第1篇 物業其他行政管理規定工作制度格式怎樣的
物業行政工作制度:其他行政管理規定22其他行政管理規定22.1.員工證2
2.1.1 所有員工在入職時均由物管公司行政人事部簽發的員工證。
2
2.1.2 員工證必須當值時按規定佩戴,不得掛在腰際或以其他外衣遮蓋,違者以不配戴論處。
22.4員工須注意愛護員工證,人為損壞或遺失,除按規定及時到行政人事部補辦手續外,將視實際情況可能給予一定的紀律處分。
2
2.1.4 離職員工必須將員工證交回,否則扣罰工本費30元。
22.2.更衣柜、鑰匙的管理2
2.2.1 員工更衣柜不能隨便與他人調換,不能私裝鎖頭和私配鑰匙,不能存放易燃易爆危險物品,不要存放貴重物品,物管公司/管理處不負任何私人財物損失的責任。
2
2.2.2 物管公司/管理處有權隨時選派兩名行政人員檢查更衣柜。
2
2.2.3 員工離職時須將更衣柜清理干凈。
2
2.2.4 物管公司內部鑰匙由資源部統籌管理、復制。
領用人領用鑰匙后,需在領用單上注明確認。
2
2.2.5 鑰匙保管人應遵守下列條件,否則所發生損失由保管人負擔責任,并按情節輕重論處或依法究辦:22.2.
5.1離職時應將鑰匙交回資源部。
22.2.
5.2鑰匙遺失時,應立即向資源部報告。
22.2.
5.3不得復制或任意借予外人使用。
22.3電腦使用管理2
2.3.1 總則隨著科學技術的發展,電腦作為企業員工進行文件處理、文件和信息傳輸以及企業經營管理工作的基本工具,對提高工作效率和管理水平、實現企業管理現代化發揮著積極的促進作用。
為配合企業的制度化、程序化、規范化管理,公司對現電腦的使用、管理與維護制定本制度。
2
2.3.2 適用范圍廣州物業管理有限公司全體員工。
2
2.3.3 電腦調配原則2
2.3.3 .1各管理處根據實際工作需要,制定電腦配置與采購計劃,報請公司審批采購。
2
2.3.3 .2所有電腦設備均須按照崗位工作需要進行調配,并由行政助理負責資產登記與管理。
2
2.3.3 .3外出公干需要使用筆記本電腦的員工,報請所在部門經理或管理處主任批準、資源部審核通過后可予以借用。
2
2.3.4 電腦的使用與管理22.3.
4.1各部門必須按照規定機型、外設設備、硬件配置使用電腦,不得私自拆卸或安裝任何硬件設備。
并保證電腦設備在良好環境下使用,不得在設備上放置雜物,并做好電腦設備的防塵、防潮、通風工作。
22.3.
4.2各管理處電腦未經批準一律不得安裝光驅,如確有需要,由行政助理報公司資源部備案后在管理處主任或其他指定的電腦上安裝。
22.3.
4.3為防止管理處資料外泄,各管理處僅在管理處主任、行政助理、客戶服務主管、保安主管、財務部、工程部主管電腦上安裝usb接口,電腦使用者必須負責usb接口的管理,并確保相關資料不被外泄。
22.3.
4.4任何員工不得將私人可移動u盤帶入公司使用,公司、管理處根據工作需要配備公用u盤。
22.3.
4.5管理處主任、財務部、客戶服務部主管的電腦可根據需要開通上網功能,上網帳號和密碼由電腦使用者管理并保密,其它電腦不得開通上網功能。
22.3.
4.6各管理處電腦出現重大故障,由行政助理報請公司進行維修處理。
如因員工私自卸拆卸造成電腦損壞,由該員工承擔此項損失。
22.3.
4.7電腦操作應按一定的規程進行。
啟動時應先開顯示器、打印機等外部設備,后開主機;
時應先取出磁盤或光盤 主機,后 顯示器,打印機等外部設備。
22.3.
4.8在電腦運作過程中,若發現異常聲音或怪味時,應立即切斷電源,并通知行政助理及供應商檢查機件。
22.3.
4.9各使用部門設有專人操作電腦,每臺電腦均必須設置開機密碼及熒屏保護密碼,電腦使用者必須對密碼保密,并對自己的一切電腦操作負責。
嚴禁未經允許擅自使用他人電腦。
22.3.
4.10為了預防電腦病毒,使用磁盤及光盤前必須進行病毒檢測,嚴禁員工未經管理處主任批準私自安裝外來軟件、程序,一經發現按情節輕重給予紀律處分。
22.3.
4.11任何時間嚴禁員工利用公司、管理處電腦玩游戲,嚴禁非公務情況下上網,一經發現按情節輕重給予紀律處分。
22.3.
4.12嚴禁員工使用不健康、消極或產生不良影響的圖片與文字作為電腦桌面,并不得瀏覽或傳播不健康、消極或反動的網絡信息。
22.3.
4.13員工離職時,必須將電腦的所有密碼如實交接給指定的交接人后方可辦理離職手續。
2
2.3.5 責任及義務22.3.
5.1人事資源部:對電腦設備資產管理、調配、調試負責,有義務指導員工正確應用電腦。
22.3.
5.2員工:員工對配置的電腦有資產監管的責任和日常保養的義務。
2
2.3.6 監督機制22.3.
6.1員工不按規定操作電腦者,將視情節輕重給予紀律處分。
22.3.
6.2員工故意損壞電腦設備者,公司將視情節輕重給予紀律處分,并追究其相應責任且有權要求其經濟賠償。
22.4復印機使用管理2
2.4.1 復印機必須由各部門指定人員負責操作,其他人員非必要請勿使用復印機。
2
2.4.2 員工在每次復印完后必須即時在《復印機使用薄》上如實登記(雙面復印當2張),及清理遺留的物件及廢紙。
2
2.4.3 使用復印機只限于復印管理處有必要復印的文件,禁止復印私人文件。
2
2.4.4 當連續復印文件數量達100張,必須暫停2分鐘,禁止將沾有未干涂改液或膠水等文件進行復印。
2
2.4.5 行政助理負責復印機維保工作,及監督復印機的使用狀況。
22.5傳真機使用管理2
2.5.1 所有文件的傳真工作由各管理處指定行政助理或前臺接待文員負責操作。
2
2.5.2 傳真文件統一由指定人員負責接收及發出的登記工作,禁止其他人員私自取走未經登記的文件。
2
2.5.3 傳真機操作人員必須盡快將已發出或接收到的文件登記后及時分派到各部門負責人。
2
2.5.4 使用傳真機只限于傳真管理處文件,禁止傳真私人文件。
2
2.5.5 行政助理負責傳真機維保工作,及監督復核傳真機的收發記錄。
22.6辦公費用控制2
2.6.1 文具22.6.
1.1新入職員工(保安工程除外)可領取一套必要辦公文具,費用控制在人民幣一百元以下,包括以下非易耗物品:筆筒、計算器、剪刀、訂書機、起訂器、打孔機、直尺、文件架等,上述物品一旦領用后原則上不再重復領用,唯以舊換新時也需由行政助理審核是質量原因還是使用不當所致,因個人原因造成損壞、遺失的,由個人自負,不應再向公司申請補領。
員工離職時同樣要求返還整套非易耗文具。
22.6.
1.2每月文具領用原則上只是添置易耗材料,如紙薄類、筆類等,或添置必要的文件夾類。
22.6.
1.3行政助理有權根據實際情況,對各部門提交的文具申請中的數量和品種作相應的控制、調整,并視進度給予發放。
22.6.
1.4本著環保、節約的原則,公司建議各管理處善用資源,采取適當措施控制不必要的花費,如適當使用可換筆芯循環再用的筆類,使用二次用紙等。
第2篇 某物業管理公司行政例會制度
物業管理公司行政例會制度
為提高會議質量,增強行政辦事效率,現對公司行政例會作出以下規定:
一、例會時間:每周一上午8:30,與會人員必須提前5分鐘到場(如有變動,另行通知)。
二、出席人員:酒店總經理、各部門主管級以上人員,行政文員負責會務后勤、簽到和會議記錄。行政擴大會議如有參加人員變動,行政部另行通知。
三、會議內容:會議由總經理或總經理安排專人主持,常規例會安排各部門匯報上周工作完成情況、未完成工作、下周工作計劃及工作建議,需要協商事務,總經理下達工作指令和質量要求;行政辦負責匯總行文并傳達落實。
四、例會紀律:
1、無特別緊急情況,應與會人員不得請假,都應按時參加。否則,遲到一次罰款20元,無故缺席一次罰款50元。
2、自覺維護例會秩序和辦公環境,關閉通訊工具,加快會議進程,避免中途退場、接聽電話或其它干擾。
3、對于會議上達成決議的要求和總經理下達的工作指令,各部門未能按時按要求貫徹、落實和傳達,將追究部門負責人工作失職責任。
五、本制度自公布之日起執行。
簽署人:zz物業管理有限公司
第3篇 物業行政集團網手機使用管理規定工作制度
物業行政工作制度:集團網手機使用管理規定
11集團網手機使用管理規定
11.1手機所有
手機為聯通公司送給zz物管公司,所有權為zz物管公司所有,手機與手機號碼統一由資源部配于zz物管公司主管級以上員工使用。
11.2手機使用管理
11.2.1cdma手機由zz公司配于主管級以上員工使用,是屬于員工福利的一種,在使用cdma手機時,同時享有公司手機補助。
11.2.2ma手機統一由資源部管理,由資源部統一調配,員工不能干涉。
11.2.3員工在使用cdma手機時,必須保證在工作時間內開機,如果發現在工作時間內無故關機,無法聯系的情況,資源部有權做出處理。
11.3手機費用管理
11.3.1cdma手機交由員工使用的當月起,員工相應享有與其職位相應的手機報銷。具體參照'手機通信費用管理規定'。
11.3.2cdma手機話費每月由使用者自行到營業廳繳費,索取話費發票交行政核準,在限額標準內實報實銷,超過報銷限額的話費由持機人自行承擔。
11.4其他
11.4.1員工在領取cdma手機時,需和公司簽定一份公司內部手機管理協議;
11.4.2員工在領取cdma手機后,在使用過程中,如果出現手機損壞、遺失等情況,由員工負責賠償;
11.4.3員工在離職后,需把手機交還公司,如果私自帶走手機者,當在其當月工資里扣除其中費用,同時公司有權追究其法律責任;
11.4.4如員工在領取手機后,在公司工作滿兩年(從領取手機后開始算),公司把其使用的手機及號碼送于該員工。
11.4.5如享有報銷補助員工現使用中的cdma手機,想加入集團網,可把手機號碼及身份證復印件交給資源部,由資源部代為辦理。加入后,手機號碼屬員工不變,超出話費標準部分自行繳納。不享有報銷補助的員工,如想把自己使用的cdma手機加入集團網,亦可把號碼及身份證交于資源部代為辦理。話費方面由員工自己以預存話費方式繳費。公司不承擔任何責任。
11.4.6員工如想把原屬于自己的cdma手機號碼退出公司集團網,可以向資源部提出申請,由資源部辦理。
11.5內部手機管理協議
為便于與zz公司的溝通,提高工作效率,zz物業管理有限公司決定對主管級以上員工統一配發手機及對應的號碼。為更好地進行管理,現制定以下規定:
11.5.1公司配發員工使用的手機及其配件、號碼,屬公司所有,員工僅享有使用權,未征得公司書面同意,使用者不能擅自更改號碼或轉讓手機及其配件。
11.5.2使用者在手機使用期間須妥善保管好手機及配件,如有損壞或遺失,公司將視實際情況要求使用者作出相應賠償。
11.5.3員工經公司書面批準,將獲得公司配發的手機及其配件和對應的號碼,并可以享有定額手機話費報銷。公司每月提供給使用者的定額話費報銷費用,是為滿足公司通信需求及日常工作需要,使用者不能因個人原因而導致關機甚至停機,影響公司工作效率;違者將按公司管理制度追究相關責任。
11.5.4使用者實際話費如超過公司批準的定額報銷費用,超出部分由使用者自行承擔。
11.5.5手機號碼為公司的一種資源,使用者不得利用此號碼作違法違紀使用。一經發現,將會受到公司的調查,公司將保留追究使用者相關責任的權利。
11.5.6如手機存在質量問題或者通訊故障時,可向公司資源部報告,或直接致電中國聯通廣州分公司服務經理,以盡快解決。
11.5.7使用者與公司提前解除或終止勞動關系時,需同時返還手機及其配件、uim卡,結清話費,否則公司有權直接從使用者的薪金中扣抵配發手機的市場價款、話費及其他相關費用。
11.5.8員工一經領用手機及其配件或使用公司配發的手機號碼,則視作自愿遵守上述規定。
第4篇 物業行政宿舍管理制度工作制度
物業行政工作制度:宿舍管理制度
17宿舍管理制度
因工作及管理需要,管理處為部分員工安排員工宿舍,統一配備床鋪及必需生活用品,并制定員工住宿及管理規定如下:
17.1住宿員工需提供個人資料,到管理處行政人事部辦理宿舍入住的相關手續。
17.2員工應保證無不良嗜好,不得攜眷住宿;
17.3住宿作為員工福利,房屋租金、管理費及必要正常的修繕維護費由管理處負責,水電費用由員工自行負擔。
17.4員工離職時,應于離職日內遷離宿舍,不得借故拖延或要求任何補償費或搬家費用。
17.5單元宿舍統一由保安部住宿人員中職位最高者擔任宿舍舍監,其工作任務如下:
17.5.1總管一切內務,保持整潔、維持秩序;
17.5.2備置員工資料(如暫住證資料、緊急聯絡人等);
17.5.3監督舍員的行為規范,宿舍制度的執行,定期向行政人事部匯報各項情況,配合行政人事部定期的宿舍檢查。
17.6舍員應遵守下列規定,違犯者將視情節輕重給予必要行政處分,甚至解雇。
17.6.1服從舍監管理、派遣與監督;
17.6.2遇緊急事故時能服從召集命令,迅速到達現場增援;
17.6.3室內遵守消防規定,嚴禁使用及裝接高負荷的電器,嚴禁私接電線,(禁止明爐烹飪);
17.6.4室內不得使用或存放危險及違禁物品;
17.6.5個人被鋪及其他物品必須疊放整齊,保持室內清潔;
17.6.6愛護室內一切公共設施及物品,不得于墻壁隨意張貼字畫或裝釘物品,不得任意改造、改建室內現有裝修及設備;
17.6.7愛護管理處統一配備的設施和物品,員工離職或損壞將按有關規定折舊或賠償;
17.6.8各房間的清潔由舍監安排住宿人輪流清潔值日;
17.6.9任何時侯均不得制造噪音、氣味;
17.6.10宿舍內不得招待、留宿外人或親友;
17.6.11換洗衣物必須曬掛整齊,干凈的收入柜內,不得堆積室內;
17.6.12貴重物品應妥善保管,遺失由當事人自行負責;
17.6.13不得在宿舍內喝酒、賭博(打撲克、麻將)或其他不良行為;
17.6.14水電使用得當,不得浪費,隨手關水掣、電掣;
17.6.15不得無正當理由及事先未經批準在外留宿;
17.6.16舍員下班后外出時間超過三小時的,必須向舍監報告;
17.6.17下班后舍員著裝仍需得體,不得穿著拖鞋、睡衣、背心、內衣褲甚至赤裸身軀在小區內走動;
17.6.18入住宿舍的員工,一律要向公安部門申辦暫住證。
第5篇 物業行政文件、資料管理制度作業指導書
物業行政管理作業指導書:文件、資料管理制度
1 目的
規定本公司文件資料的編寫、批準、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來文件的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用范圍
適用于本公司內部文件的編寫、收發、控制及資料保管和外來文件的管理。
3 職責
3.1 各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2 綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3 辦公室負責文件發放、存檔、資料保管以及文件的處理。
3.4 辦公室主任主管文件、資料管理工作的控制。
4相關文件
《文件控制程序》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程序》q/ph-qp-4.2.4
5工作程序和管理辦法
5.1 文件的產生
5.1.1 各相關部門根據工作需求編寫文件。
5.1.2總經理助理對文件進行審核。
5.1.3總經理審批通過的文件由辦公室打印和發放,作為非受控文件生效。
5.1.4辦公室對生效的文件印制,必須使用[印制文件登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2文件、資料的類別
5.2.1 受控文件
a) 內業資料;
b)圖紙資料;
c) 按照質量體系的控制要求進行管理的文件;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來文件;
e)與服務過程有關的合同協議;
f)業主檔案(如:公共合約、用戶登記表等,屬于業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程序]q/ph-qp-7.5.4)。
管理與控制具體執行[文件控制程序]( q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控文件
與公司經營和服務工作范圍相關的文件作為非受控文件管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便于歸檔,根據目前公司現有的非受控文件,可分為:
a)內行文、外行文: 1
b) 未被質量體系引用的外來文件: 2
c) 與服務過程無關的合同協議: 3
d) 未被質量體系引用的法律法規: 4
e) 行業標準性文件: 5
f) 照片、錄像帶:6
g) 電腦貯存:7
5.3文件、資料目錄的索引號
*-*.*-**
文件盒編號
同號柜序列號
文件柜編號
文件類別編碼
