物業住宅小區檔案管理制度2（5篇范文）

第1篇 物業住宅小區檔案管理制度2

第二節房屋管理與維修養護

1.主出入口設有小區平面示意圖,主要路口設有路標、組圖及幢、單元、戶門標號標志明顯。

2.無違反規劃亂搭亂建,無擅自改變房屋用途現象。

3.房屋外觀完好、整潔,外墻面磚、涂料等裝飾材料無脫落、無污跡。

4.戶外招牌、廣告牌、霓虹燈按規定設置,保持整潔、統一、美觀,無安全隱患或破損。

5.封閉陽臺統一有序,色調一致,不超出外墻面,除建筑設計有要求外,不得安裝

戶外防盜網、晾衣架、遮陽蓬等。

6.空調安裝位置統一,冷凝水集中收集,支架無銹蝕。

7.房屋裝飾裝修符合規定,未發生危及房屋結構安全及拆改管線和損害他人利益的現象。

1)住戶裝修申請表、裝修責任書(見業主分戶檔案)

2)裝修現場巡查記錄表(見工程巡查記錄)

第三節共用設施設備管理

1.共用配套設施完好,無隨意改變用途。

2.共用設施設備運行、使用及維護按規定要求有記錄,無事故隱患,專業技術人員和維護人員嚴格遵守操作規程與保養規范。

1)設備運行維修工作程序

2)設備巡查記錄

3)設備保養記錄

3.室外共用管線統一入地或公共管道,無架空管線,無礙觀瞻。

4.排水、排污管道通暢,無堵塞、外溢現象。

5.道路通暢,路面平整,井蓋無缺塊,無丟失,路面井蓋不影響車輛行人通行。

6.制定供電系統管理措施并嚴格執行,記錄完整,供電設備正常,配電室管理符合規定,路燈、樓道等公共照明完好。

1)電室管理規定

2)配電系統工作內容及操作程序

3)路燈、樓道等公共照明設備完好

第四節安防、消防、車輛管理

1.小區基本實行封閉式管理

1)小區實行24小時封閉管理資料

2)治安管理規定

3)門衛管理規定

2.有專業護衛隊實行24小時值班及巡邏制度,護衛熟悉小區的環境,文明值勤,訓練有素、言語規范、認真負責。

1)護衛部工作、內務條令

2)護衛崗位職責

3)各種工作記錄、資料照片

⑴護衛值班記錄

⑵護衛訓練記錄

⑶夜間巡查記錄

⑷來訪登記表

⑸護衛培訓日程、訓練記錄及資料

⑹護衛工作考核、巡查、評分統計資料

⑺護衛基礎知識考核答卷

⑻護衛文明值勤,裝修巡查等資料

3.危及人身安全處有明顯標識和具體的防范措施

1)警示牌標識卡等

2)突發事件及異常情況處理措施

3)常見治安刑事案件及處理措施

4)常見的幾種可疑情況及處理措施

5)緊急情況記錄表

4.消防設備設施完好無損,可隨時起用,消防通道暢通,制定消防應急方案

1)消防管理制度

2)火警、火災應急方案

3)消防通道暢通

4)定期進行消防巡視,檢查維護消防設施、器材等資料

5)護衛隨時巡查營業房消防設施

6)義務消防隊員消防演練

5.機動車停車場管理制度完善,管理責任明確,車輛進出有登記。

1)機動車停車場管理規定

2)機動車停車場登記

3)護衛巡邏記錄

4)護衛工作考核標準

5)交通指揮管理規范有序

6.非機動車輛管理制度完善,按規定位置停放,管理有序。

1)非機動車管理規定

2)按規定位置停放、管理有序

3)護衛工作考核標準

第五節環境衛生管理

1.環衛設備完備,設有垃圾箱、果皮箱、垃圾中轉站。

1)環衛設備臺帳

2)垃圾箱、果皮箱

