理專職文件存檔、注記工作。
2.有關物業驗收檔案、圖則、業主及用戶資料、管理制度、合約及附件設備設施檔案及保養制度、財務報告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜要求上鎖,未經總物業經理許可,他人不得動用。
3.物業檔案資料必須按公司規定要求存檔,做到圖有袋、文有夾,報告類文件編目錄索引,檔案類文件有存檔文件清單及編號目錄。
4.物業檔案目錄及存檔文件清單每季度上報公司備案。
5.物業檔案在歷任總物業經理調職、離任時應向公司或接任者辦理移交手續,經確認后方可離任。
6.物業檔案日常需經常使用部分應復印備份,原件存放在檔案中不得隨意使用。
7.因工作需要傳閱、復印專管部分檔案資料的,需經物業總物業經理書面確認,如有違反的做泄密處理。
8.公司將定期巡查上述規定所提及之要求落實情況,對不符合要求的保管責任人將做適當處分。
9.物業檔案資料因保管不當而導致遺失、泄密的,對物業管理有重大影響及損害物業和公司利益的,管理處將視情節輕重追究當事人責任,并保留追究其法律責任的權利。
第9篇 物業管理處站檔案資料管理制度
項目物業管理處/站檔案資料管理制度
管理處/站檔案資料具有物業管理軟件和保證管理服務工作可追溯的雙重作用,搞好管理處/站文檔的管理是物業管理工作的重要內容。因此,為規范管理處/站的文件、檔案管理,特制定本規定。
一、指定一兼職資料員負責公司文檔的全面管理,負責管理處/站所有文件(上級文件、通知、命令、公函、總結、報告等)和資料(技術資料、公司資料、員工檔案、政府法規、住戶檔案等)的分類、收集和保管。
二、資料管理人員須對來文發文進行登記,及時合理歸檔,歸檔時按資料分類方法進行分類,以便查閱,對于可進入電腦的資料及時輸入電腦。
三、接收文檔資料必須認真驗收,并辦理交接登記手續。
四、任何人員借閱相關文件資料,須登記日期、用途、經手人及歸還日期。
五、屬公司機密文件,要妥善保管,不準散播其內容,不準給未經領導批準的人員翻閱,不準復印,不準帶離辦公室;員工個人檔案屬秘密材料,他人無權翻閱,文檔管理人員也不準將這些資料擅自給他人過目。
六、對于產權人及用戶的相關資料,對管理相關的人員可查閱,不得給其他無關人員。
七、經常對檔案進行檢查、清理、核對,時間長的文件資料應分類裝訂成冊,以備查閱;已失去保存價值的檔案根據上級檔案部門規定檔案保管期限,經相關領導批準后進行銷毀;對受損、變質檔案,及時修補和復制;做好資料的防火、防盜、防潮、防蟲等工作,以確保文檔完整。
第10篇 物業住宅小區檔案管理制度
物業項目(住宅小區)檔案管理制度
1整體檔案管理
檔案資料的建立應與今后的創優結合起來,按照《全國優秀示范小區評分標準》的分類標準建立檔案資料。
第一節基礎管理資料
1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用
1)工程規劃許可證
2)施工許可證
3)工程總平面圖
4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證
5)國有土地使用證
2.辦理接管驗收手續
1)委托物業管理合同
2)工程建設施工建檔移交清單
⑴幢建施、結施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;
⑵水施、電施、訊施、地下管網竣工圖,分項、分部質檢平定資料(復印件);
3)商品房質量保證書
4)房屋移交驗收資料
5)設施設備移交清單及檔案資料
3.由一家物業管理企業實施統一專業化管理
1)物業管理有限公司企業法人營業執照(正副本)
2)物業管理有限公司組織機構代碼證(正副本)
3)物管企業資質證書
4)物業管理有限公司稅務登記證(正副本)
5)上級批文(文件)
4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業管理企業簽定物業管理合同,雙方的責、權、利分明
1)物業委托管理合同
2)前期物業管理方案
3)物業移交及實施意見
5.購房人與物業管理企業簽定物業管理合同,雙方責、權、利明確總戶數戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業管理服務合同為份。(文件柜放置于)
6. 建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關規定
1)物業管理有限公司代管維修資金的財務管理制度
a)代管維修資金的使用范圍
b)代管維修資金的來源和籌集方法
c)代管維修資金的管理與使用辦法
d)代管維修資金的移交
7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業主公約等各項公眾制度完善
1)房屋使用說明書
2)公共管理制度
⑴治安管理制度
⑵消防管理制度
⑶門衛管理制度
⑷機動車停車場管理制度
⑸非機動車管理制度
⑹裝修管理規定
3)政府有關文件
8.業主委員會按規定程序成立,并按規章制度履行職責
1)業主委員會籌備工作資料
⑴關于組建業主委員會實施方案
⑵業主委員會資料(詳見業主意見調查表)
⑶業主委員會章程
9.物業管理企業制定創優規劃和共體實施方案,并經業主委員會同意
1)創優規劃
2)創優實施方案(附物業管理質量目標書)
3)物業管理優秀住宅小區達標申報資料資料
10.小區物業管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。
1)員工手冊
2)文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范
3)部門職責
⑴公司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)
⑵員工手冊
⑶管理中心職責
⑷財務部職責
⑸護衛部內務條令、崗位職責
4)部門工作程序、操作程序
⑴財務部管理制度
⑵客戶服務中心工作程序
⑶工程部設備運行維修工作程序
⑷消防工作管理制度
⑸各種應急處理方案
a、火警、火災應急方案
b、停電應急方案
c、護衛部突發事件處理措施
5)管理中心綜合管理制度
⑴值班制度
⑵回訪制度
⑶檔案管理制度
⑷原始記錄、資料管理制度
6)管理人員、員工考評細則
⑴管理人員考核細則
⑵財務管理人員考核細則
⑶維修人員考核細則
⑷清潔、綠化人員考核細則
⑸護衛員考核細則
⑹護衛部崗位目標管理考核辦法
7)護衛部培訓日程、訓練記錄
8)護衛知識考試資料
9)管理中心原始記錄資料
⑴門崗值班記錄
⑵監控中心值班記錄
⑶緊急情況記錄
⑷停車場車輛進出原始記錄
⑸房屋裝修管理記錄
⑹裝飾裝修申請書、責任書
⑺值班記錄
⑻回訪記錄
⑼維修派工單
⑽住戶檔案
⑾維修員值班記錄
⑿設施設備巡查保養等記錄
11.物業企業管理人員和專業技術人員持證上崗,員工統一著工裝、佩帶明顯標志,工作規范,作風嚴謹。
1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件
2)管理中心專業技術人員資格證、操作證
3)護衛員上崗證
4)員工勞動合同