5.4文件、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作文件進行編寫、收集、整理和存檔,并匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責文件、資料的保密性防范,公司所有受控文件和非受控文件的資料均屬保密性文件。
5.4.3 辦公室負責對文件、資料的管理和保護,文件、資料應分門別類包裝和存放,對于需存檔的文件、資料要及時存檔,并建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),注明文件類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。并在檔案柜上貼好存放文件的索引號范圍。確保調用、借閱文件、資料時易于識別和檢索,便于對文件資料的保管。
5.5 文件、資料的發放
5.5.1文件應按各職能部門工作性質和范圍發放,由辦公室制定[文件分發登記表](qr-wd01-02-03),注明發放范圍、數量、分發號等,并要求領用人在[文件分發登記表]上簽領,以便對發放的文件進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在文件發放的過程中不得誤發、遺失,發現文件誤發時應立即追回,同時作好文件的補救工作。
5.6 文件資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[文件、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細注明文件、資料的編號和圖號,并按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的文件、資料未經允許不得復印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的文件、資料歸還時,辦公室應對文件資料是否完好進行檢查,若文件、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,并在[文件、資料借閱登記表]的備注欄上注明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
4機密性文件的調用與借閱規定
a) a級機密文件資料:公司年度計劃、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟文件等的調用與借閱需經總經理批準。
b)b級機密文件資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批文件等的調用與借閱需經辦公室主任批準。
c)c級機密文件資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類文件的調用與借閱需經有關部門負責人批準并向辦公室聯系辦理。
d) 行業主管借閱文件、資料的僅限于b級機密和c級機密文件、資料。
e) 業主(用戶)因工作需要借閱文件、資料的,僅限于技術圖紙和已張貼在公共場所的文件。
f)外來單位借閱、調用文件、資料的限于國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明文件和相關證件,由辦公室主任向總經理請示后親自辦理。
g) 以上文件資料的調用與借閱按5.5.1 、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7文件的復制、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意復印公司的文件資料,如因工作需要復印文件,須經辦公室主任批準,并在[文件復印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫復印文件的名稱,復印數量,并簽名。
5.7.2 文件使用人應對文件妥善保管,當文件破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[文件補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批準,辦理更換手續。補發新文件時應收回破損文件,并應給予新的分發號,新的分發號延續原來文件分發號。
5.8 文件、資料的更新
文件增加條款和更
新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9 文件的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用于公司運行或超過有效期限的文件,經過總經理過期審批后給予作廢或銷毀處理。
5.9.2 在分發過程中發現文件遺失或在使用過程中文件破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批后,給予作廢處理。
5.9.3 作廢文件蓋作廢章,留一至兩份備案,其余銷毀。文件銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。
5.9.4 辦公室對于作廢和銷毀的文件,應在[作廢、銷毀文件登記表](qr-wd01-02-07)上注明作廢或銷毀文件的編號、版本號和分發號作廢,并向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。
6 使用的記錄表格
序號名稱編號存放地點存放時間
1[印制文件登記表] qr-wd01-02-01辦公室一年
2[存檔備案資料目錄] qr-wd01-02-02辦公室長期
3[文件分發登記表] qr-wd01-02-03辦公室一年
4[文件、資料借閱登記表] qr-wd01-02-04辦公室一年
5[文件復印登記表]qr-wd01-02-05辦公室一年
6[文件補發申請表] qr-wd01-02-06辦公室一年
7[作廢、銷毀文件登記表] qr-wd01-02-07辦公室一年
起草人: 審核人:審批人:
第6篇 物業公司行政管理制度9
物業公司行政管理制度(九)
第一章總則
第一條為完善公司的行政管理機制,建立規范化的行政管理體系,提高行政管理水平和工作效率,使公司各項行政工作有章可循、照章辦事,特制訂本制度。
第二章公文處理規定
第二條為進一步做好公司公文處理工作,使公文處理規范化、制度化,提高工作效率,參照上級有關公文處理規定,結合公司實際,特制定本規定。
第三條公文由辦公室統一簽收。公司的收文包括辦公管理信息系統的電子收文和紙質收文。文書處理人員應每天定時瀏覽局內網信息并進行電子收文,范圍包括上級機關和同級機關制發的本公司主管業務的文件材料、上級機關和同級機關制發的本公司非主管業務但要貫徹執行的文件材料。
第四條領導辦文閱文原則實行'一日一畢'制,承辦部門辦文時間按領導批示辦理,承辦人應在處理單上注明處理結果,并及時送回辦公室文書處理人員。
第五條為確保文件在辦理過程中流向清晰、責任明確,辦公室負責公司文件的傳遞、交辦,嚴格杜絕文件橫傳。
第六條辦公室要對承辦公文情況進行檢查、催辦,掌握公文的運轉和處理情況。緊急公文,應隨收隨批隨送,并提出辦理時限,必要時,辦公室應催辦,以防延誤或漏辦。
第七條簽收的文件,一律登記編號存入微機管理,次年初統一交檔案室編檔入庫。
第八條由部門起草的文件,經部門負責人認真審核后交辦公室核稿后送分管領導會簽,最后由總經理簽發。經簽發后的文件需登記編號,不得隨意更改,確需改動,須經簽發人批準。
第九條公文用紙采用國際標準a4型。發文底稿一律使用公司印制的發文紙,各部門必須同時送打印稿(附磁盤或內網共享),不得使用圓珠筆、鉛筆書寫。
第十條付印的文稿由起草部門指定專人校對。校對要認真負責,重要文件要'二校'后才能付印。
第十一條文件蓋印完畢,辦公室即留存一份,然后由主辦部門自行裝封、寄送,有特殊要求的由辦公室裝封、寄送。
第三章檔案管理辦法
第一節總則
第十二條為了加強公司檔案工作,使檔案工作制度化、規范化,不斷提高檔案工作的科學管理水平,更好地為公司發展服務,根據《中華人民共和國檔案法》、《浙江省錢塘江管理局檔案管理制度》,結合公司檔案工作實際,特制定本辦法。
第十三條本辦法所指的檔案,主要包括公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有查考利用價值,并按照有關規定立卷歸檔、集中保管的文件材料、視聽資料及其它各種載體材料。它包括文書、會計、科技、聲像、實物、電子等各類檔案。
第十四條公司檔案實行集中、統一管理,各部門應把檔案工作納入本部門職責范圍,定期向檔案室移交部門檔案,任何部門和個人不得據為己有或拒絕歸檔。
第二節檔案室工作職責
第十五條檔案室工作職責:
(一)貫徹執行黨和國家關于檔案工作的方針、政策、法規和規定,在局信息中心業務指導下制定公司檔案工作計劃、管理辦法和業務性規范。
(二)監督、指導各職能部門做好各種文件材料的收集、整理、歸檔工作。
(三)負責管理公司各種門類和載體的檔案,不斷提高科學管理水平,以維護檔案的完整與安全,積極提供利用,為公司各項工作服務。
(四)定期接收各部門的各類檔案資料,并做好檔案的立卷、保管、借閱工作。
(五)依法負責檔案材料保管期限的確定、核查和檔案的定期鑒定。
第三節檔案的歸檔
第十六條文書檔案按年度一年歸檔一次,在次年六月底前移交歸檔。
第十七條臺帳由各部門按要求整理,經局年終考核后,于次年第一季度歸檔。
第十八條會計文件材料在會計部門保管一年,于次年六月底前移交檔案室歸檔。
第十九條技術檔案由相關部門在次年第一季度按要求整理移交檔案室,各相關部門在提交紙質檔案的同時,有電子稿的一并歸檔。
第二十條聲像資料(包括工作照片等),由形成部門在工作結束后及時整理,于年中、年底各交檔案室一次。
第二十一條實物檔案是指單位榮獲上級機關授予的獎章、獎杯、獎狀、錦旗、證書,舊公章、名人字畫、題詞等物品,在收到榮譽實物后一周內及時歸檔。
第二十二條各種辦公、動力、汽車等大型設備儀器的使用說明書、安裝說明書、系統圖、線路圖等資料在驗收后兩周內及時收集歸檔。
第二十三條歸檔要求:
(一)歸檔的文件材料必須完整、準確、系統,符合其形成規律。
(二)歸檔的文件材料,一般一式一份,重要或利用頻繁的文件材料,要適當增加歸檔份數。
(三)科技檔案、會計檔案由職能部門按有關規定整理、立卷后,以案卷形式歸檔。
(四)聲像資料歸檔應是原版、原件,且用文字標出材料反映的事由、時間、地點、人物、背景及責任者等。
(五)科技檔案形成的電子文件,歸檔時應使用不可擦除型光盤,須一式兩份。
(六)紙質文件歸檔必須紙質優良,字跡清楚,圖樣清晰,圖表整潔,不得用圓珠筆、鉛筆、復寫紙、純藍墨水、紅墨水、涂改液等,且盡可能歸原件,不歸入復印件。
(七)文件材料向檔案室移交時,應編制移交清單,移交清單一式兩份,移交時按清單交點清楚,交接雙方簽名,各留一份,以便查考。
第四節檔案的利用
第二十四條本公司人員因工作需要查、借閱本職工作范圍內的有關檔案,必須按規定辦理登記手續,非本職范圍內的檔案不得借閱或查閱。
第二十五條檔案的查閱必須在檔案室內進行,同時需有檔案管理人員陪同,不得獨自進入。會計檔案除財務人員外原則上不得查閱。
第二十六條借閱檔案者超過一天或外借應填寫《檔案借閱申請表》,經公司總經理批準。外單位人員查借閱檔案要寫明查借閱檔案的用途和具體內容,并經公司總經理批準。
第二十七條借閱期限不得超過7天,到期歸還;如需再借,應辦理續借手續。歸還時嚴格檢查,并予以借閱登記注銷。
第二十八條借閱檔案者必須遵守《檔案法》和檔案保密制度,自覺愛護檔案,妥善保管檔案,不得隨意轉借、勾劃、裁剪、抽出,未經許可,不得擅自摘抄、復印。歸還時保證檔案材料完整無損。
第五節檔案的保管
第二十九條公司設立專用庫房保存檔案,由檔案工作人員負責管理,無關人員不得進入檔案庫房。
第三十條庫房內保持清潔,嚴禁存放易燃、易爆物品和雜物,嚴禁吸煙,電源設備保持完好,設置消防滅火器材,做好防火工作。
第三十一條庫房內
柜架排列合理,檔案排列整齊、科學,對破損和變質的文件、檔案,及時進行修復。
第三十二條定期檢查庫房檔案的數量及'八防'(即防溫、防潮、防盜、防火、防蟲、防塵、防光、防有害氣體)措施的落實情況。及時發現問題,防患于未然。
第三十三條做好聲像檔案的安全保護工作,配備相應的專用裝具,發現有盤片變形、斷裂,照片發黃、發霉、變質等現象,應及時進行處理。
第三十四條做好檔案的保密工作,不得泄露庫房檔案內容,若檔案人員有調動,必須辦妥交接手續。
第六節檔案的保管期限
第三十五條根據國家檔案局和有關部門的規定,結合我公司實際,認真編制各類檔案歸檔范圍及保管期限表。詳見《浙江錢塘江海塘物業管理有限公司文書檔案歸檔范圍及保管期限表》、《浙江錢塘江海塘物業管理有限公司科技檔案歸檔范圍及保管期限表》、《浙江錢塘江海塘物業管理有限公司會計檔案保管期限表》
第三十六條根據國家有關檔案保管期限的規定,定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定,提出保存或銷毀意見,報公司總經理批準后實施。銷毀檔案時,應到國家指定場所進行監銷,并由2名監銷人員在銷毀清冊上簽名。銷毀清冊應當歸檔保存。情況特殊的專門檔案另有銷毀規定的按有關規定執行。
附件:
第7篇 物業行政制服管理規定工作制度
物業行政工作制度:制服管理規定
15制服管理規定
15.1目的
為了統一物管公司對外形象,加強員工的歸屬感,促進公司的業務和管理水平,公司均為各崗位的員工訂制制服,現特制定相關的員工制服管理規定,具體內容如下:
15.2一般規定
15.2.1員工入職時可獲發兩套工作制服;
15.2.2每位員工當值時,必須穿整齊制服,下班后應將制服放回更衣柜,工作服要整潔,鈕扣要扣齊,不允許敞開外衣,非工作需要不允許將衣袖、褲管卷起,不允許將衣服搭在肩上;
15.2.3制服衣袖,衣領不顯露個人衣物,制服外不顯露個人物品,有裝衣袋不裝過大或過厚的物品,袋內物品不外露;
15.2.4員工應保管及愛護好制服,除集中換洗外,員工應勤洗勤慰熨,時刻保持制服清潔;
15.2.5任何人為損壞或遺失,員工需負責賠償制服費用,同時亦將會給予必要的紀律處分,嚴重者將由公司管理層作出裁決;
15.2.6員工離職前需將制服交還,若制服有損壞者按規定折舊作出賠償,若未能交還制服者按全額賠償;
15.2.7遇下雨天,保安部可統一不戴帽子;
15.2.8因保安制服分冬裝和秋裝兩款,保安部可根據天氣情況統一窒著其中一款,原則上以溫度攝氏22度為穿著標準,22度以上的統一穿秋裝,但一切視實際情況而定,各班組必須統一著裝;
15.2.9員工不得在制服的任意部位標記個人標識,只能在制服的腰線及褲頭部位標記員工工號以作識別。
15.3折舊標準
15.3.1男、女西裝之折舊
按兩年時間折舊,即每年的折舊率為50%;
15.3.2男、女襯衫、西褲、西裙之折舊
按兩年時間折舊,即每年的折舊率為50%;
15.3.3保安服、帽之折舊
按兩年時間折舊,即每年的折舊率為50%;
15.3.4工程服之折舊
由于工程部技工所穿著之工程衣磨損較大,且一年四季只有兩套服裝,所以按一年時間折舊。
15.3.5工鞋之折舊
皮鞋類按一年時間折舊;布鞋類按半年時間折舊;
涉及個人衛生問題,員工離職時一律采用工鞋折舊方法,工鞋不予回收
15.3.6其他用品之折舊
如女門童使用的保暖長襪等,一般按半年時間折舊,離職時不予回收,其他如保安精神帶等配飾,一般按一年時間折舊,或根據具體情況作出決定。
15.4工衣換洗
15.4.1工衣清潔原則上由員工自行負責,但管理處也會提供必要的換洗服務,集中換統一律由公司行政部指定統一由一家合標準之洗滌服務商進行,各管理處均按統一標準執行。
15.4.2各管理處行政人員負責工衣交收,檢查及費用核算工作,并于月底統一洗滌服務商結算
15.4.3換洗周期:(根據目前各管理處的經營狀況,暫定以下標準)
適用范圍夏季冬季備注
客服人員4次/月2次/月
保安人員2次/月1次/月
工程人員1次/月1次/月
后勤人員2次/月1次/月
15.4.4制服的保管
15.4.5各管理處行政人員/倉管員負責制服的進出倉,保管工作
15.4.6員工離職時,行政人員/倉管員應仔細檢查制服,將破損情況3決定回收或折舊報廢,并將具體情況在員工離職手續清單上標明,如需要折舊或賠償的,須及時通知財務部門計算費用。
15.4.7制服繳倉后,行政人員/倉管員須及時送廠商洗滌,做好保潔工作
15.4.8行政人員/倉管員于每次集中換洗時,要仔細檢查制服的使用情況,對破損情況要做好相應記錄,除向洗滌廠商跟進修補外,對造成制服破損的員工及時給予警告,情節嚴重時應及時向管理處主任匯報。
第8篇 a物業公司行政辦公管理制度
物業公司為了更好的發展,特制定相關管理規定。以下是小編搜集并整理的有關內容,希望對大家有所幫助!