3)清潔工作清潔小區環境衛生資料

2.清潔衛生實行責任制,有專職的清潔人員明確的責任范圍,實行標準化保潔。

1)清潔衛生工作標準及考核辦法

2)清潔衛生工作考核表

3.垃圾日產日清,定期進行衛生消毒滅殺

1)消毒滅蠅工作資料

2)定期投鼠藥資料

4.房屋共用部位共用設施設備無蟻害。

5.小區內道路等共用場地無紙屑、煙頭等廢棄物,小區內衛生照片等資料。

6.房屋共用部位保持清潔,無亂貼、亂畫、無擅自占用和堆放雜物現象、樓梯扶欄、天臺、公共玻璃等保持清潔。

7.商業網點管理有序,符合衛生標準,無亂設攤點、廣告牌和無亂貼、亂畫現象。

8.無違反規定飼養寵物、家禽、家畜。

9.排放油煙、噪音等符合國家環保標準、外墻無污染。

第六節綠化管理

1.小區內綠地布局合理,花草樹木與建筑小品配置恰當。

2.綠地無改變使用用途和破壞、踐踏、占用等現象。

3.花草樹木長勢良好,修繕整齊美觀,無病蟲害,無折損現象、無斑禿。

4.綠地無紙屑、煙頭、石塊等雜物。

第七節精神文明建設

1.意義,健康向上的社區文化活動,創造條件,積極配合,支持并參與社區文化建設。

a提高業主自治自律行為宣傳教育資料

1)經常進行政府有關法律法規宣傳教育資料

2)建立業主產權區域建設,愛護小區公共設施資料

b小區安全文明消防宣傳欄告示檔案資料

c小區住戶參與文化娛樂活動資料

d培訓護衛消防安全知識,培訓資料

第八節管理效益

1.管理服務費收繳率為98%以上

1)20**年3月至,收費報表

2.提供便民有償服務,開展多種經營,便民服務項目資料及照片。

1)20**年3月--20**年月的財務報告

3.本小區物業管理經營狀況。向小區住戶公布物管費收支報告

資料

a業主檔案資料的內容

1]業主情況登記表、照片、身份證復印件

2]業主臨時公約承諾件

3]前期物業管理服務協議

4]室內裝修管理協議書

5]消防安全責任書

6]業主裝修檢查記錄表

7]室內裝修申報表

8]裝修申報所提供的平面圖、管線圖等

9]裝修違規的整改通知書

10]業主與物業管理處達成的書面協議

11]業主在物業使用過程中產生的重要的有影響的事件的記錄

12]其它

第2篇 物業住宅小區檔案管理制度

物業項目(住宅小區)檔案管理制度

1整體檔案管理

檔案資料的建立應與今后的創優結合起來,按照《全國優秀示范小區評分標準》的分類標準建立檔案資料。

第一節基礎管理資料

1.按規劃要求建設、住宅及配套建設設施投入使用

1)工程規劃許可證

2)施工許可證

3)工程總平面圖

4)建設工程規劃管理竣工驗收合格證

5)國有土地使用證

2.辦理接管驗收手續

1)委托物業管理合同

2)工程建設施工建檔移交清單

⑴幢建施、結施竣工圖,建材合格證、分項分部評定資料;

⑵水施、電施、訊施、地下管網竣工圖,分項、分部質檢平定資料(復印件);

3)商品房質量保證書

4)房屋移交驗收資料

5)設施設備移交清單及檔案資料

3.由一家物業管理企業實施統一專業化管理

1)物業管理有限公司企業法人營業執照(正副本)

2)物業管理有限公司組織機構代碼證(正副本)

3)物管企業資質證書

4)物業管理有限公司稅務登記證(正副本)

5)上級批文(文件)