12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段,提高管理效率。
1)小區住戶基本資料(備份文件夾類)
2)小區物業基本資料
3)辦公文案
4)各類管理制度、文件夾
⑴護衛類
⑵財務類
⑶管理類
⑷保潔類
⑸經營類
⑹人事類
⑺業主委員會
⑻運行維修表
5)住戶費用繳費統計資料
13.物業管理企業在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執行有關規定,至少半年公開一次物業服務費用收支情況。
1)年月--財務收支報告
2)向住戶公布費用收支情況,資料
照片
3)物業管理費用標準批復
4)繳費通知單存根
14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。
1)總平面圖
2)共用設施設備及配電系統
3)可視對講、監控系統
4)消防系統
5)背景音樂系統
6)光纖電視系統
7)辦公用設備
8)各種警示牌、標識卡
15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊,查閱方便。
1)住戶檔案
2)商業用房業主檔案(含用戶)
16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業主及使用人對物業管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。
1)值班制度
2)回訪制度
3)管理人員值班記錄
4)維修工單存根及回單
5)設備巡查記錄
6)護衛門崗值班記錄
7)主動征求業主對物業管理服務的意見和建議
17.定期向住戶發放物業管理服務工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。
1)《客戶意見征詢表》
18.建立并落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。
1)物管中心工作程序(見工作守則)
2)設備運行維修工作程序(見工作守則)
第11篇 某某行政中心物業管理規章制度和檔案建立管理規范
某行政中心物業管理處管理規章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規范、嚴謹。
以公司企業文化理念及iso9000質量規律體系為指導,導入iso14000環境管理體系思想。以國家相關法律法規和業主需求為基礎,建立科學、規范、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學化、規范化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現代企業正常有序運作的必要條件;科學化、規范化的檔案管理能為企業的高效運作和快速發展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學化、規范化的檔案管理是提供專業化物業管理服務的重要基礎,能有效的為物業及公用設施的使用、維修以及各項物業管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規范和iso14000環境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規范管理與專業服務相結合的路線。常言道:'沒有規矩,不成方圓',必要的規章制度是作好物業管理服務的保證,要使該物管區域的管理與服務走上正軌,實現標準化、規范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營范圍和業主需求的為依據,并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業服務的方方面面,與傳統的管理方式相比,其更顯科學、規范。二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規章制度的建立與管理
1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規,所有管理制度的建立,均以法律法規及物業管理委托合同為基礎,物業管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規范化,以保證如實履行物業管理委托合同規定的義務。
2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時,以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業管理的具體特點和要求,并導入iso14000環境管理體系和ohsas18000職業安全健康管理體系,對整個規章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發員工工作熱情。
5、注重物業管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環節,用制度使其環環相扣,做到有序規范的運作,協調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見物業管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的執行,需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的,對相關記錄進行規范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業管理檔案的分類
1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發的《全國物業管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關規章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、**區行政中心是某某區政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
第12篇 物業管理制度與檔案建立管理規范
物業管理制度與檔案的建立與管理
(一)管理內容:
1、工程檔案:從接管開始的所有工程技術、維修、改造資料、各種竣工圖及各類設施設備資料等;
2、業主檔案:所有業主購、租房合同(復印件),業主基本情況登記表、裝修申請表和住戶健康狀況登記表等;
3、文件檔案:有關物業管理法規政策、公司文件等;
4、管理資料:綠化資料、日常巡查(清潔、維修、保安)記錄、值班記錄,車輛管理記錄、監控記錄、榮譽資料等。
(二)管理措施:
1、制定檔案制度,并嚴格執行;
2、專人管理(由負責內勤的管理員擔任),專室專柜,編目造冊,存放有序并且尊重業主隱私,保守秘密;
3、科學管理,確保檔案資料完整、齊全,確保檔案完好率達100%;
4、逐步實現智能化管理,計時可靠的掌握相關信息,提高管理水平。