第一章 總則
第1條目的
為樹立良好的公司形象,規范行政辦公工作,維護良好的工作環境,保障公司各項業務的正常運轉,特制定本制度。
第2條適用范圍
本制度適用于所有在我公司工作的正式員工、兼職人員及臨時工。
第3條歸口管理
行政人事部是行政辦公管理工作的歸口管理部門,負責公司行政工作的各相關事項。
第二章 辦公管理
第4條員工應遵守公司的規章制度,自覺維護辦公環境的清潔、安靜。
第5條辦公室應保持整潔,無雜物,工作臺上擺放的辦公用品應整齊有序。
第6條保持辦公室肅靜,工作時間不得高聲喧嘩。
第7條工作時間不離崗、串崗,不聚眾聊天,不打瞌睡,不在辦公室內吃零食。
第8條上班時間,嚴禁辦理私人事情,因公外出應向本部門負責人請假。
第9條接待來訪,應起身相迎,做到態度和藹,彬彬有禮;來客告辭,起身相送;在回答來客詢問時,不得泄露公司管理制度及有關公司機密事項。
第10條下班或因事離開辦公室,應人走燈熄,關好門窗、電源等。
第11條愛護公物,節約使用辦公用品。
第12條講究文明禮貌,注重儀表儀容,按規定著裝;接待來訪客人,應熱情主動。
第三章 會議管理
第13條各種會議由召集者負責組織安排,并對出席對象提前發出通知。
第14條會議召開之前應確定議題、參會對象,準備好有關的會議資料、文件。
第15條會議出席者應安排好工作,準時到會,并帶筆記本及相關會議資料,如因故無法參加會議,須提前向會議組織者請假。
第16條會議堅持效率原則,各發言者應事先做好準備,發言應簡明扼要,以使會議起到應有的效果。
第17條公司的固定性會議為公司經理辦公會議、項目區域辦公會議、部門例會及班組例會。
1.公司經理辦公會議原則上每月召開一次,參會對象為公司總經理、各項目區域常務經理、經理助理及相關人員。
2.項目區域辦公會議于每月10日召開,參會對象為常務經理、經理助理、項目區域職能主管、管理處主任。
3.部門例會于每旬第一個星期五召開,參會對象為部門所有人員。
4.各班組每月至少組織一次例會,進行業務培訓、學習(具體時間由部門確定)。
第18條如遇特殊情況,會議組織者須另行通知;上一級別會議與本級別會議在時間上有沖突時,以上一級別會議為主,本級別會議作相應時間調整。
第19條凡會議所作的決議、決定及重要事項必須形成會議紀要,經行政人事部整理后以文件形式印發并貫徹執行。
第四章 公文管理
第20條各級政府、上級部門下發和其他單位抄送的公文,統一由行政人事部行政專員收管,并負責簽收、分類、登記和分發、傳閱。
第21條以公司名義發出的各種文件須編號、登記,統一對外發送。
第22條公文處理程序
1.行政專員將公文登記、分類,交行政人事部經理審閱并提出擬辦意見。
2.行政專員根據擬辦意見,送有關部門相關人員閱辦。
3.領導批辦的公文,按批示意見交有關部門負責辦理。
4.如承辦過程中有疑問或問題,應及時請示、報告。
5.辦理完畢后,相關部門應填寫承辦結果,連同原文件退回行政人事部存檔。
第23條對送閱文件要抓緊時間閱讀,各部門人員不得無故拖延或扣押,文件傳閱后,閱文人須簽名并寫上時間,
第24條文件一律由專人傳送,一般不得橫向傳閱。
第五章 印章使用管理
第25條公司印章由公司總經理指定專人保管,法定代表人印章、財務專用章由財務部專人分開保管。印章未經公司總經理批準,不得隨意交與他人保管、使用。
第26條部門印章由部門負責人保管或指定專人保管。
第27條印章使用審批規定如下。
1涉及人員調動(任免)、以公司名義簽署的合同協議、財務收支及對外發文、發函等方面用章,由公司總經理批準。
2有關業務管理工作用章,由項目區域常務經理批準。
3使用法定代表人印章,由公司總經理批準。
4使用部門印章、有關業務管理工作用章,由部門負責人批準。
第28條未經領導批準,公司人員不得私自用章,不準攜帶公章外出,不準蓋出空白信箋。
第29條對不符合用章規定的事項,印章保管人員有權拒絕蓋章;對違反用章規定或弄虛作假,造成重大影響或經濟損失的,要追究保管人、當事人的責任。
第30條刻制印章,須經公司總經理批準。作廢的印章應及時封存。
第六章 傳真機、復印機、計算機管理
第31條為確保辦公設備的正常運行和使用,公司指定專人保管、使用,非操作人員,未經許可不得私自使用。
第32條為節約紙張和能源,公司嚴格控制復印和傳真數量,非必要不予復印和傳真。
第33條公司一般不承接外單位及私人委托的打印、復印、傳真業務,特殊情況須經領導同意。
第34條計算機內存資料注意保密,凡涉及機要文件資料須加密碼保存,未經批準,任何人不得提取(閱)電腦內存信息、數據資料。
第35條凡內部常用業務資料、數據,必須進行備份處理,以免丟失。
第36條嚴格控制計算機外部軟件流入管理,嚴禁安裝和使用游戲軟件(盤),以防電腦感染病毒。
第37條工作結束后,應做好辦公設備的日常保養和清潔工作,并及時處理廢棄稿件,切斷電源。
第七章 保密工作規定
第38條凡符合下列條款之一者,均屬于公司機要文件,不得泄露。
1.關于重要決策或計劃。
2.關于人事問題。
3.關于會議重要的討論事項。
4.關于業主或租戶的檔案資料。
5.契約、協定或根據協商而決定的事項。
6.特別指定的事項。
第39條機要文件按保密等級可分為以下三級。
1.秘密,不能向相關人員以外者公開。
2.機密,不能向外公開。
3.絕密,不能向特別指名的最小范圍內的工作人員以及承辦人員以外者公開。
第40條機要文件、機要事項及其種類的認定,原則上由所管部門的負責人負責。
第41條機要文件由其制發部門制成正、副本兩份,一份由制發部門分類保管,另一份由所管部門的負責人保管。
第42條機要文件的制發部門應備有發文簿,文件發至有關部門時,必須有收件人簽字。
第43條機要文件來往傳遞(包括傳真),應指定專人傳接或采取親啟信函方式進行。
第44條機要文件須經制發部門負責人同意后方可復制。機要文件復制時,制發部門應將復制件數量在原件或副本上詳細記錄,并在發文簿上記載復制件的去向。
第45條秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項,由制發部門負責人負責,由專人進行分發和傳送。
第46條機要文件及其相關草案、其他無用資料的銷毀,由所管負責人負責。
第八章 檔案管理
第47條檔案實行集中管理與分散管理相結合,即分別由公司、部門管理或專人負責檔案管理工作。
第48條公司各部門在各項活動中所形成的具有參考價值的文件、材料,由承辦部門、經辦人負責將用完的文件、資料及時歸檔。
第49條文件結案移送歸檔時,相關人員須檢查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,應立即追查。
第50條文件的處理手續必須完善,如有遺漏,應立即退回承辦人。
第51條檔案管理人員做好收件登記、編號、運轉、催辦工作,對按規定程序符合立卷標準要求的文件,及時進行分類、立卷及歸檔。
第52條檔案管理人員每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查,發現問題及時采取補救措施,確保檔案的安全。
第53條檔案管理人員保持檔案室清潔,隨時擦拭檔案櫥、架,并采取防蟲措施。
第54條檔案管理人員每年按規定清理一次,對已到保管期限、確定銷毀的檔案材料必須列冊登記,經領導審批后作銷毀處理。
第55條公司嚴格履行檔案調、借閱登記、審批手續,一般僅限在檔案室查閱,確因工作需要須復印或摘抄文件,須經領導批準。
第56條借閱人員不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。
第57條對于歸還的檔案,經檔案管理人員檢查無誤后,立即歸入檔卷。
第九章 附則
第58條本制度由公司行政人事部擬定,其解釋權、修改權歸公司行政人事部。
第9篇 物業行政采購管理規定工作制度
物業行政工作制度:采購管理規定
9采購管理規定
9.1目的
規范物管公司各管理處物品采購,物品入倉、出倉的程序,確保采購物品符合規定要求。
9.2適用范圍
適用于物管公司各管理處有形產品采購工作,供應商管理及倉庫管理等。
9.3職責
9.3.1各管理處行政助理負責編制管理處的月資金使用計劃及采購清單,并負責倉庫管理
作及貨款報銷、采購資料存檔管理工作。
9.3.2各管理處主任負責審核本管理處的月資金使用計劃及采購清單。
9.3.3公司資源部負責收集有關供應商信息及資料,負責審核各管理處的月資金使用計劃及采購清單,并匯總編制物管公司的月資金使用計劃,報總經理審批,負責落實供應商的評審管理工作。
9.3.4財務部負責資金審核及調撥。
9.3.5總經理負責審批各管理處及物管公司的月資金使用計劃及采購清單。
9.3.6倉管員負責物品的驗收、領用,庫存物品的管理。
9.4采購制度要點
9.4.1維修物料的采購原則:實行補倉制,由各管理處行政助理與倉管員核準倉庫最高庫存量及最低庫存量。每月保持物品庫存量在倉庫最高庫存量及最低庫存量之間。倉存金額最高限額在10,000元內,零星或補儲備倉的采購每月的次數不超過(含)三次。
9.4.2采購行為分類
9.4.2.1固定資產類
指單位價值在1000元以上(含1000元)且使用期不少于2年的、在廣州zz物業管理有限公司及轄下各管理處內使用的資產。包括電腦網絡設備、辦公家具、辦公設備、車輛、工程設備、電機等物品。
9.4.2.2非固定資產物品/費用類
指單位價值在1000元以下(物品的使用期不限)的物品/費用。包括低值易耗品、工程零星耗材物料、辦公設備的維修費、辦公室綠化費、公務交通費、飲用水費、郵遞費及其它雜項品。
9.4.3采購方式
9.4.3.1長期協議范圍:
員工宿舍租賃、辦公設備的維護、保養(協議期限一般為一年)等。
9.4.3.2固定供應商范圍:
文具/辦公用品、工程物料、制服洗滌、對講機購置維保、電腦設備購置及維保、消防保安用品、制服制作、飲用水供應商等。
9.4.3.3一般供應商
經市場調查,固定供應商無法供應的、或在同等條件下固定供應商的價格高時,臨時尋找的供應商,采購品單價在300元(含)以上,或總價值在1,000元(含),要求有3家或3家以上供應商來進行比較、核價。
9.4.4采購審批權限按《廣州zz物業管理有限公司財務審批權限》執行。
9.5其他采購要求:
9.5.1盡量要求按時送貨,如需外出采購,行政助理應安排集中物品采購。
9.5.2采購物品均要求供應商提供正式的商品銷售發票。
9.5.3對于批量貨品或大宗物品,均要求供應商送貨上門。
9.6采購程序一般分請購、詢/比/議價、呈核訂購、驗收、報銷及存檔跟蹤管理六個階段。
9.6.1請購
9.6.1.1倉管員于每月月底編制好倉庫存量報表,以便審核各部門提交的請購計劃,并于每月25日前匯總本管理處下月的資金使用計劃(附請購清單),依權限逐級報批。
9.6.1.2資源部匯總審核各管理處的資金使用計劃,并交總經理批準。
9.6.1.3急需及臨時需采購的小件物品價值在人民幣五百元以下,由申請部門填寫《請購表》交行政助理審核,經管理處主任批準后交行政助理統籌采購,價值在人民幣五百元以上,一律報公司資源部及總經理批準。
9.6.1.4大件貴重物品除按照資金使用程序報批外,仍需由使用管理處擬寫書面詳細申請報告報總經理批準。
9.6.1.5固定資產(1000元以上)采購需填寫《固定資產采購申請表》。
9.6.2詢價、比價、議價
9.6.2.1行政助理按月資金使用計劃中的采購清單或《請購表》的緩急,參考市場行情及過去采購記錄進行詢價作業,若因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應于《請購單》上注明并填報《獨家特約委托方/供應商審批表》外,原則上應精選三家以上的供應商辦理比價,或經分析后議價。
9.6.2.2行政助理應獲取正式書面的報價資料,內容須詳細、真實,除包括產品的必要信息外(如貨號、規格、產地、價格、貨期等),還須顯示供應商的詳細資料,必要時要有蓋章確認,并附上公司簡介、產品樣板、技術參數資料、質檢證明等。
9.6.3呈核、訂購
9.6.3.1行政助理須將經議價后的報價資料匯總,歸納整理報價分析,并將擬選定的產品、最終價格及供應商資料填制于《請購單》上,依權限逐級報批。
9.6.3.2于議價后商定的貨品規格與采購清單上載明的有出入或屬代用品,行政助理應在《請購單》上注明并附上詳細資料,一同呈報使用部門核準后,再依權限逐級報批。
9.6.3.3采購材料較專業復雜時,行政助理需密切聯系使用部門,并先把《請購單》交使用部門確認無誤后,才依權限逐級報批。
9.6.3.4《請購單》經核準后,如數量、金額發生變更尤其增加時,行政助理應重新依權限報批。
9.6.3.5行政助理接到核準后的《請購單》后,應密切跟進交貨事宜,并及早做好相關的收貨準備工作。
9.6.4驗收
9.6.4.1驗收原則上應有行政助理和倉管員會同使用部門人員共同檢驗,專業產品還需要專業人員陪同驗收,驗收合格后驗貨人需在《送貨單》上簽名確認收貨,如不合格,由驗貨人填寫《不合格產品驗收表》要求供貨商簽名,交人事資源部存檔備案,月底總結,如《不合格產品驗收單》超過一定數量,取消供貨資格,另換其它供貨商。
9.6.4.2倉管員須及時做好貨品的入倉進帳紀錄,對退換及分批交貨產品需及時反饋使用部門,并作出跟進。
9.6.4.3行政助理持手續完備的《請購表》、《入倉單》、相關申請報告及發票到財務部報銷。
9.6.5存檔跟蹤管理
9.6.5.1購項目應設立檔案,便于查閱,以及做好跟蹤管理工作。
9.6.5.2貨品的保修、使用說明等相關資料,須由行政助理統一管理。
9.6.5.3行政助理應定期整理資料,做好歸類、數據統計工作,隨時為管理處提供準確的記錄信息
。
9.6.5.4采購記錄及規程須接受各部門、財務人員、總經理及業主的定期稽核監督。
9.7倉庫管理
9.7.1.物品出倉
9.7.1.1各部門出倉物品范圍:《請購單》中申購的物品;必需的辦公用品。
9.7.1.2各部門根據出倉物品范圍憑《工作任務單》向行政助理辦理材料出倉手續。
9.7.1.3行政助理將每天出倉的物品數量登記在《庫存物品盤點表》上。
9.7.2物品盤點
9.7.2.1每月25日前,人事行政助理對倉庫內物品進行逐一清點。由財務部復核。