4.建設單位在銷售房屋前與選聘的物業管理企業簽定物業管理合同,雙方的責、權、利分明

1)物業委托管理合同

2)前期物業管理方案

3)物業移交及實施意見

5.購房人與物業管理企業簽定物業管理合同,雙方責、權、利明確總戶數戶,入住戶,入住率為,簽定的前期物業管理服務合同為份。(文件柜放置于)

6. 建立維修資金的管理、使用、續籌等符合有關規定

1)物業管理有限公司代管維修資金的財務管理制度

a)代管維修資金的使用范圍

b)代管維修資金的來源和籌集方法

c)代管維修資金的管理與使用辦法

d)代管維修資金的移交

7.房屋使用手冊、裝飾裝修管理規定及業主公約等各項公眾制度完善

1)房屋使用說明書

2)公共管理制度

⑴治安管理制度

⑵消防管理制度

⑶門衛管理制度

⑷機動車停車場管理制度

⑸非機動車管理制度

⑹裝修管理規定

3)政府有關文件

8.業主委員會按規定程序成立,并按規章制度履行職責

1)業主委員會籌備工作資料

⑴關于組建業主委員會實施方案

⑵業主委員會資料(詳見業主意見調查表)

⑶業主委員會章程

9.物業管理企業制定創優規劃和共體實施方案,并經業主委員會同意

1)創優規劃

2)創優實施方案(附物業管理質量目標書)

3)物業管理優秀住宅小區達標申報資料資料

10.小區物業管理建立健全各項管理制度、各崗位的工作標準并指定具體的落實措施和考核標準。

1)員工手冊

2)文明禮貌用語及各專業服務語言流程規范

3)部門職責

⑴公司組織機構示意圖(管理處機構示意圖)

⑵員工手冊

⑶管理中心職責

⑷財務部職責

⑸護衛部內務條令、崗位職責

4)部門工作程序、操作程序

⑴財務部管理制度

⑵客戶服務中心工作程序

⑶工程部設備運行維修工作程序

⑷消防工作管理制度

⑸各種應急處理方案

a、火警、火災應急方案

b、停電應急方案

c、護衛部突發事件處理措施

5)管理中心綜合管理制度

⑴值班制度

⑵回訪制度

⑶檔案管理制度

⑷原始記錄、資料管理制度

6)管理人員、員工考評細則

⑴管理人員考核細則

⑵財務管理人員考核細則

⑶維修人員考核細則

⑷清潔、綠化人員考核細則

⑸護衛員考核細則

⑹護衛部崗位目標管理考核辦法

7)護衛部培訓日程、訓練記錄

8)護衛知識考試資料

9)管理中心原始記錄資料

⑴門崗值班記錄

⑵監控中心值班記錄

⑶緊急情況記錄

⑷停車場車輛進出原始記錄

⑸房屋裝修管理記錄

⑹裝飾裝修申請書、責任書

⑺值班記錄

⑻回訪記錄

⑼維修派工單

⑽住戶檔案

⑾維修員值班記錄

⑿設施設備巡查保養等記錄

11.物業企業管理人員和專業技術人員持證上崗,員工統一著工裝、佩帶明顯標志,工作規范,作風嚴謹。

1)管理中心管理干部學歷、職稱、上崗證復印件

2)管理中心專業技術人員資格證、操作證

3)護衛員上崗證

4)員工勞動合同

12.應用計算機智能化設備等現代化管理手段,提高管理效率。

1)小區住戶基本資料(備份文件夾類)

2)小區物業基本資料

3)辦公文案

4)各類管理制度、文件夾

⑴護衛類

⑵財務類

⑶管理類

⑷保潔類

⑸經營類

⑹人事類

⑺業主委員會

⑻運行維修表

5)住戶費用繳費統計資料

13.物業管理企業在收費、財務管理、會計核算、稅收等方面執行有關規定,至少半年公開一次物業服務費用收支情況。

1)年月--財務收支報告

2)向住戶公布費用收支情況,資料

照片

3)物業管理費用標準批復

4)繳費通知單存根

14.房屋及公共設施設備檔案資料齊全、分類成冊,管理完善,查閱方便。

1)總平面圖

2)共用設施設備及配電系統

3)可視對講、監控系統

4)消防系統

5)背景音樂系統

6)光纖電視系統

7)辦公用設備

8)各種警示牌、標識卡

15.建立用戶檔案、房屋及配套設施權屬清冊,查閱方便。

1)住戶檔案

2)商業用房業主檔案(含用戶)