9.7.2.2根據清點結果,填寫《庫存物品盤點表》。
9.7.2.3將庫存物品明細賬的庫存物品額和盤點表上的實物余額進行核對。
9.7.2.4在次月1日前將前月《庫存物品盤點表》、《入倉單》、《出倉單》交人事資源部主任審核。
9.7.3倉庫管理
9.7.3.1倉庫物品應擺放整齊,由大到小、由重到輕、從上到下的順序依次擺放;
9.7.3.2物品應分名別類,在物品前掛上物品標簽卡;
9.7.3.3倉庫除倉管員外,無特殊情況其他人員不準入內;
9.7.3.4倉庫應通風良好,做好防鼠、防潮等措施,定期投放鼠藥,對易腐爛、發霉的物品應定期晾曬;
9.7.3.5倉庫內的機械設備應定期保養上油;
9.7.3.6倉庫內應擺放足夠的滅火器;
9.7.3.7倉庫內應做好安全用電管理,不準在倉庫內進行加工、烹調等作業,必須做到人走燈關;
9.7.3.8倉庫內應做好防范措施,門、窗、鎖保持完好;
9.7.3.9倉管員休息或不在崗位時,應將倉庫房間鑰匙及鑰匙箱鑰匙以封條形式交于最高當值主管,在此期間如需領用物品須有兩人同往,并做好登記記錄。
9.8物品供應商評審管理
9.8.1評審范圍
9.8.1.1長期供貨合作的供應商/委托方;
9.8.1.2成交標的大額的供應商/委托方
9.9行政助理應當對合格供應商及時建檔,包括以下內容:
9.9.1供應商/委托方的名稱、注冊地址
9.9.2營業執照復印件
9.9.3資質等級證書
9.9.4評審結果和記錄
9.9.5其他證明材料
9.10物管公司資源部每半年至少應當對各管理處所管理的合格供應商狀況全面組織跟蹤、評審一次,并編制成一覽表報總經理閱示。具體要求:
9.10.1掌握委托方/供應商內部管理的狀況
9.10.2委托方/供應商產品價格的變化
9.10.3社會信譽的變化
9.10.4同本管理處合作的情況跟蹤
9.10.5其他應當跟蹤管理的要素
9.11跟蹤評審結果的處置
9.11.1資源部應當依據每半年的跟蹤評審結果將委托方/供應商分為優等、良好、合格、不合格四等。
9.11.2委托方/供應商將作為管理處對外采購的優先合作對象,可在合作時享受付款方式、評審條件、貨品驗收方面的優惠和方便。
9.12物品采購流程
采購流程
預算內預算外
第10篇 物業行政圖書借閱管理規定工作制度
物業行政工作制度:圖書借閱管理規定
14圖書借閱管理規定
14.1圖書的收集和管理
14.1.1圖書館藏書來源:
購買、定期收集、公司/管理處/部門/員工提供。
14.1.2申購、入倉、登記、借出
14.1.2.1申請購書者,先向行政助理查詢管理處書籍明細,搜索所需購買的書籍或類似的書籍是否已備有。若無,再提表申購,由管理處行政人員復核后交管理處主任審批。
14.1.2.2管理處行政人員負責購買,購買圖書所發生的費用由申請管理處負擔。
14.1.2.3管理處行政人員辦理圖書登記手續,并及時更新書籍明細。
14.2圖書借閱
14.2.1管理處每一位員工都可以借閱管理處圖書,先向行政助理查詢書籍明細,查出所需圖書的編號,再填寫借閱登記;
14.2.2為了提高圖書的利用效率和資源共享的目的,原則上圖書借閱一般不得超過三個月;因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和現用人的情況通知行政助理,并由行政助理作出追蹤、登記工作;
14.2.3圖書借閱人應有高度責任感,保持圖書的整潔的完整,不得涂污及損壞;如有損壞或遺失,公司將酌情要求賠償。
14.3圖書歸還
借閱人歸還圖書時,須經圖書管理員檢查所歸還之圖書是否整潔、完整、并簽名確認。
14.4圖書處理
14.4.1指對原借閱人自己或因轉借他人而造成圖書的人為損壞、或遺失的情況而作出處理;
14.4.2借閱人書面說明損壞/遺失圖書的原因,管理處行政人員審核并和管理處主任作出最后賠償意見。
第11篇 某物業公司行政和人事管理制度1
e物業公司行政和人事管理制度(1)
1.員工考勤管理規定
1.1.工時制度
1).下列崗位員工實行綜合計算工時制:
內保人員、工程技術人員及值班人員等因工作性質需連續作業的崗位,以月為計算單位,平均工作時間每周不少于40小時。
1.2.定時工作制
1).除上述規定的人員,其余崗位員工均實行定時工作制,每周工作五天,每天工作8小時,每周工作不少于40小時。
2).定時工作時間(星期一至星期五作息時間):
上午工作時間:08:30-12:00
下午工作時間:13:00-17:30
午餐時間:12:00-13:00
1.3.各種假期的規定
依照公司發布的《員工手冊》相應條款執行。
2.員工打卡管理暫行規定
2.1.員工出勤,執行上、下班打卡規定。
2.2.員工因公外出延誤打卡,須及時填寫'補卡單',月末按出勤統計。
2.3.員工患病、非因工負傷(急診除外)或有事不能上崗工作須提前填寫《請(休)假申請單》,經批準后,免打卡。
2.4.月末出勤統計,以員工考勤卡及補卡單、請假單為依據進行考勤匯總。
2.5.凡出勤日未打卡者,同時也無請假單、補卡單,按曠工處理。
2.6.代他人打卡或委托他人打卡,及打卡中弄虛作假者,按《員工手冊》規定處理。
2.7.記錄及表格
yz-zg/b*r-f08-01《請(休)假申請單》
3.計算機使用管理規定
3.1.所有員工在使用計算機時需遵守本規定。
3.2.各部門的計算機原則上只供本部門員工使用,如有特殊情況需使用其它部門的計算機時應事先取得該部門經理的許可。
3.3.初學計算機的使用者在操作中遇到難題,不得擅自處理,應向技術人員求助。
3.4.在使用過程中,因事暫時停止使用時,應保存文件,并退出應用程序。
3.5.使用完畢計算機后,必須退出應用程序,以防止意外造成對機器的損害。
3.6.各部門使用計算機進行文件編輯處理時應建立部門子目錄,避免在根目錄下直接處理管理文件。
3.7.子目錄的命名用各部門名稱,如屬個人專用文件應另設子目錄進行處理。
3.8.文件名稱使用漢字,要基本反映文件內容。
3.9.文件處理應在硬盤上操作,并注意保存,文件處理完畢后存儲文件的同時應用軟盤備份,保證軟硬盤都有文件。
3.10.對硬盤上長時間不再使用的文件定期刪除,只保存軟盤備份。
3.11.使用軟盤時應確保軟盤沒有病毒,否則在使用前應進行病毒檢查。
3.12.軟盤中存儲文件時應在軟盤上做出標記,便于使用查閱。
3.13.遵守軟盤的使用保護規定,防止軟盤損壞時文件丟失。
3.14.各部門的計算機維護由公司設專人統一負責。
3.15.維護人員定期對計算機進行維護,包括檢查、處理病毒和硬盤整理等。
3.16.工作時間禁止在計算機上玩游戲或與進行工作無關的作業。
3.17.計算機出現故障時,應及時請維護人員處理,嚴禁未明故障原因擅自處理。
3.18.凡因使用不當造成機器損壞的,據情節輕重給予責任人相應的處罰。
4.關于印章使用管理的暫行規定
4.1.印章種類
公司印章、公司業務專用章、部門印章、簽字印章和其他內部印章等。
4.2.印章使用
1).公司印章的使用
i.凡以公司名義發送的公文,須經公司主管領導審批簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。
ii.重要的公文,如財務、人事和業務等方面或涉及面廣的公文,必須由公司總經理或主持工作的副總經理核簽后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。
iii.公司各部門對外定期報送各類業務報表需加蓋公司印章的,由使用部門填寫《印章使用審批表》,經公司主管領導簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。
iv.對外發出的便函、證明及對外聯系工作的介紹信需加蓋公司印章的,由使用部門填寫《印章使用審批表》,經公司主管領導簽字后,方能送交行政與人力資源部加蓋公司印章。
v.公司對外簽訂的合同、協議,按合同評審程序使用公司印章。
vi.各物管中心在所轄業務范圍內對外簽訂的經濟類合同、協議須加蓋公司印章的,按合同評審程序,以公司確定的合同金額標準為限,合同金額在標準以上的,須經中心內部審核,公司審批、總經理簽字后,方能送交公司行政與人力資源部加蓋公司合同專用章;合同金額在標準以下的,經中心內部審批、中心總經理簽字后,可送交公司行政與人力資源部加蓋公司合同專用章。(合同原件要在公司備案)
vii.物管中心以公司名義對外發文、報送報表、辦理相關業務等需加蓋公司印章的,由中心填寫《印章使用審批表》,中心總經理審批,公司相關職能部門經理、公司總經理或主管領導簽字后,方能送交公司行政與人力資源部加蓋公司印章。
2).各部門印章的使用:
i.凡以部門名義發出的公文或便函,須經部門經理核簽后加蓋部門印章。
ii.公司部門不能以公司的名義加蓋部門印章對外發送公文。部門僅能向外發送本部門業務權限范圍內的公文。物管公司頒發的證書、獎狀等,經物管公司領導簽字同意后,加蓋北京物業管理公司印章。
4.3.印章的保管
1).公司的印章,原則上由公司行政與人力資源部經理指定專人負責保管。遇特殊情況,由其他部門專人負責保管時,需經公司總經理批準。
2).部門的印章由各部門指定專人負責保管。
3).使用印章須有登記存底,隨用隨取,用畢即存,嚴防私用、盜用公章,以免造成損失。
4).未經公司總經理批準,任何人不得攜帶公司印章外出。
5).印章保管人員應嚴格執行本規定,履行加蓋印章的手續。對不符合程序或超出授權范圍的,印章保管人有權拒絕用印。
6).印章保管人員因工作疏忽而造成印章丟失或誤用、錯用,須承擔關聯責任。不能為空白信箋蓋印。
4.4.記錄及表格
yz-zg/b*r-f09-02《印章使用審批表》
5.女職工勞動保護管理辦法
5.1.女職工的特殊保護,是指根據其身體、生理特點以及哺育教育子女的需要,而采取的對女職工在生產勞動中的安全與健康實行的管理辦法。
5.2.本辦法所涉及的女職工系指公司依據國家有關法律法規的規定,通過正常聘用程序正式聘用的女性員工,包括臨時聘用人員和環境保潔人員。
5.3.女職工月經期的保護措施參照國家有關規定從事適當勞動強度的工作。
5.4.女職工孕期的保護措施:
1).女職工自確定妊娠之日起持醫院證明向人事部門及時報告備案。
2).女職工懷孕期間不得接觸超過衛生防護要求劑量當量限值的*射線、y射線和其他工業毒物和有急性中毒危險的作業及國家規定的三級強度的勞動內容。
3).妊娠女職工不應加班加點,妊娠滿7個月不得上夜班,并可根據個人身體狀況申請休假。
4).對不能適宜原工作的妊娠女職工,應根據醫務部門證明,予以減輕勞動量或安排其它崗位工作。
5).從事立位作業的女職工,懷孕7個月以后,其工作場所應設立工間休息座位,在勞動時間內安排一定的休息時間并允許孕婦在預產期前休息兩周。
6).懷孕女職工在勞動時間內進行產前檢查,應按勞動時間計算。
5.5.女職工生育期保護措施:
1).女職工生育期間享受國家規定的產假待遇。
2).女職工產假為90天,其中產前休假15天;晚育者(24周歲及以上初育)增加15天產假;遇難產情況延長產假30天;生育多胞胎的,每多生育一個嬰兒,延長產假15天。
3).女職工懷孕期間流產的,根據醫療部門證明,給予北京市有關規定產假。
5.6.女職工哺乳期保護措施:
1).對有不滿一周歲嬰兒的女職工,每班工作給予兩次授乳時間,每次半小時,可合并使用,并不得安排夜班及加班加點。
2).女職工哺乳期間不得安排從事接觸有毒物質的作業。
第12篇 物業公司行政管理制度格式怎樣的
物業公司行政管理制度范本辦公室是直接對管理中心總經理負責中心行政事務管理的部門,亦可稱為總經理辦公室,行政事務包括中心辦事處內部行政管理、部門協調、及協助總經理處理文書、租戶溝通和外界聯絡工作。
1 內部政策管理
1.1 有關申領采購的規定1.部門員工根據工作需要申請領用文具時,須填寫文具申請表。
2. 文具申請表由部門經理審核簽批后,該表格于每月20日前送達辦公室。
3. 辦公室接收申請表后,由辦公室經理審核并由辦公室統籌做預算。
4. 辦公室采用'先進先出'方法,發放文具用品,于次月7日、14日前,將文具送達使用者。
5.申領原則:要力盡節約,避免浪費。
1.2 有關印刷品及印刷名片的規定1.由申請人填寫'印刷品申請表'及'印刷品申請表(名片)'(市場推廣所用印刷品除外)2.填寫申請表應列明所需印刷品的名稱、數量、規格。
3. 申請表由部門經理審核簽批后,于每月20日前送達辦公室。
4. 由辦公室統籌做預算,報總經理審批。
5.預算經總經理批準后,由辦公室按財務規章支出申請ref表程序統一進行印刷。
如未批準,辦公室將申請表,退還申請部門。
1.3 有關雜費報銷的規則1.所有雜費須在'雜費批據'上記錄,每宗以rmb300元為限。
2. '雜費批據'由申請人填寫,部門經理核準,并附上這些雜費的文件資料如供應商的發票等。
3. 批準后,辦公室通知申請人,收款簽字后安排付款。
1.4有關電腦操作的規定1.電腦操作人員必須嚴格遵守電腦操作規程,做好計算機設備的安全維護工作,愛護機器設備,保持機器設備的清潔。
2. 對管理處的各種軟件,嚴禁私自外傳。
嚴禁使用外來磁盤,以免感染病毒。
1.5申請購買固定資產、辦公室設備及用品的規定1.各部門在申請購買固定資產、辦公設備及用品時,需填寫'物品購買申請表'。
2. 在填寫時,應列明所購物品的名稱、品牌、規格、數量、理由。
3. '物品購買申請表'由申請部門經理核準后,由行政部簽署意見。
如可以在部門間調撥,則優先調撥 2 物業管理處財務的管理有關預算申請、審批、執行的規定概由行政部統籌。
一貫積極提倡節約,反對浪費,將費用開支嚴格控制在預算之內及低于預算。
1. 嚴格的采購,發包制度(將專項工程包給專業公司完成),要貨比三家,跟蹤商品質量及維修質量。
2. 健全的材料物質收發存制度。
3. 嚴格借支、報銷制度和審批權限。
預算內項目及預算內金額開支有嚴格的申請、審批、借支、報銷制度,預算外開支必須向業主申請批準。
5.預算內項目及預算內金額大的合同,于洽談后須經業主審批。
第13篇 物業公司收發文及檔案管理行政工作制度
物業公司行政工作制度:收發文及檔案管理
3收發文及檔案管理
3.1文件定義