16.建立24小時值班制度,設立服務電話,接受業主及使用人對物業管理服務報修、求助、建議、問詢、質疑、投訴等各類信息的收集、反饋并及時處理,有回訪制度和記錄。

1)值班制度

2)回訪制度

3)管理人員值班記錄

4)維修工單存根及回單

5)設備巡查記錄

6)護衛門崗值班記錄

7)主動征求業主對物業管理服務的意見和建議

17.定期向住戶發放物業管理服務工作征求意見,對合理的建議及時整改,滿意率為%以上。

1)《客戶意見征詢表》

18.建立并落實便民維修服務,承諾制,零修急修及時率為98%,以上的返修率為2%,并有回訪記錄。

1)物管中心工作程序(見工作守則)

2)設備運行維修工作程序(見工作守則)

第3篇 小區物業規章制度建立檔案管理

小區物業規章制度的建立與檔案管理

第一章擬建立的規章制度

一、擬建立的公眾管理制度

包括業主臨時公約、業主委員會章程、客戶服務指南或住戶手冊、精神文明公約、住宅公共設施設備維修基金管理辦法、治安管理須知、車輛進出停放管理須知、消防管理須知、環境衛生管理須知、招牌廣告及公共場地、墻壁、屋面管理須知、營業場所管理須知、文娛場所管理須知、裝飾裝修管理須知等。根據招標書要求提供的《業主臨時公約》附文如下,其他詳細內容此處略。

注:《**.鳳凰城業主臨時公約》建議稿附后。

二、擬建立的內部管理制度

包括人事管理制度、福利管理制度、考勤管理制度、財務管理制度、預算管理制度、獎懲管理制度、投訴管理制度、文件管理制度、員工基本規范、通訊設備管理制度、管理體系及重大事項決策管理制度、培訓管理制度。詳細內容此處略。

三、擬建立的質量手冊及程序文件

包括質量手冊、文件控制程序文件、質量記錄程序文件、管理評審程序文件、人力資源程序文件、合同評審程序文件、物業接管程序文件、服務設計開發程序文件、采購程序文件、入住管理程序文件、內部審核程序文件、不合格程序文件、數據分析程序文件、糾正防措施程序文件等。詳細內容此處略。

四、擬建立的工作手冊

包括各級崗位職責工作手冊、社區文化工作手冊、公共場地工作手冊、營業文娛場所工作手冊、房屋整改工作手冊、空房管理工作手冊、住戶入住工作手冊、裝修管理工作手冊、投訴的接待和處理工作手冊、住戶意見的征求、評議以及服務的定期回訪工作手冊、住戶檔案管理工作手冊、便民服務實施工作手冊、費用的統計、收取和追收欠款工作手冊、環衛工作手冊、綠化工作手冊、報修工作手冊、供配電設施設備工作手冊、給排水設施設備工作手冊、電梯設施設備工作手冊、庫房工作手冊、突發事件或異常情況處理工作手冊、勤務工作手冊、安全工作手冊、門衛工作手冊、巡邏工作手冊、爭創物業優秀規劃等。詳細內容此處略。

五、擬建立的質量記錄文件

因數量達幾百份,此處省略

第二章檔案的建立與管理

一、物業檔案建立的內容

檔案建立的內容包括:業主入伙資料;客戶家庭資料;客戶聯系電話:包括:正常情況下的聯系電話和緊急情況下的聯系電話,如家庭電話、單位電話、手機、呼機、e-mail地址等;客戶室內裝修管理資料包括:裝修申請表、裝修過程情況記錄、管線變動情況等;客戶日常維修資料包括:維修、維修回訪等記錄情況;客戶反饋資料包括:服務質量回訪記錄、客戶投訴及處理記錄、客戶意見征詢、統計記錄等。