3.1.1本規定所提的文件是指:證照、合同、函件、圖紙、傳真、以部門/管理處/物管公司名義發出的電子郵件等文件。
3.1.2公司正式文件不可以電子郵件方式傳遞,即收到和發出的電子郵件不具有法律效力。
3.2收發文管理
3.2.1收文
3.2.1.1收到的文件(包括通過前臺之外來文件,以及內部各部門/管理處文件(密件除外),由物管公司秘書或各管理處行政人員負責收文登記;另物管公司秘書必須在項目管理中心內部網頁進行收文登記。無具體收文部門的文件,由資源部負責收文登記。
3.2.1.2收文登記后,及時報公司總經理/管理處主任或授權人簽署意見,再轉交收件人/跟進人處理。無總經理/管理處主任簽署意見的文件,可不予處理。
3.2.1.3文件執行或處理完畢后,由收件物管公司秘書/管理處行政人員存檔,重要的文件正文(如有)物管公司秘書須定期交到檔案室歸檔。
3.2.1.4管理處行政人員負責每月填寫《收文登記表》。
3.3發件
3.3.1起草:由需要發件的部門/管理處起草文件。
3.3.2編號:對外公文由物管公司秘書上公司網登記索取編號。管理處內部發文由管理處行政人員負責統一編號及填寫《發文登記表》。
3.3.3打印:由發文部門/管理處負責。
3.3.4校對、簽署
由發文部門/管理處負責,部門/管理處/物管公司歸檔的文件需有發件人、管理處主任及物管公司總經理的簽名;以管理處名義發出的電子郵件,則打印后由管理處主任簽名,留作歸檔。
3.3.5申請蓋章
由物管公司秘書負責申請蓋物管公司公章,按項目中心有關圖章的管理規定執行,文件的審批件由項目中心行政及信息管理部負責歸檔。
3.3.6發出:由發件部門/管理處負責,并作出發文、簽收登記。
3.3.7內部傳閱
收件人依據傳閱批示盡快傳閱,不應拖延。傳閱并簽名后的文件,交回歸檔。
3.3.8歸檔
具有保存價值的文件物管公司秘書應及時移交給項目中心資源部檔案室;其他文件由物管公司秘書和各管理處行政人員負責保管和處理,做好文件類別、保存份數、存放方式和存放地址等情況的登記。
3.3.9管理處行政人員負責每月填寫管理處的《發文登記表》。
3.4文件保管及處理
3.4.1物管公司秘書及各管理處行政人員負責文件的保管工作。
3.4.2管理處秘書/各管理處行政人員將所有收、發的文件按不同的類別進行分類,具體類別根據各自的具體情況制定,做到科學、系統、方便查閱和處理。并需將各自的文件分類的類別規則,每年一次或有改變時報物管公司資源部備案。
3.4.3文件必須存放在文件柜等安全的地方,不得隨意或雜亂地堆放。
3.4.4定期組織清理文件(每年的6月和12月)。由各管理處指定專人負責,根據文件的內容和重要性,界定文件的存放期限和處理方法,例如:
3.4.4.1對于保管期限已到的文件,集中銷毀,并做好注銷的登記手續,包括文件名稱、文件日期、來文單位/收文單位、文件編號、存放期限、注銷日期、注銷負責人、注銷批準人(管理處主任/物管公司經理)等;
3.4.4.2對于保管期限未到、但不是經常使用的文件,按類別進行釘裝、打包,集中存放到另外指定的位置上;
3.5檔案管理
3.5.1文件的移交
3.5.1.1對于各部門/管理處在工作中形成的、具有保存價值的文件材料應在規定期限內由物管公司秘書移交至項目管理中心檔案室,具體移交期限如下:
3.5.1.2重要文件如公司/管理處證書、合同、及其他法律文件,應在辦妥后一周內由物管公司秘書移交項目管理中心檔案室。
3.5.1.3一般工作性文件,可按工作進度作階段性定期移交。
3.5.1.4文件移交人將符合歸檔條件的文件整理后,填寫申請,交到項目管理中心檔案管理員處,檔案管理員清點無誤后,予以簽名確認。
3.5.2檔案的保管
公司的檔案由資源部指定專人進行保管,一般雇員不得私自保留檔案。資源部根據公司檔案編號的規則,將文件進行編號,分類存放。
3.5.3檔案信息的使用
3.5.3.1復印檔案
公司規定可按暨定的權限進行復印檔案,但必須填寫《檔案復印記錄表》。如所復印的文件屬公司證照類,由物管公司秘書統一向項目中心行政及信息管理部辦理。
3.5.3.2檔案原件的借用
1)原則上公司檔案原件不外借,但因工作需要必須外借的檔案原件(例如辦理公司年審所需資料等),可憑政府部門的通知填寫《檔案原件借用申請表》,交物管公司經理簽批后由物管公司秘書向項目中心行政及信息管理部借出。
2)檔案原件外借期一般不得超過一個月。如因工作需要未能及時歸還的,須將其原因和檔案的存放地點知會項目中心檔案管理員,并由檔案管理員作出追蹤。
3)檔案借用人應有高度責任感,保持檔案的整潔和完整,不得涂污及損壞。
3.5.3.3檔案原件的歸還
1)借用人將檔案歸還時,須經項目中心檔案管理員檢查所歸還之檔案是否完整,并簽名確認。
2)檔案管理員將《檔案原件借用申請表》復印件退回借用人,證明已歸還檔案,完檔案歸還手續。
3.5.3.4檔案原件的處理
由物管公司秘書統一交項目中心檔案室存檔。
4月報制度
4.1月報制度:每月25日前,各管理處以規定書面格式上報該管理處各部門工作情況至物管公司秘書。
4.2香港月報制度:每月28日前,各管理處以規定書面格式上報該管理處工作狀況至物管公司秘書及項目。
第14篇 物業公司行政管理保密制度
物業公司行政管理之保密制度
保密工作必須貫穿公司的各個環節,適用于各部門及全體組織成員,既針對各個部門負責人,又針對每一個員工。
1、公司各類資料要嚴格確定密級和保密期限、保密范圍,并在規定的載體上予以注明。公司的所有資料(含文件、協議、證件、合同、報表、信息等)分機密、密級、非密級三級。機密級嚴禁張貼;密級原則不準張貼、傳閱;非密級可張貼、傳閱。
2、密級標準由資料的建立部門確定,經理核定。機密級必須明確閱讀者姓名;密級明確閱讀級別;非密級資料明確傳遞、張貼方式。
3、機密資料由經理統一保管或指定專人人保管;密級資料由人事行政部備案,使用部門保管;非密級資料由建立部門保管。機密資料和密級資料借閱、傳閱需辦理登記手續。
4、凡涉及公司機密的記錄本、筆記本、電腦、圖片等載體要由專人負責管理,無關人員不得動用或隨意查閱。公司任何人員不得私自收藏、銷毀、出售涉及企業機密的文件、實物。
5、公司各級領導及機要保管人員調離公司時,必須按規定將其使用或保管的機要資料、筆記本等移交給公司。否則,有關部門可拒絕為其辦理調動或離職手續。
6、各部門建立資料而不確定密級標準、保密期限、范圍,也不交經理核定,責任由建立部門負責。凡因泄密造成嚴重后果,將給予當事人行政處分,或追究其法律責任。
7、與保密制度同時執行的附件有《資料密級劃分標準》、《資料密級登記表》、《資料借閱登記表》。
第15篇 成都萬達物業公司基本行政管理制度
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成都物業公司基本行政管理制度
§考勤
一、工作時間
全年除法定節假日和公休日外均為工作日。公司夏季工作時間:
上午9:00-12:00午餐12:00-14:00下午14:00-18:00
冬季工作時間:
上午8:30-12:00午餐12:00-14:00下午14:00-17:30
公司實行上下班打卡制度,每月收、放卡時間為31日晚21時,按出勤卡統計出勤情況計發工資。
遲到(早退)一次扣款10元,一月遲到(早退)三次(含三次)以上,每次扣款50元,每次遲到(早退)30分鐘以上視為半天事假,超過一個小時則視為曠工半天。一個月連續曠工三日以內給予扣槳金、處分處理,連續曠工三日即作辭職處理。上班時間外出辦私事者按曠工論處。
二、假期
-法定假日:國家法定節日,公司按國家規定休假,如法定假日值班,則按國家規定給予換休或補發加班工資。
-婚假:員工憑結婚證可享受婚假三天。
-喪假:員工直系親屬死亡(父母、配偶、子女)給喪假三天;旁系親屬死亡(祖父母、兄弟姐妹)給喪假一天。
婚假、喪假為帶薪假。員工休婚假、喪假必須提前向管理處或總經理提出申請,征得同意后報行政人事部備案。婚、喪假等與休息日和節假日重合時,其休息天數不順延。
-病假:普通員工因病請假應提前向部門負責人提出申請(急診須提供加蓋醫院急診章的證明材料),同時須出具市級以上醫院證明,急診可于復職后第一天補辦手續。病假三天以上(含三天),必須報管理處主任、公司相關部門領導審批;五天以上(含五天)由管理處或公司相關部門審核,報行政人事部核準,總經理審批。員工去醫院看病時間不超過四小時且當日不病休的,仍按工作時間計算。
-事假:普通員工因事請假,二天以內(含二天),由部門經理審批;三天以上(含三天)由部門經理提出意見,管理處主任審批;五天以上(含五天),須經總經理審批。
事假及病假請假日無工資,員工一年內累計病假超過十五天,事假超過七天,當年度無年終獎金。
員工請假程序:當事人填寫申請單-部門經理審批-管理處主任或公司領導審批-行政人事備案。
公司部門經理、副主管理處主管、經理以上員工請假,均須總經理批準。
所以假期如超過規定的期限,必須經總經理批準。
第16篇 物業行政電話管理制度工作制度
物業行政工作制度:電話管理制度
19電話管理制度
19.1為規范公司及所轄各管理處電話的使用和管理,特制定本制度。
19.2公司及各管理處的電話,主要是作為公司員工進行內外公務溝通、以及開展辦公業務之用,在非緊急情況下,不得使用辦公電話作私人用途。
19.3任何情況下,嚴禁使用撥號上網聊天、瀏覽、玩游戲等。一旦發現,將給予書面警告處分。
19.4任何情況下,嚴禁接駁信息臺,一旦出現信息費,將由使用人自行負擔此項費用。
19.5員工打電話,用語應盡量簡潔、明確,以節約話費成本。
19.6各管理處的分機號碼統一使用'8'開頭的三位數,各部門分機號碼按如下規定執行。管理處主任:801;客戶服務部:802-805,客戶服務部前臺800;人事行政部:806;財務部:807-808;保安部:809-810;工程部:811-812。不設分機或分機號碼不能使用三位數的管理處,由公司根據實際情況另行審核批示。
19.7總機人工錄音服務內容統一為'您好,**客戶服務中心,請撥分機號碼,查號請撥0。'、'您撥的分機正忙,請改撥其他分機號碼。,或撥0由總機為您服務。'、'您撥的分機無人接聽,請改撥其他分機號碼。'總機人工錄音的音色、音調、音質各管理處全部統一。
19.8總機接外線電話至分機時,一般電話鈴聲響五次無人接聽,即掛線。
19.9前臺文員接聽外線電話的標準用語為'您好,**zz管理處',當對方告知分機電話時,說'請稍候!'如分機占線,說'電話占線,請稍后再撥。謝謝!'接聽內線電話的用語為'您好,前臺!'其他內容視情況回答,要求規范、簡潔、禮貌。
19.10由各管理處主任根據實際情況編制每年度辦公電話費用預算報公司審核,并負責對辦公電話的費用支出做出有效控制和監督。
19.11行政人員要做好電話費用的核準報銷工作,并協助管理處主任監督電話的正常合理使用。對電話費用有疑問的,應主動聯系電信部門查明原因,為費用結算提供合理的數據資料。對電話費用定額管理的執行情況做好跟蹤協調,適時向物管公司提出檢討方案。
19.12各管理處的每月電話費用應不超過費用預算的10%,若超出該范圍,管理處主任須提交充分合理的理由,書面報告予物管公司審核,否則超出費用由該管理處相關責任人自行負擔。
19.13管理處的電話小總機應有可打印分機電話清單及計費的功能,若目前使用的未有該項功能,應結合實際情況提出整改意見,并向公司報批加裝。
19.14消防監控、工程報障及客戶熱線等直線電話一般只為方便外電打入和緊急情況而設,業務撥打電話應盡可能采用總機線路。
19.15管理處電話一律取消長話功能。各管理處可根據話費預算,統一購買ip電話卡,由行政人員保管,員工因公需要撥打長途的,必須在《長話登記冊》上注明對方號碼、撥打原因,由部門主管或管理處主任簽字確認,行政助理才予以協助撥打,并記錄每次時長及消費額。若負責人不在,又確因業務需要掛長途電話的,必須通過電話請示批準后,方可進行撥打,并在三日以內補辦審批手續,逾期不補辦者視為私人電話,電話費由其本人全額支付。
19.16行政助理未按上述的規定執行,手續不全即幫他人撥打長途電話者,除當次電話費由其全額支付外,每發現一次罰款50元。
19.17員工未經同意私自撥打國內長途電話,或以公事為由掛國內長途電話者,經查明屬實后,除全額支付當次電話費用外,每次罰款50元;私自撥打香港或澳門電話者,每次罰款100元。屢犯不改者,視情節給予處分,直至辭退處理。
第17篇 物業行政管理工作交流制度
物業行政管理之工作交流制度
為全面了解各部門各項工作,及時發現并解決工作中存在問題,建立上下一致思想共識,提高工作效率質量,以達到有效溝通與交流,特作如下規定:
1.會議制度
1.1 常規例會安排:
時 間會議名稱主持參加人員
逢周六上午10:00周例會經理一般為部門主管級以上管理人員
每月1日進行月例會經理一般為部門主管級以上管理人員
每半個月一次經營班子例會經理主管以上管理人員、財務會計人員
3月、6月、9月、
12月的每月30日季度總結會經理全體員工
7月1日年中總結大會經理全體員工
次年1月10日年終總結大會經理全體員工
備注以上會議時間若遇休息日,可適當提前或順延,以通知為準。
1.2 以上未定具體時間的會議,由人事行政部提前一天通知。
1.3 以上會議記錄由人事行政部負責,會后48小時以內上報會議紀要。
1.4 各部門每周必須進行一次部門內部溝通會議,自行安排并記錄,會后24小時以內上報會議紀要。
1.5 會議紀律
1)與會人員應按時到會,不得遲到或早退。特殊情況者,須提前向主持人請示,經批準后方可缺席。
2)與會人員應自覺簽到,關閉手機或調到震動,保持肅靜。
3)會議上應保持端莊坐姿,認真聆聽,維護會議氣氛,不得在場下交頭接耳雜談,不得哄談吵鬧。
4)與會人員應等到宣布散會時方可離場。
5)退場時,應禮讓公司各階層領導先行,之后井然有序逐一退場,不得搶先擁擠,退場時亦不得大聲喧嘩。
2.周/月/季/年工作報告
2.1為更好的配合工作會議順利進行,各部門必須在會議前準備好相關工作報告,報告的工作內容包括:(按統一格式)
1)大事記(主要成績);
2)經營目標、業績指標完成情況;
3)部門工作進度,以及業務情況匯報;
4)下一步工作安排,及費用預算;
5)存在問題及對策,需有關部門配合或解決事宜。
2.2具體如下:
工作報告內容完成時間報告遞交流程
周工作計劃/總結逢周五16:30前部門負責人→人事行政部→經理
月工作計劃/總結每月最后一天
季度工作報告3月、6月、9月、12月的每月28日前
年中述職報告6月28日前
年終述職報告次年1月5日前
3.外出參觀/學習/研究性質的活動
外出參觀、活動(如:踩盤),回公司須上交工作報告,闡述學習的心得與收獲,達到共同交流與分享的目的。
4.工作交流要求
4.1 各種工作報告必須按照統一格式制作上報。
4.2 各部門必須高度重視,責任人須準時出席會議并完成相關工作報告,周/ 月/季/年的工作報告,應于會后結合最新會議精神,重新整理并24小時以內上交人事行政部。
4.3 外出活動報告填寫使用《外出工作考察報告》,活動完畢兩天內完成上報人事行政部。
第18篇 z物業項目管理處行政制度
物業項目管理處行政制度
1.物業管理處辦公室守則
(1)辦公室人員須嚴守公司的機密,各部門的各種內部規定及不公開的決策;
(2)按照公司檔案規定處理及保存檔案,未經允許,不得私自將檔案外借;
(3)須流轉的文件和分發的通告,務必直接交到有關人士的手中;
(4)辦公室員工須保持儀容整潔穿公司規定的制服,男性員工留意頭發長度、指甲;女性員工須注意化妝適度及避免過量飾物;
(5)辦公室作為整個公司的窗口,須注意言談舉止,為公司樹立一個良好的形象;
(6)辦公室員工應自覺提高自身的業務水平,緊密配合,提高工作效率;
(7)辦公室員工如因需外出,需在接待秘書處將其外出原因、外出時間、去向及預計歸來時間填寫清楚;
(8)辦公室員工在執行公務時,應以維護公司利益為前提,不接受任何形式的賄賂或向他人行賄;
(9)辦公室員工盡量減少私人電話,若因要事的情況下,也需要在三分鐘內結束;
(10)辦公室中所有來電,必須在電話鈴聲響起三次的時間內接聽,接聽時需報:'_同馨管理處,您好!'在接聽客戶電話時,請多用:'請、謝謝及麻煩你'等禮貌用語。
2.往來文書控制及保密制度
(1)文書往來需嚴格,其中包括:
a.外發文書:必需由總經理辦公室發出。
b.內部文書:必需由部門主管發出或部門蓋公章才算有效公文。
c.保密文件:必需統一由行政或總經理指派人員拆閱。
(2)保密制度
a.本制度是為處理涉及公司機密的文件及其機要事項而制定。公司職員必須根據自己的職務遵守處理機要文件及機要事項的紀律。
b.本規定的修改與廢止、由辦公室提議,公司總經理決定后實施。
c.本規定中所稱機要是指不得泄露其內容的文件及事項,凡符合下列條款之一者均屬于此。
關于公司的重要政策或計劃;
關于人事問題;
關于重要會議的討論事項;
關于業主或租戶的檔案資料;
契約、協定或根據協商而決定的事項;
規定、命令中特別指定的事項。
d.機要文件及其處理,按其程序可分為以下三種:
公司內部秘密,不能向公司以外公開。
絕密,不能向部門經理及主管,以及特別指名的最小范圍內的相關工作人員以及承辦人員以外者公開。
e.機要文件、機要事項及其種類的認定,原則上由所管部門的經理負責,但公司總經理可以命其變更。
f.機要文件或機要事項由該業務部經理負責印制和傳達。
g.機要文件由其制發部門制成正本、副本兩份、一份由制發部門分門別類加以保管,另一份由辦公室專人保管。機要文件應加蓋相應的紅色標記,其處理和保管由收件人自行處理。
h.機要文件的制發部門應備有發文簿,文件發送至有關部門時,必須請收件人簽字蓋章。
i.公司內機要文件的傳遞,除責任者自行攜帶方式外,必須加封后傳遞。不能以文件方式傳遞的秘密事項必須由直接關系者親自傳達。
j.機要文件須經制發部門的經理同意后方可復制。機要文件復制時制發部門應將復制件數量在原件或副本上詳細記錄,并在上述(2.2.8)款規定的發文簿上記載復制件的去向。
k.秘密文件或公司外秘密文件以及秘密事項,由制發部門的經理負責,請專人進行分發和傳送,但必須履行上述規定的手續。
l.機要文件及其相關草案、其它無用物品的銷毀,應確定一定的時間,由所管經理負責銷毀。
m.凡違反本規定者,由總經理辦公室討論處理。
n.文件大致可分為:
法律效力文件:包括公約、手冊、指南等;
報告/表格;
作業指導書/工作手冊;
程序文件
3.檔案系統
管理檔案系統是管理工作中一重大系統,所有員工都必須積極關心,需采用簡單及容易明白設計,各員工應按照下列規定處理文件:
(1)分管經理工作職責
a.必須把檔案管理工作列入經理任期目標責任制,并分解下達管理目標。
b.要重視檔案管理工作,積極解決檔案管理工作經費及其它問題,每年至少要召開兩次檔案工作會議。辦公室根據'檔案法'和經理的年度方針、工作目標制定每年工作計劃。
(2)檔案資料員工作職責
a.負責做好收件登記、編號、運轉和檢查未歸檔文件的催辦工作。
b.按規定程序及時、正確地辦理各種資料的動態注記。
c.按時收集好各類檔案資料,不散失,不遺留,做好立卷歸檔。分類要準確,裝訂要工整,要符合立卷標準。
d.及時制訂工作計劃和做好工作總結,每月或每季提供給各級領導正確、可靠的統計表。
e.嚴格執行查閱資料的規定辦法和資料保密紀律。
f.妥善保管好各類檔案資料。
4.會議系統
為有效率地執行管理及不斷完善管理運作,將采取下列安排:
(1)會議召開之前應作好準備工作,確定議題內容,準備好有關的會議資料、文件。
(2)各種會議一般應與辦公室聯系,對出席對象提前一天以上發出通知,以備會議出席者安排好工作。
(3)會議出席者應準時到會,如果無法參加,應事先向會議組織者請假,未請假或未經允許請假而缺席、遲到者按有關出勤考核辦法承擔責任。缺席者應事后及時主動補閱會議記錄,了解會議精神。
(4)會議應堅持講效率、開短會原則,發言者做到言簡意賅,不作題外話但又要暢所欲言,要使各種會議都能起到應有的效果。
(5)固定性會議為:總經理辦公室會議,部門經理例會、部門例會、段組例會。
(6)會議如需增加、延期、合并或擴大出席對象時,由會議主持者商定后及時發出變更及擴大范圍的通知。
(7)出席會議人員于會議前安排好工作,會議期間其它人如無特殊情況不得進入會場找人、談事。如有來訪客人或來訪電話,安排適當人員作好接待記錄,待會后再通知當事人處理。如遇急事必須當事人親自接待時,應先得到會議召集者的允許,由其通知有關人員離開會場,并盡量不影響會議進程與發言,維護會議正常進行。
(8)有關部門和人員應嚴格執行會議紀要、決議、決定的相關內容,于規定完成日期后的首次會議上作出完成情況的扼要匯報。
(9)會議紀要,及所形成的決議、決定文稿應妥善保管,無關人員未經批準不得借閱。
(10)與會者需遵守會場紀律,尊重他人發言,充分闡明自己的觀點,手機請調至振動檔,以維護會議正常進行。
5.辦公室設備使用管理
(1)電話
a.公司電話設備專為保障公司各項業務工作得以順利進行而配備,必須嚴格按規定使用,無故損壞應賠償;
b.公司各部門辦公區域,因公事要求申請安裝電話,須由部門或個人提出申請,辦公室統一辦理,報總經理審批后,交工程部實施。
c.公司各部門職員辦公用電話,除總經理辦公室電話及傳真機外,其余均不具有國際、國內長途功能,任何人不得以任何理由申請開啟ddd、idd功能,確因公需撥打長途的,應填寫長途申請單,經辦公室審批后指定撥發。
d.不準用公司電話聊天及處理私人事務。
(2)復印、電腦、打印機
a.復印、打字是公司文書機要崗位,工作人員應嚴守崗位,非指定人員不得使用;
b.復印機保證每天上午8:15開機,下午5:30關機;
c.使用復印機、電腦、打印機應遵守操作規程,注意愛護。
6.庫存系統及計劃
(1)制定小區下月耗用材料的計劃,并根據實際庫存情況決定請購數量,并報審批。
(2)購進材料、工具在進庫前必須驗收數量及質量,合格無誤方可進庫。
(3)材料、工具領用要填寫領料單并簽字領料單應用處,個人專用工具要填寫個人領用單,如有遺失由個人承擔。
(4)領用工具如自然報廢,要填寫報廢單,由主管以上簽字認可,如屬意外報廢,要寫明原因,由主管以上簽字認可,否則照價賠償。
(5)每月清庫一次,做到帳物相符,對庫存材料、工具及時申報給上級部門。
(6)倉庫內物品擺放分類,地面保持清潔,易腐
、易碎、易燃、易揮發物品應另外放置。
7.倉庫管理制度
(1)凡入庫物料,需根據進倉單進行數量、外觀、技術資料和品質的檢查、清點,對缺損和不合格物料,應及時在進倉單內說明。
(2)物料入庫后要及時登帳、立卡、建立物料檔案,帳卡物要經常核對,做到帳物相符。如發現備料不足或缺損要查明原因提出書面報告。
(3)入庫物料要盡量合理堆垛,定量存放,過目成數,做到不歪不倒,搬運方便和安全不受損壞。
(4)應做好倉庫的門窗和庫存物料的保管和安全防患工作,要經常檢查、維護、保養、保證物料不變形、不受損、不變質。
(5)倉庫內嚴禁吸煙和火種入內。對存放庫內的貴重、易燃或揮發性化工物料,要定期重點檢查和防護。
(6)物料出庫或領用均要按物料出倉單內容填寫好出倉物料品名、規格、數量、經辦清出庫或領用交接手續后,方可發料。
(7)物料出倉后,倉管人員要及時清理庫房,整理貨垛,搞好庫內整潔,并及時憑出倉單上所發的物料登銷帳卡。
(8)非本單位或本單位非有關人員,未經倉管人員許可嚴禁進入倉庫,倉管人員所管理的倉庫鎖匙亦不準任意交他人保管或開啟。
(9)出庫物料一般要成套領發,對散件及包裝好的散裝部件,應分別附有標明物料品名、規格的標簽。屬配件的,還應標記'備品備件'文號。
(10)任何負責物料運輸的公司,在運送途中應確保貨物的安全和完好。特殊和貴重物料倉管人員應隨車押運,做到接運及時、超卸安全、交接準確。
(11)對回收剩余或廢舊的物料,倉管人員應負責將所回收的物料分類收存保管,并在入庫時亦應辦理進倉手續,另立帳冊及時進行登帳。
8.各員工應具備的禮儀及當值時所需注意事項
(1)員工應具備的禮儀
a.儀表
制服必須穿著整齊和清潔。
頭發應定期修剪及梳理整齊。
胡子必須刮好。
皮鞋必須擦亮。
手指甲必須定期修理及保持清潔。
必須注意個人衛生。
必須佩帶工作證。
b.禮貌
見到相熟的業戶,必須有禮貌地打招呼。
對所有業戶的提問,必須有禮貌地耐心回答。
在早上,中午及下午時間,在當值班之員工看到業主須問安,如早上好,午安及再見。
即使面對無理取鬧的業戶主,亦不可隨便惡言相向,必須耐心地解釋原因。若有必要時應轉達上級處理。
在當值時應盡量面帶笑容,保持親切友善的形象。
即使正在向陌生人詢問時,亦應盡量保持笑容及禮貌,切記不可無故厲聲喝問,影響管理處形象。
當值時絕對不可粗言穢語。
絕對不可在面對業戶時隨便抽煙或吃零食,更不可咬著香煙或食物跟業戶講話。
不可無故遲到早退,即使有任何理由亦必須先向上級報告。如因故未能上班,更應預先作出通知,以便安排其它員工替補。
若有需要輪班當值,交接班必須準時,而下班前亦必須收齊所有需交予下一班員工辦理的事項,向下一班員工交代清楚方可離去。倘若下一班的員工因任何理由而延遲到達,則必須等待下一班員工全部返回后方可離去,以免崗位出現真空。
'若因用膳或其它理由而需要離開任何崗位,應先通知當值主管,并且必須等待其它接崗員到達方可離開,以免崗位出現真空。
'若在巡邏時發現有崗位出現真空,應暫時接替有關崗位,并立即通知主管處理。
'必須緊記服務業戶原是管理處員工應盡的責任,所有員工嚴禁向業戶索取任何形式的賞賜。即使業戶主動提出,亦應該盡量禮貌地作出拒絕。
(2)禮貌培訓
a.常備紙筆。
b.在正常情況下勿讓電話響鬧超過三下。
c.先說公司/部門名稱。
d.回答勿離題。
e.講普通話,發音清晰,咬字標準。
f.聽時勿打斷。
g.記事/留言要筆錄,清楚,全面。
h.尊稱來電者姓氏。
i.提供進一步協助/服務。
j.友善、客氣。
k.讓來電者先掛電話。
l.掛后勿當眾討論剛才來電者身份或談話內容。
m.準備再接下一個來電。
(3)服務行業以客為尊,電話應對以禮為本,人人學習專業應對方法,同事間不會互相開罪對方客戶。工作有準則,齊來遵守,借此給予客戶第一個良好印象。亦以此將服務水平提高。
a.接聽和應對
'前臺/接待員/秘書回應:您好,公司/部門名稱。請問有甚幺我可以幫您
'其它回應:您好,部門,自己的名字,請問有甚幺我可幫您
'說話清楚:低音且慢。
'語氣:喜氣而熱誠。
'尊稱客人:*董、*總、*經理、*博士、*先生、*小姐、*女士(勿妄稱太太,除非她自己已告訴您。)
*先生,請您稍等。
不要只說:請稍等。
'轉分機號:熟悉使用電話機功能。
勿亂轉分機號。
勿重復胡亂再轉。
勿轉后不顧,不理會根本無人接聽。
'套取客人全名:如有必要詢問來電者身份時,勿查問/盤問,有禮貌地查詢,用智套取。
如:您找的那位同事剛外出辦事,如果閣下留下全名和聯絡電話,就更能夠幫助他/她在外,即時回電話給您。謝謝。
'當事人不在時,慎說:我很抱歉,他/她出去辦事/剛剛出去辦點事,很快就回來或與另一位客人在開會。
切忌說:他/她仍未上班/仍未有來/上午都未見過他。
他/她不在。
他/她不知道去了哪里。
'如果因事令來電者等久了
要說:我真對不起,讓您久等啦,**先生,我再給您轉。
或:當事人可能暫時無法接聽您的電話,請您留言,我一定會幫您轉達。
b.一般來電查詢
轉分機號之前告訴來電者該與哪一部門或哪一位同事聯絡,然后代轉。一般來電查詢要登記。要跟進,要處理。
c.留言
若來電者是陌生人士請他留下:
'公司/單位全名。
'聽不清楚以禮再問。
'重復姓名及電話號碼,保證準確性。
'寫上自己的姓名。
切記:要求來電者留言只能以禮巧問,不重犯查問語氣。
d.留言字條
'馬上親交/托人轉交當事人或其秘書。
'托人轉交要確保盡快轉達。
'當事人或秘書不在,貼在當事人電話機上。
e.接聽電話/錄音留言
接聽限響三下,電話錄音限響五下。
f.交談完畢
說:謝謝來電,*先生,我確保代您轉達。
或:謝謝來電,*先生,他/她回來時我一定會告訴他
g.電話制度
'一個公司可能用超過一種電話機、總機、分機、傳真機電話功能,每位員工都要熟悉操作及分機號碼。
'前臺接待,有人值班。
'前臺離位,有二線人員接一線工作。
'對答語氣用一線用語。
'接觸與跟進。
'令客戶感到賓至如歸,受重視,受歡迎。
'歡迎與接待。
'需要久侯著,奉茶,找人陪同或暫接待。
'每五分鐘招呼一次,直至當事人接待為止。