二、物業檔案管理的具體措施

客戶檔案資料是在客戶入伙以后逐步建立起來的,其內容包括客戶的姓名、家庭情況、工作單位、聯系方法、管理費收繳情況、室內裝修管理資料及物業獨用部分使用及保養維修情況等。

1、客戶檔案的收集

設立檔案室,建立相應規章制度,對客戶檔案進行嚴格管理。資料收集堅持內容豐富的原則。在實際工作中從需要出發,擴大資料來源,從時間上講是在業主入伙時開始收集歸檔,實行客戶一戶一檔。

2、客戶權籍資料管理

從客戶入伙開始,應著手權籍資料的收集工作,權籍資料的收集、整理、歸檔,應做到條理清晰、完整齊全,便于查閱。管理和使用好權籍資料,動態反映客戶權籍狀況,為客戶需求提供服務。

3、客戶檔案的整理

各個業務范圍上收集到的信息資料,統一交檔案員集中整理,整理的重點根據資料內容、來源進行分類,做到條理清晰、便于查閱。

4、客戶檔案的歸檔

**.鳳凰城小區管理處的業務接待將收集到的客戶資料每月五日前提交檔案中心。物業檔案中心員按照物業管理自身的內在規律和聯系,將資料分類有序地保存,并輸入計算機存檔,運用計算機的先進手段進行檔案資料的管理。

5、檔案的利用

為客戶服務工作及時提供檔案資料,直接或間接地為客戶管理服務,從而有效地提高服務質量和服務水平。

6、客戶檔案的管理

客戶檔案的使用有嚴格的規定,借閱必須由具備規定條件的人員經登記后方可借出,歸還時須由專人進行檢查,如有破損,立即修復,嚴重時追究有關人員的責任。客戶檔案存放時要做好防火、防潮、防蛀工作,計算機使用時應防止電腦病毒侵入。

第4篇 小區大廈業主檔案管理制度-6

小區(大廈)業主檔案管理制度6

1.0業主檔案構成規定

1.1業主檔案

1.1.1 業主個人資料

1.1.1.1業主(法人)姓名、年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

1.1.1.2工作單位、聯系電話、辦公電話

1.1.1.3 業主(法人)聯系電話、緊急事故聯系人及聯系方式

1.1.1.4 身份證件復印件

1.1.1.5營業執照、稅務登記、企業法人代碼證復印件(企業)

1.1.1.6業主(法人)照片

1.1.1.7其他(如委托他人辦理收樓:委托書、被委托人身份證明、被委托人聯系方式、被委托人照片)

1.1.2家庭成員資料(住宅物業)

1.1.2.1家庭成員姓名,各自年齡、性別、國籍、愛好、文化程度

1.1.2.2家庭成員工作或學習單位及聯系方式

1.1.2.3與業主關系

1.1.2.4各自照片

1.1.2.5各自聯系方式

1.1.3產籍資料

1.1.3.1購房合同復印件

1.1.3.2房地產權書復印件

1.1.3.3房屋面積測繪資料

1.1.3.4收樓通知書

1.1.3.5收樓證明書及確認書

1.1.3.6收樓驗收表

1.1.3.7業主領取物品(資料)記錄表

1.1.3.8鑰匙托管書

1.1.3.9防火責任書

1.1.3.10精神文明公約

1.1.3.11業主(臨時)公約

1.1.3.12前期物業管理服務協議(如有)

1.1.3.13物業使用及管理服務公約(細則)

1.1.3.14房屋使用說明書及質量保證書

1.1.3.15房屋租任憑或轉讓協議

1.1.4物業使用資料

1.1.4.1裝修管理資料(申請表、設計圖、審圖意見書、裝飾單位營業執照、資質證書、裝修管理服務協議、整改通知、違規處罰通知、裝修巡邏檢查記錄、裝修巡邏簽到表、裝修完工記錄、竣工單、裝修退款申請表、工程變更核定單)

1.1.4.2單元物業使用記錄

1.1.4.3單元物業維修保養記錄

1.1.4.4單元物業維修派工單

1.1.4.5單元物業投訴記錄

1.1.4.6各種業主委托書、授權書、申請書、保證書

1.1.4.7各種整改通知、費用單據、函件

1.1.4.8物業出租資料(物業租賃協議、承租人身份證明或營業執照(企業)、稅務登記證(企業)、法人代碼證(企業)、聯系方式、緊急聯系人及電話、承諾書、管理公約)

2.0業主檔案管理規定

2.1業主檔案由客戶服務部設專人統一負責管理,客戶主管負管理責任

2.2業主檔案必須保持文本資料與電子文檔同步共存

2.3業主檔案應按照《業主檔案構成規定》逐步安善內容

2.4業主檔案應保持完整、準確并及明更新

2.5客理人員其管理的業主檔案文本資料應存入檔案保險柜,且做好防盜、防火、防潮、防蛀、防鼠、防灰、防腐蝕等安全措施

2.6 對業主檔案的保管要按照'棟號、樓層號、房號'先后順序進行編號、分類、集中存放

2.7業主檔案的順序登記在與內容有關和〈業主樓案目錄〉中,按照〈目錄〉依次排列存放管理

2.8 對保管的業主檔案進行登記造冊、編號,每月檢查一次,發現缺少應立即查找,并確介檔案的完整性

2.9建立業主檔案移交制度,交接雙方應共同清點并簽字留據

2.10業主檔案通訊電話聯系方式發生變化及業主發生更替或物業使用發生變化時,應將變化情況及時記錄在業主檔案中

2.11業主檔案屬絕密檔案,任何人不得外泄。特殊情況如需查閱須報管理處經理批準,經客戶主管辦理手續生方可查閱

2.12業主檔案應永久保存,并注意適時更新

2.13業產檔案應包括的內容(包括但不限于):業主個人資料、家庭資料、購房資料、收樓資料、產籍資料、裝修資料、物業使用資料等

2.14違反本規定,視情節處以10-100元處罰,造成不良后果給公司利益造成損害的予以加重處罰

第5篇 小區業主檔案管理制度9

小區業主檔案管理制度(九)

管理處的服務過程是小區運營的最基本的組成部分。負責公共區域各地點的各項服務場地管理,也是面對業主各類服務關系。管理處的工作質量的優劣還會影響到日后業主對管理公司的形象。

1.管理處的主要業主管理任務:

管理處的主要任務就是“服務”。只有健全業主檔案及服務內容,才可能更好的服務業主。

2.管理處業主管理的日常工作包括:

及時上行下達業主與管理之間的知識、報告、通知、通報,傳送文件應及時、準確,認真地登記并制作各種表格。

協調與業主之間的關系,加強橫向溝通;

做好與業主有關各類文件的檔案工作,并定期整理,以備隨時查詢及跟進;

接聽業主投訴,解決業主投訴;

接聽業主工程報修電話,及時聯系修復;

3.業主檔案管理

業主檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般

業主檔案包括以下的資料:

收集業主單位資料

業主繳費記錄包括各樣應付之押金

業主裝修工程文件

業主遷入時填具之資料

業主資料補充

業主聯絡資料

緊急事故聯絡人的資料

管理人員在日常職務常與業主人事變遷資料

業主與管理處往來文件

業主違規事項與欠費記錄

業主請修記錄

業主投訴記錄

10)業主單位有關的工程檔案(與二次裝修工程有關資料)