'客人需要上衛生間,請詳細指引。
'路過時對客人微笑/點頭,不要分是否是自己的客戶,所有客戶都是管理處寶貴的客戶。
'在任何情況下:
'勿胡亂泄露公司秘密。
'有客戶在場,同事間要更友善,互相尊重。
第19篇 某物業公司行政和人事管理制度2
e物業公司行政和人事管理制度(2)
6.員工體格檢查管理辦法
6.1.為保證員工身體健康,特制定本管理辦法。
6.2.本管理辦法所稱員工指與公司建立勞動關系的正式員工。
6.3.公司行政與人力資源部為員工體格檢查的職能部門,主要職責:
1).對所有加入公司的新入職員工進行上崗前體檢要求及管理。
2).對入公司工作滿一年后的員工統一組織體格檢查。
6.4.對入公司工作滿一年后的員工體格檢查費用(認可項目)由公司承擔。
6.5.體格檢查管理:
1).員工按接到公司發出的錄用通知書要求,在正式上崗前進行體格檢查。
2).入公司工作滿一年后的員工由公司行政和人力資源部統一安排進行體格檢查。
6.6.體格檢查操作規程:
1).新入職員工:
i.在接到錄用通知書后,持北京市衛生行政部門評審認可的一級以上醫院(含一級醫院)提供的合格的有效體檢健康證明方可正式錄用。
ii.體格檢查項目:北京市衛生行政部門評審認可的一級以上醫院(含一級醫院)設置的常規體格檢查項目以及血常規、尿常規、肝功能、澳抗、腎功能、血糖(包含但不限于)等化驗項目。
iii.對從事過有毒有害職業,患有職業病的人員,需提供相關資料。
2).入公司工作滿一年后的員工
i.公司每年定期統一安排,對入公司工作滿一年后的員工進行體格檢查。
ii.體格檢查項目:
a.年齡在35周歲以下員工體格檢查項目:常規體格檢查項目以及血常規、尿常規、肝功能、澳抗、腎功能、血糖等化驗項目(包含但不限于)。
b.年齡在35周歲以上(含35周歲)女員工、40周歲以上男員工、中心部門副經理以上人員(含部門副經理)體格檢查項目:常規檢查及化驗項目(同第1)款),增加心電圖及b超檢查。
c.女員工體格檢查附加項目:
全體女員工:外科乳腺檢查、婦科b超
已婚女員工:a、婦科常規檢查、b、陰道分泌物懸滴檢查(查陰道滴蟲、霉菌)
35周歲以上(含35周歲)女員工:子宮頸刮片(防癌普查、檢查子宮頸腫瘤)、陰道脫落細胞涂片(卵巢內分泌功能、生殖器腫瘤普查)
45周歲以上(含45周歲)男員工體格檢查附加項目:泌尿外科檢查(檢查前列腺)
iii.體格檢查項目結果:
a.體格檢查項目結果由行政與人力資源部(行政人事部)統一存入員工行為檔案。
b.不合格者在規定時間內進行復查,所產生的費用由個人自理。
c.對于傳染性疾病復查不合格者,按照勞動合同管理規定,與其解除勞動合同。
6.7.其它:政府有關部門對特殊崗位要求進行定期健康體格檢查的,已進行體格檢查的項目不享受本辦法,未進行體格檢查的項目可按本辦法規定進行。
7.工傷事故管理辦法
7.1.總則
1).為了保障員工在工作中遭受事故傷害和患職業病后獲得醫療救治、經濟補償和職業康復的權利,促進工傷預防,根據《勞動法》《北京市企業職工工傷事故管理辦法》《職業病防治法》,制定本辦法。
2).北京招商局物業管理有限公司(以下簡稱公司),所屬部門(部門系指北京招商局物業管理有限公司各部門及所管理的各項目中心)及其員工應遵照本辦法的規定執行。
3).公司依照《北京市企業勞動者工傷保險規定》為本公司建立勞動關系的員工繳納工傷保險。
4).對工傷員工按照《北京市企業勞動者工傷保險待遇給付辦法》規定的標準保障職工的工傷保險待遇,提供經濟補償,公司將根據自身經營狀況及物價上漲因素,適當調整由企業承擔部分的費用標準。
5).公司、各部門及員工必須貫徹'安全第一,預防為主'的方針,遵守勞動安全衛生法規制度,嚴格執行國家勞動安全衛生規程和標準及公司各項安全操作規程,防止勞動過程中的事故,減少職業危害。
6).員工發生工傷事故或確診為職業病,公司將及時上報勞動和社會保障部門,并由其進行工傷認定。認定為工傷的,按照國家頒布的標準評定傷殘等級,根據傷殘等級享受相應的工傷保險待遇。
7).公司行政與人力資源部主管公司員工工傷管理工作,各部門負責人為本部門安全生產第一責任人,各部門應設立專人負責生產安全管理工作。
8).公司工會組織負責對公司實施工傷事故管理進行監督檢查。
7.2.工傷事故搶救
1).員工在工作崗位發生工傷事故,員工所在部門應立即向主管領導報告,并向公司行政與人力資源部報告,最遲不得超過1小時。
2).各部門發生死亡事故或一次負傷三人以上(包括三人)的工傷事故,公司應立即報告上級公司并上報勞動和社會保障主管部門,最遲不得超過2小時。
3).員工在工作崗位發生工傷事故,員工所在部門應立即組織搶救。
4).接到員工工傷事故通知后,主管領導及行政與人力資源部(行政人事部)負責勞動安全人員應立即到達現場,由主管領導負責指揮現場搶救工作。
5).員工工傷事故較嚴重時,應立即送往附近的醫院進行搶救,或呼叫急救中心進行搶救。
7.3.工傷范圍及其認定
1).員工由于下列情形之一負傷、致殘、死亡的,應當認定為工傷:
i.從事本公司日常生產、工作或者本部門負責人臨時指定的工作的,在緊急情況下,雖未經本部門負責人指定但從事直接關系本公司重大利益的工作的;
ii.經本部門負責人安排或者同意,從事與本公司有關的技術改進工作的;
iii.在生產工作環境中接觸職業性有害因素造成職業病的;
iv.在生產工作的時間和區域內,由于不安全因素造成意外傷害的,或者由于部門領導同意加班加點,超負荷勞動及因病請假未獲準等原因,突發疾病造成死亡或經第一次搶救治療后全部喪失勞動能力的;
v.因履行職責遭致人身傷害的;
vi.從事搶險、救災、救人等維護國家、社會和公眾利益的活動的;
vii.因公、因戰致殘的軍人復員轉業到公司工作后舊傷復發的;
viii.因公外出期間,由于工作原因,遭受交通事故或其他意外事故造成傷害或者失蹤的,或因突發疾病造成死亡或者經第一次搶救治療后全部喪失勞動能力的;
i*.在上下班的規定時間和必經路線上,發生無本人責任或者非本人主要責任的道路交通機動車事
故的;
*.法律、法規規定的其他情形。
2).員工由于下列情形之一造成負傷、致殘、死亡的,不應認定為工傷:
i.犯罪或違法;
ii.自殺或自殘;
iii.斗毆;
iv.酗酒;
v.蓄意違章;
vi.法律、法規規定的其他情形。
3).公司各部門應當自工傷事故發生第一時間或者職業病確診之日起,向公司行政與人力資源部報告,填寫《工傷報告表》。公司應當自工傷事故發生之日或者職業病確診之日起,十五日內向北京市朝陽區勞動和社會保障局提出工傷報告,填寫《企業勞動者工傷報告表》;并在三十日內向朝陽區勞動和社會保障局提出工傷認定申請。
4).各部門及其員工提出工傷認定申請時,應當提交以下資料:
i.《企業職工工傷認定申請表》
ii.指定醫院或醫療機構初次治療工傷的診斷書和職業病診斷證明書,屬于輕傷無需住院醫院治療的,由公司指定醫院開具工傷診斷書;
iii.公司的工傷報告,或者勞動行政部門根據職工的申請進行調查的工傷報告。
iv.其他相關證明材料:
a.屬于交通事故,提交公安交通管理部門的責任裁決書或相關的處理證明;
b.屬于領導同意加班加點、超負荷勞動、及因病不能休假造成突發疾病的,由所在部門提交以上情況的證明材料;
c.屬于因公因戰致殘的復員轉業軍人到公司工作后舊傷復發的,提交《革命傷殘軍人證》及醫院的舊傷復發診斷證明;
d.屬于從事搶險、救災、救人等維護國家、社會和公眾利益的活動的,由所在部門或者縣級政府民政部門、公安部門出具的證明;
e.其他特殊情況,提交認定工傷所需的材料。
5).員工因公外出期間或者在搶險救災中失蹤的,其親屬或者公司應當向公司所在地公安部門、勞動行政部門報告。勞動行政部門應當根據人民法院宣告死亡的結論認定因工死亡。
7.4.勞動鑒定和工傷評殘
1).員工在工傷醫療期內治愈或者傷情處于相對穩定狀態,或者醫療期滿仍不能工作的,應當進行勞動能力鑒定,評定傷殘等級并定期復查傷殘狀況。
2).對因工負傷或者患職業病的員工傷殘后喪失勞動能力的程度和護理依賴程度進行等級鑒定。符合評殘標準一級至四級為全部喪失勞動能力;五級至六級為大部分喪失勞動能力;七級至十級為部分喪失勞動能力 。傷殘待遇的確定和工傷職工的安置以評定的傷殘等級為主要依據。
3).公司行政與人力資源部負責組織認定為工傷的員工,憑工傷認定通知書,到勞動鑒定機構進行勞動能力的鑒定,評定傷殘等級。
7.5.工傷保險待遇
1).員工因工負傷治療,享受工傷醫療待遇。
2).工傷員工治療工傷或職業病所需的掛號費、住院費、醫療費、藥費、就醫路費全額報銷。 員工因工負傷達到傷殘等級工傷醫療費由工傷保險支付,未達到傷殘等級工傷職工的醫療費等由醫療保險支付,其中個人負擔部分可由公司支付。
3).工傷員工除緊急搶救外應到本人選定醫療機構和指定醫療機構治療工傷、職業病。工傷員工經緊急搶救脫離危險后,應當及時轉回本人選定醫療機構繼續治療。
4).工傷員工需要住院治療的,按照公司職工因公出差伙食補助標準的三分之二發給住院伙食補助費;經批準轉外地治療的,所需交通、食宿費用按照本公司員工因公出差標準報銷。
5).工傷員工治療非工傷范圍的疾病,其醫療費用按照醫療保險的規定執行。
6).員工因工負傷或者患職業病需要停止工作接受治療的,實行工傷醫療期。
7).工傷醫療期是指職工因工負傷或者患職業病停止工作接受治療和領取工傷津貼的期限。工傷醫療期應當按照輕傷和重傷的不同情況確定為一個月至二十四個月,嚴重工傷或者職業病需要延長醫療期的,最長不超過三十六個月。工傷醫療期滿后仍需治療的,繼續享受工傷醫療待遇。工傷醫療期的時間由指定治療工傷的醫院或醫療機構提出意見,經勞動鑒定委員會確認并通知公司和工傷員工。
8).工傷員工在工傷醫療期內停發工資,改為按月發給工傷津貼。工傷津貼標準相當于工傷員工本人受傷前十二個月內平均月工資收入。工傷醫療期滿或者評定傷殘等級后應當停發工傷津貼,改為享受傷殘待遇。
9).工傷員工經評殘并確認需要護理的,應當按月發給護理費。
i.護理等級根據進食、翻身、大小便、穿衣及洗漱、自我移動五項條件,區分為全部護理依賴、大部分護理依賴和部分護理依賴三個等級。護理等級由勞動鑒定委員會評定。
ii.工傷護理費依照上述護理等級分別按上年度北京市職工月平均工資的百分之五十、百分之四十、百分之三十發給。
10).工傷員工因日常生活或者輔助生產勞動需要,必須安置假肢、儀眼、鑲牙和配置代步車等輔助器具的,按國內普及型標準報銷費用。
11).員工因工致殘被鑒定為一級至四級的,應當退出生產、工作崗位,終止與公司的勞動關系,發給工傷傷殘撫恤證件,并享受以下待遇:
i.按月發給傷殘撫恤金,標準分別為本人工資的百分之九十至百分之七十五。其中:一級百分之九十,二級百分之八十五,三級百分之八十,四級百分之七十五。
ii.發給一次性傷殘補助金,標準相當于傷殘職工本人十八至二十四個月工資。其中:一級二十四個月,二級二十二個月,三級二十個月,四級十八個月。
iii.患病時按醫療保險有關規定執行,對其中執行由個人負擔部分有困難的,由公司向工傷保險機構申請,由工傷保險基金酌情補助。
iv.易地安家的,發給相當于北京市上年度職工平均工資六個月的安家補助費。旅途所需車船費、旅館費、行李搬運費和伙食補助費,按照公司員工因公出差標準報銷。
12).因工致殘被鑒定為一級至四級并按本辦法第二十二條規定領取待遇的,到達退休年齡時,繼續由工傷保險基金支付傷殘撫恤金。傷殘撫恤金低于按養老保險規定計發的養老金標準的,應當按養老金的標準由工傷保險基金補足差額部分。社會保險經辦機構同時應將該員工在養老保險基金中個人帳戶的個人繳費部分轉入工傷保險基金。
13).員工因工致殘被鑒定為五級至十級的,原則上將由公司安排適當工作,并可以享受以下待遇:
i.按傷殘等級發給一次性傷殘補助金,標準相當于傷殘職工本人六至十六個月工資。其中:五級十六個月,六級十四個月,七級十二個月,八級十個月,九級八個月,十級六個月。
ii.因傷殘造成本人工資降低時,由公司發給在職傷殘補助金,標準為工資降低部分的百分之九十,本人技能提高而晉升工資時,在職
傷殘補助金予以保留。
iii.舊傷復發經確認需要治療和休息的,按照本辦法規定享受工傷醫療待遇和工傷津貼。
iv.傷殘程度被評為五級和六級且公司難以安排工作的,按月發給相當于本人工資百分之七十的傷殘撫恤金。
v.傷殘程度被評為七至十級,員工本人愿意自謀職業并經公司同意的,或者勞動合同期滿終止合同后本人另行擇業的,可以發給一次性傷殘就業補助金,具體標準執行北京市勞動和社會保障主管部門的規定。
14).員工因工死亡,應按照以下規定發給喪葬補助金、供養親屬撫恤金、一次性工亡補助金:
i.喪葬補助金北京市上年度職工平均工資六個月的標準發給。
ii.供養親屬撫恤金發給由死者生前提供主要生活來源的死者的親屬。其標準為:配偶每月按北京市上年度職工月平均工資的百分之四十發給,其他供養親屬每人每月按百分之三十發給,孤寡老人或者孤兒每人每月在上述標準的基礎上加發百分之十。撫恤金總額不得超過死者本人工資。供養親屬的范圍和條件按照現行的有關規定執行,供養親屬失去供養條件時不再享受該項撫恤金。
iii.一次性工亡補助金,標準為北京市上年度職工平均工資四十八個月至六十個月的金額,具體標準由北京市勞動和社會保障部門的規定確定。符合第二十二條規定享受傷殘撫恤金期間死亡的,一次性工亡補助金按全額標準的百分之五十發給。
15).由于交通事故引起的工傷,應當首先按照《道路交通事故處理辦法》及有關規定處理。工傷保險待遇按照以下規定執行:
i.交通事故賠償已給付了醫療費、喪葬費、護理費、殘疾用具費、誤工工資的,公司或者工傷保險經辦機構不再支付相應待遇(交通事故賠償的誤工工資相當于工傷津貼)。公司或者工傷保險經辦機構先期墊付有關費用的,員工或其親屬獲得交通事故賠償后應當予以償還。
ii.交通事故賠償給付的死亡補償費或者殘疾生活補助費,已由傷亡員工或親屬領取的,工傷保險的一次性工亡補助金或者一次性傷殘補助金不再發給。但交通事故賠償給付的死亡補償費或者殘疾生活補助費低于工傷保險的一次性工亡補助金或者一次性傷殘補助金的,由公司或者工傷保險經辦機構補足差額部分。
iii.員工因交通事故死亡或者致殘的,除按照本條(一)、(二)項處理有關待遇外,其他工傷保險待遇按照本辦法的規定執行。
iv.由于交通肇事者逃逸或其他原因,受傷害員工不能獲得交通事故賠償的,公司或者工傷保險經辦機構按照本辦法給予工傷保險待遇。
v.公司或者工傷保險經辦機構應當幫助員工向肇事者索賠,獲得賠償前可墊付有關醫療、津貼等費用。
16).員工因公外出期間因意外事故失蹤的,從事故發生的下個月起三個月內,本人工資照發,從第四個月起停發工資,對失蹤員工的供養親屬按月發給供養親屬撫恤金。生活有困難的,可以預支一次性工亡補助金的百分之五十。人民法院宣告死亡的,發給喪葬補助金和其余待遇。當失蹤人重新出現并經法院撤銷死亡結論的,已領取的工傷待遇應當退回。
17).享受傷殘撫恤金或者供養親屬撫恤金的人員到境外定居后,可以憑生存證明繼續領取撫恤金,也可以按照第二十七條的規定一次性領取有關待遇,并同時終止工傷保險關系。生存證明應每年向支付撫恤金的工傷保險經辦機構提供一次。
18).享受工傷保險待遇的人員,在執行勞動教養期間或者犯罪服刑期間,其工傷保險待遇可以發給。
7.6.工傷保險基金
1).本辦法規定的工傷醫療費、護理費、傷殘撫恤金、一次性傷殘補助金、殘疾輔助器具費、喪葬補助金、供養親屬撫恤金、一次性工亡補助金,由公司負責向社會保障機構申請,由工傷保險基金支付,其他費用暫按原渠道支付。
2).工傷員工應當到工傷醫療合同醫院進行治療,緊急時可以到就近醫院或者醫療機構救治。工傷員工需要轉院治療或者到外地就醫的,由工傷合同醫院提出意見,并須經公司及工傷保險經辦機構批準。
3).員工因工死亡,其喪葬事宜的辦理應當執行國家有關規定。
7.7.公司和職工責任
1).公司實行租賃、兼并、轉讓、分立時,繼續經營者必須承擔原公司員工的工傷保險責任, 并到當地勞動行政部門辦理工傷保險登記。員工被借調或者聘用期間發生工傷事故的,由借調或者聘用單位承擔工傷保險責任。
2).各部門必須負責做好工傷預防,落實工傷醫療搶救措施,確保工傷員工得到及時救治,公司行政與人力資源部負責病傷職工管理和傷殘鑒定申報工作。
3).各部門必須如實申報工資總額和員工人數,及時報告工傷和職業病情況,不得瞞報、虛報。
4).在招聘過程中,應審查應聘員工原工作背景,員工應聘時應主動說明所從事過的職業。原從事有職業危害作業的員工,應聘時應當持有職業性健康檢查證明。發現患有職業病的,由原工作單位負責工傷保險的處理工作;在公司發現患有職業病的,由公司負責工傷保險的處理工作。
5).員工應當接受勞動安全衛生教育和培訓,服從公司安全生產管理人員的指導,嚴格遵守安全操作規程。
6).工傷員工經過勞動鑒定確認完全恢復或者部分恢復勞動能力可以工作的,應當服從公司的工作安排。
7.8.爭議處理
1).工傷員工及其親屬,在申報工傷和處理工傷保險待遇時與公司發生爭議的,按照勞動爭議處理的有關規定辦理。
2).工傷員工及其親屬或者公司,對勞動行政部門做出的工傷認定和工傷保險經辦機構的待遇支付決定不服的,按照行政復議和行政訴訟的有關法律、法規辦理。
3).員工對勞動鑒定委員會做出傷殘等級鑒定結論不服的,可以向北京市勞動鑒定委員會辦公室申請復查;對復查鑒定結論不服的,可以向上一級勞動鑒定委員會申請重新鑒定。
7.9.附則
1).本辦法所稱員工本人工資,是指員工因工負傷或者死亡前十二個月的月平均工資標準收入。計發工傷保險待遇時,本人工資收入低于北京市職工平均工資百分之七十五的,以北京市職工平均工資百分之七十五為計發基數;高于北京市職工平均工資百分之三百以上的,以北京市職工平均工資百分之三百為計發基數。
2).本辦法所稱職業病,其范圍、名稱按照《職業病范圍和職業病患者處理辦法的規定》和所附的'職業病名單'執行,職業病的診斷按照《職業病診斷管理辦法》及有關規定執行。
3).本辦法所稱因工死亡,是指因工傷事故或者職業中毒直接導致死亡、工傷或者職業病醫療期間死亡、工傷舊傷復發或者職業病舊病復發死亡,以及按照本辦法第二十二條規定享受傷殘撫恤金期間死亡。
4).到公司實習的大中專院校、技工學校、職業高中學生發生傷亡事故的,可以參照本辦法的有關待遇標準,由北京市工傷保險經辦機構發給一
次性待遇。工傷保險經辦機構不向有關學校和公司收取保險費用。
8.辦公用紙管理辦法
8.1.為提高行政辦公效率,降低整體費用成本支出和自然資源使用消耗,特制定本辦法。
8.2.辦公用紙選購應本著品質與價格合理搭配的原則,避免因質量問題影響正常辦公使用與效率。
8.3.辦公用紙以部門為單位進行申領登記,部門文員定期按實際使用情況領取紙張,并填寫《辦公用品領用登記表》;如遇特殊情況需臨時或大量領用紙張,應取得分管領導(或本部門經理)和行政與人力資源部經理批準。
8.4.部門辦公用紙使用應采取實際使用人簽字領用的辦法,除對外正式發文及存檔文件外,其他用紙應雙面使用。
8.5.部門在使用紙張進行文件打印、復印過程中應注意紙張的實際使用情況,避免因操作原因使紙張遺漏、破損對辦公設備或辦公環境造成破壞與污染。
8.6.辦公紙張在儲存與使用過程中應加強管理,避免人為原因的丟失與損壞,同時應減少各種程度的人身傷害。
8.7.設定專人負責定期回收廢舊辦公用紙及其他紙張雜物。
8.8.相關記錄
yz-zg/b*r-f19-01《辦公用品領用登記表》
9.關于法律法規及其他要求搜集、更新和培訓等工作管理辦法
9.1.為確定適用于本公司的法律、法規和其他要求,建立獲取和更新上述法律、法規和其他要求的渠道,并及時更新、培訓,特制定本辦法。
9.2.職責
1).公司行政與人力資源部負責組織公司各部門、各物管中心獲取相關法律法規及其他要求,會同有關部門進行適用性確認,并指導相關部門進行學習、培訓。
2).物管中心行政人事部負責中心各部門相關法律法規及其他要求的獲取、學習和培訓。
3).公司、物管中心各部門指定專門負責人,在各自職能范圍內,按相關渠道定期獲取、識別和更新與本部門活動和所轄范圍有關的法律法規及其他要求。
9.3.法律、法規及其他要求范圍
1).中國政府簽署的與本公司有關的有關質量、環境、職業健康安全等方面的國際公約。
2).國家、地方及上級主管部門和其他相關部門頒布的有關質量、環境、職業健康安全等的法律、法規、條例、規章、制度等。
3).行業規范、標準、各級政府下達的指示、本組織與政府機構的協定及其他非法規性指南等。
9.4.法律、法規及其他要求獲取渠道
1).通過正常的收發文渠道獲取政府主管部門頒發的相關法律、法規。
2).通過與各行業協會聯系和溝通獲取更多的其他要求信息。
3).通過專業服務機構、專業咨詢機構、圖書館、數據中心、信息中介機構獲取相關信息。
4).通過購買新的出版物(法規、標準匯編等),跟蹤報紙、刊物的最新發布情況,利用廣播電視、因特網等各種途徑獲取相關信息。
9.5.法律、法規及其他要求評價、登記和培訓
1).公司、物管中心各部門專門負責人對獲取的法律、法規及其他要求進行適用性識別、評價、確定使用范圍,填寫《法律及其他要求有效版本清單》,經主管部門領導審定,交公司行政與人力資源部匯總。
2).公司行政與人力資源部對各部門提交的《法律及其他要求有效版本清單》匯總后,形成公司的法律及其他要求文件,經管理者代表批準后,發放到相關適用部門和崗位,確保適用場所都能得到現行有效版本或有關信息。
3).公司行政與人力資源部在各級領導的指導下,會同并督促公司、中心各部門采用各種形式和方法在不同場所向員工傳達相關的法律和其他要求;全體員工應結合崗位培訓,認真學習領會并貫徹執行各項法律、法規及其他要求。
4).結合自身活動和服務的范圍及所轄區域,公司各部門及各物管中心應把相關法律、法規及其他要求及時向客戶和相關方傳達,使他們能了解遵守有關要求,積極配合管理工作的開展。
9.6.法律、法規及其他要求的更新
1).公司、物管中心各部門專門負責人定期及時跟蹤了解相關信息,得到更新版本或修訂信息后,上報公司行政與人力資源部。
2).公司行政與人力資源部根據相關部門的評審意見,經公司管理者代表批準后,及時填寫《法律和其他要求更新通知單》,并將相關信息向相關部門通告,確保新的要求得到貫徹執行。
3).公司、物管中心各部門每半年組織各部門對《法律及其他要求有效版本清單》進行修訂、更新,并更新所保存的版本。
4).對于作廢的法律及其他要求,公司行政與人力資源部負責及時從相關部門撤回,并填寫《文件發放(回收)登記表》。
9.7.相關記錄
c*5.2-03-f01-02《法律、法規及其他要求有效版本清單》
c*5.2-03-f02-02《法律、法規及其他要求更新通知單》
c*4.2.3-01-f01-01《文件發放(回收)登記表》
10.車輛使用的管理規定
10.1.車輛使用權限
1).北京物管公司車輛由公司行政與人力資源部統一管理、統一調度。
2).派車由行政與人力資源部負責。派車順序為:辦理重大事項優先、領導公務用車優先。公務用車按照工作輕重緩急順序派車。
10.2.車輛使用申請程序
1).確需使用車輛外出辦公的部門,須持部門經理簽批后的《派車申請單》經行政與人力資源部經理簽批后生效,《派車申請單》由行政與人力資源部備案。
2).除緊急情況外,一般用車須提前一天將《派車申請單》報行政與人力資源部。
3).用車當天由駕駛員到行政與人力資源部領取車輛鑰匙,并于收車后將車輛鑰匙交回行政與人力資源部。
10.3.車輛維保
1).行政與人力資源部負責車輛的維修、保養和車輛加油。
2).車輛使用人應愛護車輛,遵守交通法規,若因違章造成的事故,相關責任由當事人承擔。
10.4.記錄及表格
第20篇 某某行政中心物業管理規章制度和檔案建立管理規范
某行政中心物業管理處管理規章制度和檔案的建立與管理
提要:
檔案管理的工作原則:符合實際、可操作、規范、嚴謹。
以公司企業文化理念及iso9000質量規律體系為指導,導入iso14000環境管理體系思想。以國家相關法律法規和業主需求為基礎,建立科學、規范、嚴謹的管理制度體系。
檔案的建立與管理科學化、規范化、技術化、高標準。
完善的管理制度是保證現代企業正常有序運作的必要條件;科學化、規范化的檔案管理能為企業的高效運作和快速發展提供強大的信息資源支持。完善的規章制度和科學化、規范化的檔案管理是提供專業化物業管理服務的重要基礎,能有效的為物業及公用設施的使用、維修以及各項物業管理服務工作提供引導和服務。
本公司素以嚴格規范的管理而著稱,在某某行政中心實施物業管理過程中,我們將依然按照iso9001質量管理體系規范和iso14000環境管理體系的管理思想和管理方法,作到治而不亂、管而不死,堅決貫徹規范管理與專業服務相結合的路線。常言道:'沒有規矩,不成方圓',必要的規章制度是作好物業管理服務的保證,要使該物管區域的管理與服務走上正軌,實現標準化、規范化和制度化的管理,必須從基礎抓起。本公司目前有一套完善的規章制度,這些制度的建立,是以政府相關法律法規和公司的經營宗旨、經營范圍和業主需求的為依據,并在多年的實踐運作中反復補充修改,逐步健全完善和提高的。
概括地說,這些制度包括兩大方面:一是公司操作管理制度,是公司在各物管點提供優質服務的操作準則和依據,其總體涵蓋:公眾制度部分,內部崗位責任制,管理運作制度和考核標準,它們整合形成一套完整的操作體系,以指導日常物業服務的方方面面,與傳統的管理方式相比,其更顯科學、規范。二是專門針對某某區行政中心物業服務項目所制訂的系列內部崗位制度,它包含事務所各崗位/部門職責描述、各類人員職能規范、考核標準等,這一套制度的建立,為該物業服務項目完善內部機制,造就一支高素質、高績效的員工隊伍奠定了基礎,以完美的物業服務夯實政府辦事效率,提升政府形象。
一、規章制度的建立與管理
1、行政中心物業管理處管理制度的建立應符合相關的法律法規,所有管理制度的建立,均以法律法規及物業管理委托合同為基礎,物業管理活動中各法律主體的合法權益,特別對行政中心我們的責任和義務進行細化,并使之制度化、規范化,以保證如實履行物業管理委托合同規定的義務。
2、在建立某某區行政中心物業管理內部管理制度時,以我公司現有的管理運作制度和iso9000質量體系為基礎,結合行政中心物業管理的具體特點和要求,并導入iso14000環境管理體系和ohsas18000職業安全健康管理體系,對整個規章制度體系作適當的修訂和整合,使整套規章制度體系更切合實際,操作性更強。
3、規章制度注重服務、管理和責任的統一。每一項制度責任者對所承擔的管理、服務各項責任明確具體并相互關聯。
4、在定性的基礎上強調定量的要求極其重要性,使績效考核評估具有標準尺度和依據,又能激發員工工作熱情。
5、注重物業管理活動中各部門人員職責范圍和工作接口關系,梳理各個環節,用制度使其環環相扣,做到有序規范的運作,協調一致。
6、制度文字條款簡明扼要,便于員工理解、記憶、接受、執行。
(規章制度的內容見物業管理服務方案附件《管理制度匯編》)。
二、檔案的建立與管理
規章制度的執行,需要通過檔案管理手段來實現。某某區行政中心物業管理檔案的建立與管理就是圍繞規章制度的執行而進行的,對相關記錄進行規范、整理、歸檔,做到每一項管理工作都有計劃、有標準、有規范、有記錄。因此,我們將在行政中心配備專職檔案管理人員,對所有檔案資料進行嚴格的、科學的、系統的管理,為整個管理工作的分析和改進提供可靠的依據和信息支撐。
三、物業管理檔案的分類
1、物業管理檔案的分類以公司的檔案員崗位責任制度、檔案管理規定以及質量體系中的質量記錄控制程序等為工作依據,做到有章可循、有據可查、可量化、可考核。
2、物業管理檔案按三個層面進行分類管理:
(1)第一層面:以建設部頒發的《全國物業管理示范大廈標準》建立管理檔案框架,對檔案資料采用統一格式。
(2)第二層面:融合了行政中心的實際情況、iso14000、ohsas18000管理體系思想的iso9000質量管理體系文件及管理運作制度、公眾管理制度等,通過適應性修改,形成復合型行政中心物業管理檔案資料。
(3)第三層面:將執行復合型管理體系文件、相關規章制度的各種現場記錄補充到管理檔案架構中,形成檔案管理的終端。
3、**區行政中心是某某區政府的首腦機關,保密范圍涉及到原始文件資料,其保密方式和保密要求都不同于其他物業。因此,我們將對日常管理檔案采用定期歸檔、密級保管等的方式嚴格進行。
